Cette DP s’adresse uniquement aux fournisseurs préqualifés pour le volet 8 Vérifications des bénéficiaires des accords de contribution dans le cadre de l’arrangement en matière d’approvisionnement portant sur des services professionnels de soutien à la vérification (SPSV) (E60ZG-060004/G)
RÉSUMÉ DU PROJET
Les travaux seront réalisés dans le cadre du volet 8, Vérification des bénéficiaires des accords de contributions.
Le ministère de la Justice du Canada a besoin des services professionnels de vérification afin de s’assurer que tous les bénéficiaires d’un montant financier respectent les modalités des accords de financement et identifier les ajustements nécessaires afin d’avoir la certitude raisonnable que l’information financière est exempte de renseignement inexacte.
Les catégories de ressources suivantes seront requises :
- Associé / Directeur general
- Gestionnaire de projet/Chef de projet
- Vérificateur principal
Le fournisseur devra exécuter les tâches suivantes sans toutefois s’y limiter :
- Examiner la documentation pertinente remise par Justice Canada avant de débuter la vérification dans les installations des bénéficiaires;
- Effectuer une pré-vérification afin de déterminer la faisabilité d’une vérification financière conforme;
- Au besoin, rencontrer le Conseiller financier et analyste de programme de Justice Canada afin de déterminer la compréhension du vérificateur du dossier et discuter des problèmes potentiels.
- Rencontrer le bénéficiaire, communiquer directement par voie électronique avec le bénéficiaire ou visiter le site Web du bénéficiaire afin d’obtenir une compréhension globale de l’organisme (par ex. les signataires, la composition du conseil d’administration, les règlements);
- Déterminer si les dépenses réclamées sont en conformité avec les termes et conditions de l’entente financière;
- Procéder a un examen général du système comptable du bénéficiaire afin de vérifier l’exactitude et la fiabilité de l’information financière;
- Procéder a un examen général des procédures comptables du bénéficiaire et du contrôle interne appliqué afin de s’assurer que les opérations sont correctement documentées et que le contrôle interne en place soit approprié pour la surveillance des dépenses.
- Examiner les registres comptables du bénéficiaire et autres documents à l’appui afin de déterminer :
- Si toutes les revenues obtenus par l’entremise de Justice Canada en vertu des accords de contribution ont été enregistrées et déposées dans le compte bancaire du bénéficiaire.
- Si les montants reçues provenant d’autres revenues en lien avec les services et programmes en révision, le cas échéant, ont été enregistrées et déposées dans le compte bancaire du bénéficiaire.
DURÉE PRÉVUE DU CONTRAT
Les tâches devront être exécuté entre la date d’octroi du contrat et le 31 mars 2016 avec
la possibilité de prolonger le contrat jusqu’à quatre (4) années d’option.
PROCÉDURES D’ÉVALUATION ET SÉLECTION DE L’ENTREPRENEUR
Une soumission doit respecter les exigences de la demande de soumissions et satisfaire à tous les critères d'évaluation techniques obligatoires pour être déclarée recevable. La soumission recevable avec le prix évalué le plus bas sera recommandée pour attribution d'un contrat.
EXIGENCES DE SÉCURITÉ
EXIGENCE EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ POUR ENTREPRENEUR CANADIEN : DOSSIER TPSGC No COMMON-PS-SRCL#6
L'entrepreneur doit détenir en permanence, pendant l'exécution du contrat, une attestation de vérification d'organisation désignée (VOD) en vigueur, délivrée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
Les membres du personnel de l'entrepreneur devant avoir accès à des renseignements ou à des biens PROTÉGÉS, ou à des établissements de travail dont l'accès est réglementé, doivent TOUS détenir une cote de FIABILITÉ en vigueur, délivrée ou approuvée par la DSIC de TPSGC.
L'entrepreneur NE DOIT PAS emporter de renseignements ou de biens PROTÉGÉS hors des établissements de travail visés; et l'entrepreneur ou l'offrant doit s'assurer que son personnel est au courant de cette restriction et qu'il la respecte.
Les contrats de sous-traitance comportant des exigences relatives à la sécurité NE DOIVENT PAS être attribués sans l'autorisation écrite préalable de la DSIC de TPSGC.
L'entrepreneur doit respecter les dispositions :
a) de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et directive de sécurité (s'il y a lieu), reproduite ci-joint à l'Annexe C;
b) du Manuel de la sécurité industrielle (dernière édition).
