Note ***Modification visant à prolonger la date de clôture de la DDR jusqu'au 31 janvier 2024.
L'Agence demande les commentaires de divers intervenants de l'industrie, y compris mais sans s'y limiter, les entreprises autochtones et les petites et moyennes entreprises (PME), afin de mieux comprendre le fonctionnement de l'industrie de la destruction sécurisée de documents, les régions du Canada qu'elles peuvent desservir hors site et les défis qui les empêcheraient de soumettre une offre en réponse à la future DDP.
PRINCIPAUX OBJECTIFS
Le but de cette DR est de :
1) Obtenir des commentaires de l'industrie sur les capacités et pratiques opérationnelles et de sécurité pour la destruction sécurisée de documents, tel que détaillé à l'annexe A, Énoncé des travaux de la pièce jointe de la demande de renseignements intitulée « Pièce jointe A - Exemple de demande de propositions »; et
2) Obtenir des commentaires sur l’exemple de l’Annexe A, Énoncé des travaux, les pièces jointes 1 et 2, critères d'évaluation et la pièce jointe 3, proposition financière de la pièce jointe de la demande de renseignements intitulée « Pièce jointe A - Exemple de demande de propositions » afin de garantir que l'Agence reçoit une soumission(s) recevable(s) et réduire les problèmes potentiels lorsque l'éventuelle demande de proposition sera publiée.
Les réponses à cette DR doivent être soumises en utilisant l’un de ces deux formats :
Option no.1 – Réponses écrites
Les réponses aux questions écrites doivent être soumises par courrier électronique à l'autorité contractante avant la date de clôture dans l'ordre indiqué. L’Agence demande que toutes les sections du présent document soient traitées de façon concise. L’Agence demande que tout écart par rapport à la demande ou aux exigences qui ne peuvent pas être respectées par le fournisseur doit être indiqué de façon claire. Toute information de nature confidentielle ou exclusive contenue dans la réponse d’un fournisseur doit être clairement marquée
« EXCLUSIF » ou « CONFIDENTIEL » par élément ou dans la partie supérieure de chaque page.
Après avoir examiné toutes les réponses soumises, des informations supplémentaires peuvent être demandées aux répondants individuels par l'autorité contractante. Cette demande pourrait être faite par courriel ou par invitation à une session virtuelle.
OU
Option 2 – Réponses verbales
Les répondants doivent demander une séance individuelle virtuelle pour fournir des réponses verbales, cette demande doit-être faite par courriel à l'autorité contractante, avant la date de clôture de la DR. Les répondants seront contactés pour planifier une séance individuelle. L’Agence utilisera des outils de vidéoconférence de bureau tels que WebEx ou Microsoft Teams pour mener des sessions individuelles. L'Agence se réserve le droit de demander des renseignements supplémentaires au répondant pendant la session.
Il est recommandé d’activer l’option de confirmation de lecture à toutes les soumissions électroniques afin de confirmer la réception du courriel.
On demande au répondant d’indiquer le nom, l’adresse électronique et le numéro de téléphone d’une personne-ressource dans sa réponse.
Autorité contractante
Marie-Claude Lepage
Courriel.: m••••••••@•••••••.••.ca
Du 29 décembre 2023 au 8 janvier 2024
Autorité contractante
Henrik Schwerdtfeger
H••••••••@•••••••.••.ca
