DEMANDE DE RENSEIGNEMENT (DR) – LOGICIEL DE RÉDACTION JURIDIQUE

DEMANDE DE RENSEIGNEMENT (DR) – LOGICIEL DE RÉDACTION JURIDIQUE

1. Objet de la présente demande de renseignement (DR)
1.1. Construction de Défense Canada (CDC) invite les fournisseurs à présenter des renseignements concernant un logiciel, application de rédaction juridique éprouvé et disponible sur le marché pour soutenir la rédaction, l'assemblage et la mise à jour des clauses et des documents contractuels.

2. Contexte
2.1. CDC est une société d'État qui relève du gouvernement fédéral canadien par l'entremise du ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux.

2.2. Le Service des marchés de CDC dessert le ministère de la Défense nationale (MDN) au pays et à l'étranger, passant environ 1 500 contrats par an pour des services professionnels, des travaux de construction, des biens et d'autres travaux liés à l'infrastructure et l’environnement. Les responsabilités du Service des marchés comprennent la planification des achats et des sollicitations, la préparation des documents d'appel d'offres, la sollicitation et l'évaluation des offres, l'attribution des contrats et la réalisation d'évaluations du marché.

2.3. À cette fin, CDC utilise une variété de modèles de contrats pour la construction, les services professionnels (principalement des ingénieurs et des architectes), les services non professionnels, les biens, l'entretien des installations ainsi qu'une multitude de formulaires et de modèles de documents d'appel d'offres et de Demande de Propositions. Dû à des demandes variantes du MDN, de nouveaux champs d’activité, et de nouvelles réglementations du gouvernement, CDC est souvent appelé à développer des nouvelles clauses ou documents contractuels.

2.4. Actuellement tous ces contrats, formulaires et documents sont rédigés et mis à jour manuellement avec les outils Microsoft. De nombreuses clauses utilisées se répètent dans de nombreux documents et une simple mise à jour telle que le remplacement de « Sa Majesté la Reine » par « Sa Majesté le Roi » a nécessité une intervention manuelle, qui demandent beaucoup d’efforts pour mettre à jours tous les documents concernés et qui sont sujets à l’erreur humaine. Il devient essentiel d’adopter des technologies modernes et interopérables.

3. Besoins
3.1. Le projet en est actuellement à la phase de définition et CDC souhaite trouver un outil qui rationaliserait la rédaction, l'examen, l'approbation et la création de tous ses formulaires, modèles et documents de contrat (conditions générales) afin d’apporter une meilleure cohérence entre ces documents. Reportez-vous au diagramme ci-joint pour obtenir une représentation visuelle de ce que nous espérons accomplir.
4. Notes aux participants intéressés de l'industrie
4.1. Des modifications peuvent être apportées à cet demande de renseignements et, le cas échéant, elles seront publiées sur le système électronique d'appel d'offres Merx. https://merx.com.

4.2. La présente Demande de renseignements (DR) n’est publiée que pour recueillir des renseignements et faciliter le processus de planification et la préparation d’un énoncé des travaux (EDT) et d’un énoncé des besoins (EDB). Elle ne constitue pas un appel d’offres ni une demande de propositions. Aucun accord ni contrat fondé sur la présente Demande de renseignements ne sera conclu. La publication de la présente Demande de renseignements ne constitue nullement un engagement de la part de CDC et elle n’autorise aucunement les éventuels répondants à entreprendre des travaux dont le coût pourrait être facturé à CDC. Enfin, elle ne doit pas être considérée comme un engagement de publier une demande de propositions subséquente ou d’attribuer un contrat pour les besoins décrits dans les présentes. Aucuns frais engagés pour l’élaboration de réponses, la présentation de renseignements ou toutes demandes subséquentes relatives à la présente DR ne seront remboursés aux fournisseurs.

4.3. Même si les renseignements recueillis peuvent être fournis sous la forme d’information commerciale confidentielle (dans ce cas, ils seront traités en conséquence par CDC), CDC peut utiliser l’information aux fins de rédaction des exigences de rendement provisoires (qui peuvent faire l’objet de modifications) et de planification budgétaire.

4.4. Les répondants sont encouragés à indiquer, dans les renseignements fournis à CDC, la présence de toute information qu’ils considèrent comme exclusive, personnelle ou appartenant à un tiers. Toutes les réponses à la présente Demande de renseignements seront conservées par CDC de façon confidentielle (sous réserve des dispositions législatives applicables) et, une fois reçues, elles demeureront la propriété de CDC.

4.5. CDC pourrait, après avoir examiné l’information reçue, choisir de demander des démonstrations des systèmes logiciels applicables pour aider à l’élaboration de la spécification des exigences du système. Toute démonstration sera faite à des fins de collecte d’information seulement et n’impliquera aucune évaluation ou engagement de CDC à l’égard des activités futures.

5. Réponses à cette DR

5.1. Quel est le nom de votre l'entreprise?
5.2. Quel est le nom du fabricant de l’outil/ logiciel du système proposé ?
5.3. Votre outil/logiciel est-il en mesure de produire des documents en français et anglais et a une interface française et anglaise.
5.4. Décrire et élaborer sur la fonctionnalité de votre outil/logiciel dans les domaines suivants ainsi que dans tout autre domaine qui pourrait être utile pour nous aider à mieux définir nos besoins.
5.4.1. Bibliothèque ou référentiel central de clauses
5.4.2. Composer des documents en utilisant des clauses du référentiel
5.4.3. Intégration avec MS Office (CDC utilise Office 365)
5.4.4. Style cohérent
5.4.5. Liste des définitions
5.4.6. Contrôle de versions
5.4.7. Rédaction en collaboration / workflow
5.4.8. Capacité de recherche
5.4.9. Vérification orthographique
5.4.10. Sécurité / protection granulaire des fichiers
5.4.11. Gestion des droits / administration
5.4.12. Service d’assistance
5.5. Fournir des détails sur la location de vos centres de données / serveurs, disponibilité, sauvegarde / redondance et la possibilité d’héberger votre outil/logiciel sur un cloud.
5.6. Fournir des informations sur les éléments suivants :
5.6.1. Est-ce que le client paie de droits de licence ?
5.6.2. Est-ce que le client doit vous spécifier un nombre maximal pour minimal de licences qu’il anticipe utiliser ?
5.6.3. Est-ce qu’il y a des frais reliés aux stockages en nuage ?
5.6.4. Est-ce qu’il y a des frais d’installation (prix par page, prix par document, etc.) ?
5.6.5. Est-ce qu’il y a des frais d’entretien (annuels ou autres) ?
5.6.6. Est-ce qu’il y a des frais de formation ?
5.6.7. Est-ce qu’il y a d’autres type de frais qui ne sont pas listés plus haut (Par exemple, nombre de personnes requises pour gérer l’outil/logiciel si installé sur un cloud de CDC).
5.7. Le logiciel est-il basé sur un modèle d’abonnement ?
5.8. Lister vos étapes typiques pour l’intégration (onboarding) d’un nouveau client, et en moyenne combien de temps faut-il prévoir pour l’intégration des étapes ?
5.9. Veuillez expliquer comment l’assistance technique/dépannage à distance est effectuée.
5.10. Veuillez expliquer comment la maintenance est généralement effectuée.
5.11. Veuillez expliquer comment les mises à jour du logiciel son effectuée dans le cadre du contrat de maintenance et si elles peuvent être faites à distance.
5.12. Fournir tout autre renseignement qui n’est pas abordé dans cette demande et qui pourrait nous aider dans le processus de planification et la préparation d’un énoncé des travaux (EDT) et d’un énoncé des besoins (EDB).

6. Soumission de l’information
Les parties intéressées sont invitées à soumettre leur réponse à cette DR par écrit à l’adresse suivante : m••••••••@•••••••.••.ca ou en téléchargeant votre document d’information en format .PDF directement par l’entremise du système Merx.