Introduction:
Infrastructure Canada (INFC) a besoin de services pour la prestation de processus d'affaires et les activités stratégiques liées à l'organisation. Le fournisseur retenu devra fournir selon la demande des services sur une base d'autorisation des taches de travail pour un contrat d’une durée de deux (2) ans, plus trois (3) années optionnelles supplémentaire d'une période d’un (1) an.
Contexte:
Le ministre d'Infrastructure Canada est soutenu par une série de ressources et de services pour aider le ministère à atteindre ses priorités en matière de politiques et de programmes. Ce support comprend, mais sans s'y limiter:
- Coordonner les zones clés légiféré et les services de soutien, y compris les demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (AIPRP), correspondance exécutive, performance/ planification/ risque/ rapportage et le cabinet et les affaires parlementaires.
- Fournir le soutien à la gestion, la surveillance et les outils de rapportage, de ressources et d’atouts pour livrer des résultats;
- Création d'un lieu de travail de choix.
Les défis de fournir un appui au ministère (environ 350-400 employés) pour réaliser son mandat sont nombreux; par exemple, la mise en œuvre des initiatives budgétaires, et l'évolution des politiques et des directives gouvernementales qui exigent une conformité continue. Pour améliorer ses processus et ses approches à l'appui du mandat du ministère, qui sont parfois complexes et à plusieurs niveaux, Infrastructure Canada exige, selon la demande des services de revoir la structure organisationnelle existante, dans le but d'identifier l'alignement stratégique et opérationnel, la clarté des rôles et responsabilités grâce à des options pour la structure organisationnelle et les processus opérationnels associés qui pourraient mieux répondre aux besoins de l'organisation.
Objectifs:
L'objectif est de renforcer la capacité organisationnelle par:
- Proposer des options pour la structure des unités organisationnelles en vue d'être plus stratégique et axée sur le client et ayant la clarté des rôles et responsabilités.
- Faire recommandation sur la structure et les processus afin d'assurer l'efficacité en vue de réduire les retards, réduire les formalités administratives, réduire les coûts et les ressources, tout en intégrant les processus de prestation de services modernes et appuyés.
- Démontrer l'engagement de services à la clientèle en engageant les clients à identifier les processus d'affaires inefficaces et les exigences de la bureaucratie inutile et de proposer des solutions.
- Rationalisation et / ou l'amélioration des processus existants qui sont la plus grande source de préoccupation pour les clients.
La portée des exigences :
Le ministère exige des services professionnels pour identifier les domaines d'amélioration de la structure organisationnelle existante, afin d'assurer la clarté des rôles et des responsabilités et des processus d'affaires, y compris des considérations d'obstacles systémiques, les lacunes et formuler des recommandations. Tous les processus d'affaires doivent être identifiés et classés en fonction des processus d'affaires les plus lourdes et inefficaces du point de vue des clients, et d’établir l'état actuel des processus existants, y compris le rôle et les responsabilités entre les clients et les parties prenantes et faire des recommandations pour améliorer la prestation des services.
Le projet comprendra, mais sans s'y limiter:
- Proposer des options pour la structure des unités organisationnelles en vue d'être plus stratégique et axée sur le client, sur la base des résultats attendus et les résultats de la prestation de service pour chaque sous-unité de la structure proposée.
- Classement des processus d’affaires les plus lourdes et inefficaces pour les clients et le personnel.
- Présenter la liste à le représentant du ministère, y compris la justification de support, à des fins de prise de décision duquel les processus d'affaires seront développés
- Examiner et établir les processus d'affaires existants pour les processus d'affaires utilisés dans trois autres ministères fédéraux comparables et identifier les lacunes. La comparaison comprendra un examen des structures organisationnelles, des volumes de demandes et des charges de travail.
- Examiner et établir d'autres processus d'affaires dans leur état actuel, et identifier les obstacles systémiques, les lacunes ou les problèmes avec les processus existants.
- Faire des recommandations pour éliminer les inefficacités et réduire les formalités administratives pour chaque processus d'affaires et de justifier les recommandations.
