Demande de renseignements concernant le projet R584.1 intitulé « Effectif minimal : Examen des exigences réglementaires, des pratiques de l’industrie, de la littérature scientifique et de l’expérience des parties intéressées »

DEMANDE DE RENSEIGNEMENTS

Date : 9 juillet 2014 No de dossier 87055-14-0106 (R584.1)

Objet : Demande de renseignements concernant le projet R584.1 intitulé « Effectif minimal : Examen des exigences réglementaires, des pratiques de l’industrie, de la littérature scientifique et de l’expérience des parties intéressées »

1. Contexte et objet de la présente demande de renseignements

La présente demande renseignements vise à obtenir de l’information avant de définir les exigences et de finaliser la stratégie d’approvisionnement en vue du projet à l’étude mené par la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN).

La CCSN a entrepris ce projet dans le cadre du processus d’examen et de mise à jour du document d’application de la réglementation G-323, Assurer la présence d’un nombre suffisant d’employés qualifiés aux installations nucléaires de catégorie I – Effectif minimal. (http://www.nuclearsafety.gc.ca/pubs_catalogue/uploads…)

Pour mener ce projet à bien, il faudra procéder à un examen des exigences réglementaires, des pratiques industrielles et de la littérature scientifique sur l’effectif minimal auprès d’un éventail d’industries à haute fiabilité. En outre, il s’agira de recueillir les commentaires des parties intéressées au sujet de leur expérience dans la mise en œuvre du document d’application de la réglementation G-323 et de les analyser.

De plus amples détails sur le projet et les exigences sont présentés à l’annexe A – Énoncé des travaux – de la présente demande de renseignements.

2. Nature de la présente demande de renseignements

Il ne s’agit pas d’une demande de soumissions, et la CCSN ne s’engage pas à l’égard d’achats futurs ou de contrats éventuels.

Par conséquent, les fournisseurs éventuels des services décrits dans cette demande de renseignements ne doivent pas réserver des stocks ou des installations, ni affecter des ressources en fonction des renseignements figurant dans la demande de renseignements. Le présent document ne donnera pas nécessairement lieu à l’achat des services qui y sont décrits. Il ne vise qu’à recueillir des commentaires de l’industrie sur les questions dont il traite.

3. Questions aux parties intéressées

a. Seriez-vous prêts (vous ou votre organisme) à fournir les services présentés dans l’annexe A – Énoncé des travaux – et à présenter une offre pour toute demande de soumission qui pourrait être publiée en lien avec l’Énoncé des travaux?

b. Les travaux pourront-ils être effectués dans les délais prévus des livrables et des jalons de l’Énoncé des travaux et le budget évalué à 55 000 $ CAD, excluant les taxes applicables, mais incluant tous les frais de déplacement, etc., sera-t-il respecté?

c. Quel sera le niveau d’effort requis pour effectuer les travaux (en journées-personnes)?

d. Quel type de ressources (humaines ou autres) est requis pour effectuer les travaux, y compris l’expérience et les qualifications?

e. L’Énoncé des travaux est-il clair et raisonnable?

f. Avez-vous des préoccupations ou des commentaires généraux concernant l’Énoncé des travaux ou des suggestions pour l’améliorer?

4. Présentation des réponses aux questions aux parties intéressées

a) Date de clôture pour présenter une réponse : Les fournisseurs qui désirent présenter une réponse doivent la faire parvenir par courriel à l’autorité contractante indiquée plus haut au plus tard le 11 août 2014, à 14 h (heure avancée de l’Est).

b) Responsabilité relative à la présentation des réponses dans les délais prévus : Il incombe entièrement à chaque répondant de s’assurer que sa réponse est présentée à temps, conformément aux directives figurant dans la présente demande de renseignements.

c) Langue des réponses : Les réponses peuvent être fournies en français ou en anglais, au choix du répondant.

5. Demandes d’information

Comme il ne s’agit pas d’une demande de soumissions, la CCSN ne répondra pas nécessairement par écrit aux demandes de renseignements et ne diffusera pas nécessairement les réponses à tous les éventuels fournisseurs ou répondants. Toutefois, les répondants peuvent faire parvenir leurs questions concernant la demande de renseignements par courriel à la personne suivante :

Autorité contractante : Dan Simard
Courriel : d••••••••@••••••••.••.ca

ANNEXE A – ÉNONCÉ DES TRAVAUX

1.0 Contexte

Les installations nucléaires canadiennes doivent assurer la présence d’un nombre suffisant de travailleurs qualifiés, afin de mener de façon sûre les activités autorisées conformément à la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaire, ses règlements d’application et le permis . Une façon d’assurer la présence d’un nombre suffisant de travailleurs qualifiés est de définir l’effectif minimal, soit le nombre minimal de travailleurs qualifiés qui doivent être présents en tout temps pour assurer le fonctionnement sûr des installations nucléaires.. Le nombre d’employés de l’effectif minimal et leurs qualifications doivent être adéquats pour répondre avec succès à tous les événements crédibles, y compris les conditions exigeant un maximum de ressources, et ce, dans tous les états de fonctionnement.

La CCSN a publié le document d’application de la réglementation G-323, Assurer la présence d’un nombre suffisant d’employés qualifiés aux installations nucléaires de catégorie I – Effectif minimal. Ce guide présente les facteurs clés dont le personnel de la CCSN tiendra compte au moment d’évaluer si le titulaire, ou le demandeur, de permis a pris les dispositions adéquates pour assurer la présence d’un nombre suffisant de personnel qualifié. Le guide traite du nombre d’employés nécessaires pour répondre aux conditions exigeant un maximum de ressources dans tous les états de fonctionnement.

Le document d’application de la réglementation G-323 a été publié en 2007 et devrait maintenant être analysé et révisé, si cela est nécessaire. Dans le cadre de ce processus d’examen, la CCSN est à la recherche d’une personne ou d’une équipe qualifiée pour effectuer les tâches suivantes :
1. Passer en revue les exigences réglementaires, les pratiques de l’industrie et la littérature scientifique sur l’effectif minimal, d’un éventail d’industries à haute fiabilité.
2. Recueillir et synthétiser les commentaires d’un ensemble de parties intéressées de la CCSN, d’installations autorisées et d’entrepreneurs pour mieux comprendre leur expérience relative à la mise en œuvre du document d’application de la réglementation G-323.

Les résultats de ce projet seront pris en compte au moment de l’examen et de la mise à jour du document. La priorité sera accordée à l’équipe qui aura montré qu’elle possède de l’expérience dans le domaine des facteurs humains et dans la collecte de données par l’entremise d’entrevues et de revue de la littérature.

2.0 Objectifs

1. Passer en revue les exigences réglementaires, les pratiques de l’industrie et la littérature scientifique sur l’effectif minimal, d’un éventail d’industries à haute fiabilité.

2. Obtenir une évaluation des commentaires des parties intéressées internes et externes concernant l’effectif minimal et la mise en œuvre du document d’application de la réglementation G-323.

3.0 Portée du travail

Travail à effectuer :

• Appliquer une méthode systématique pour obtenir et passer en revue des renseignements sur les exigences réglementaires, les pratiques de l’industrie et la littérature scientifique sur l’effectif minimal d’une gamme d’industries à haute fiabilité au Canada et à l’étranger (p. ex. l’industrie nucléaire, l’industrie chimique, les garde côtières).
• Formuler des recommandations à partir de la synthèse de l’information découlant de l’examen des exigences réglementaires, des pratiques de l’industrie et de la littérature scientifique sur l’effectif minimal.
• Préparer un ensemble de questions d’entrevue et effectuer des entrevues avec diverses parties intéressées provenant de la CCSN, des installations nucléaires de diverses catégories (p. ex. centrales nucléaires, fabricants de combustible) et des entrepreneurs, à propos de l’effectif minimal et de leur expérience de la mise en œuvre du document d’application de la réglementation G-323.
• Analyser les données des entrevues pour définir des thèmes communs.
• Formuler des recommandations en fonction de l’analyse des données d’entrevue.

4.0 Tâches à accomplir

Tâches à accomplir dans le cadre de ce projet :

4.1 Assister à une réunion de la CCSN où l’entrepreneur présente un exposé de l’approche, du plan de travail et de l’échéancier proposés, et où le personnel de la CCSN présente un exposé sur l’effectif minimal et la gestion des accidents (durée de trois heures).

4.2 Définir et mettre en œuvre une stratégie de recherche afin de définir (a) les exigences réglementaires et (b) les pratiques d’un éventail d’industries à haute fiabilité au Canada et à l’étranger relativement à l’effectif minimal. Voici des exemples de sujets à examiner :

• définir le nombre de travailleurs possédant des qualifications précises, qui doivent être présents sur le site en tout temps durant le fonctionnement normal et qui pourront intervenir en cas d’événements en tout genre (accident de dimensionnement, accidents hors dimensionnement , urgence)
• documenter l’effectif minimal et le mettre en œuvre
• assurer la conformité aux exigences relatives à l’effectif minimal (p. ex. les contrôles administratifs, le nombre normal ou prévu d’employés, les conséquences découlant d’un nombre d’employés inférieur à l’effectif minimal)
• mesures prises par l’organisme de réglementation à la suite de violations de l’effectif minimal
• vérifier périodiquement si l’effectif minimal est adéquat
• modifier l’effectif minimal

4.3 Définir et mettre en œuvre une stratégie de recherche pour identifier la littérature scientifique pertinente concernant l’effectif minimal. Exemples de sujets à examiner :

• approches et méthodes appliquées afin d’analyser et de déterminer systématiquement les exigences relatives à l’effectif minimal
• approches et méthodes appliquées pour valider le nombre minimal de travailleurs qualifiés qui doivent être présents en tout temps pour assurer le fonctionnement sûr d’une installation et pour garantir une capacité d’intervention en cas d’urgence
• stratégies de dotation en cas d’urgence

4.4 Synthétiser l’information obtenue à partir de l’examen des exigences réglementaires, des pratiques de l’industrie et de la littérature relativement au document d’application de la réglementation G 323 et formuler des recommandations.

4.5 Préparer des questions d’entrevue pour obtenir des commentaires des parties intéressées de la CCSN et à l’extérieur de la CCSN (p. ex. les titulaires de permis, les entrepreneurs). Environ 20 parties intéressées seront répertoriées par le responsable technique de la CCSN pour ce qui touche leur expérience de l’effectif minimal et de la mise en œuvre du document d’application de la réglementation G-323. Les sujets qui devraient être abordés comprennent, mais ne sont pas limités à, ceux qui suivent :
(a) leur expérience dans la mise en œuvre des aspects suivants du document d’application de la réglementation G-323, y compris les obstacles et les facilitateurs rencontrés :

• analyser et établir l’effectif minimal
• valider l’effectif minimal
• mettre en œuvre l’effectif minimal
• respecter les exigences relatives à l’effectif minimal
• revoir périodiquement les besoins pour l'effectif minimal
• changer l’effectif minimal
• maintenir les fondements d’autorisation pour l’analyse de l’effectif minimal

(b) les concepts et les définitions relatifs à l’effectif (p. ex. effectif normal, effectif minimal prévu) et leur rôle durant le fonctionnement à plein rendement et l’état d’arrêt garanti
(c) les méthodes pour assurer la présence d’un nombre suffisant de travailleurs qualifiés en cas d’un accident hors-dimensionnement qui n’est actuellement pas visés par le document d’application de la réglementation G-323

4.6 Mettre à jour les questions préparées au point 4.5 en fonction des commentaires du responsable technique de la CCSN.

4.7 Faire passer des entrevues aux parties intéressées en utilisant les questions déterminées au point 4.6. Les entrevues devraient être effectuées au téléphone, mais, dans certains cas, selon l’endroit où se trouve l’entrepreneur, il se pourrait qu’elles aient lieu en personne.

4.8 Analyser l’information recueillie au point 4.7 afin de définir des thèmes. Faire ressortir les différences dans les renseignements recueillis auprès des diverses parties intéressées (p. ex. les parties intéressées des centrales nucléaires par rapport à celles des autres catégories d’installations nucléaires , les entrepreneurs par rapport aux titulaires de permis) et formuler des recommandations basées sur l’analyse des renseignements obtenus durant les entrevues.

4.9 Préparer un rapport (rapport sur les constatations initiales, rapport final provisoire et rapport final) qui résume l’information recueillie et qui présente la portée des travaux.

4.10 Donner un exposé de 45 minutes au personnel de la CCSN et répondre à ses questions.

5.0 Produits livrables

Tous les produits doivent être livrés en anglais, à moins d’indications contraires. Tous les livrables en copie papier doivent être présentés à l’agent du programme de recherche (responsable du projet) et au responsable technique.

5.1 Réunion initiale pour présenter les exposés de l’entrepreneur et de la CCSN

Date d’échéance : Dans les deux semaines suivant l’octroi du contrat

Lieu : Bureau de la CCSN au 1601, Telesat Court, à Ottawa. (La réunion pourrait avoir lieu par vidéoconférence selon l’endroit où se trouve l’entrepreneur.)

Objectif : 1. L’entrepreneur donnera un exposé pour préciser l’approche, le plan de travail et l’échéancier proposés pour garantir l’atteinte des objectifs du contrat.

2. La CCSN donnera un exposé pour discuter de l’effectif minimal et du rôle de ce dernier dans la gestion des accidents (durée prévue de trois heures).

5.2 Ensemble de questions d’entrevue pour examen et approbation du responsable technique

Date d’échéance : Dans les quatre semaines suivant l’octroi du contrat/avant le commencement des entrevues

Exemplaires : Un exemplaire électronique envoyé par courriel au responsable du projet

Format et style : L’exemplaire électronique doit être fourni dans un format qui peut être lu par MS Word 2010. La police Times New Roman 12 doit être utilisée.

5.3 Réunions d’étape

Dates : Une fois par mois

Lieu : Bureau de la CCSN au 1601, Telesat Court, à Ottawa. (La réunion pourrait avoir lieu par vidéoconférence selon l’endroit où se trouve l’entrepreneur.)

Objet : Évaluer dans quelle mesure les objectifs établis du projet ont été atteints comme prévu, et apporter des modifications en temps opportun (au besoin) pour assurer la réussite du projet.

5.4 Rapport sur les constatations initiales

Date d’échéance : 14 mois après l’octroi du contrat

Exemplaires : Un exemplaire électronique envoyé par courriel au responsable du projet

Format et style : L’exemplaire électronique doit être fourni dans un format qui peut être lu par MS Word 2010. La police Times New Roman 12 doit être utilisée.

5.5 Rapport final provisoire

Date d’échéance : Trois semaines après la présentation du rapport sur les conclusions initiales

Exemplaire : Un exemplaire électronique envoyé par courriel au responsable du projet

Format et style : La police Times New Roman 12 doit être utilisée. Les copies électroniques doivent être fournies dans un format qui peut être lu avec Word 2010, sans exiger autre chose que de légers changements de formatage.

5.6 Séminaire

Date d’échéance : Dans les deux semaines suivant la présentation du rapport final provisoire

Lieu: Bureau de la CCSN au 1601, Telesat Court, à Ottawa. (La réunion pourrait avoir lieu par vidéoconférence selon l’endroit où se trouve l’entrepreneur.)

Objet : Présenter les constatations, les conclusions et les recommandations du projet, qui sont consignées dans le rapport final.

5.7 Rapport final

Date d’échéance : Dans les deux semaines suivant le séminaire

Exemplaires : Un exemplaire électronique par courriel (format PDF et MS Word) au responsable du projet, cinq copies reliées et un original reproductible, non relié, non perforé, à côté simple

Format et style : La police Times New Roman 12 doit être utilisée. Les copies électroniques doivent être fournies dans un format qui peut être lu avec Word 2010, sans exiger autre chose que de légers changements de formatage. Tout fichier électronique qui ne peut être lu ou qui exige des changements de formatage majeurs n’est pas acceptable et pourrait être retourné à l’entrepreneur aux fins de correction.

La CCSN se réserve le droit de faire imprimer le rapport final sous une couverture de la CCSN et de le distribuer au public. La CCSN fournira la traduction du résumé en français ou en anglais, la couverture du rapport et le numéro de publication.

Le rapport doit inclure l’avis de non-responsabilité suivant :

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ

La Commission canadienne de sûreté nucléaire se dégage de toute responsabilité relative à l’exactitude des déclarations ou opinions présentées dans cette publication, et n’est pas responsable des dommages ou pertes résultant de l’utilisation des renseignements présentés dans cette publication.