Besoin et portée
L’Office a besoin d’une solution logicielle sur laquelle reposera sa procédure de divulgation confidentielle. Suivent des exigences générales concernant la solution recherchée :
Les employés des sociétés réglementées et autres personnes, appelés collectivement des « divulgateurs », sont en mesure de signaler en ligne de présumées situations de non-conformité.
La solution doit permettre la saisie manuelle des divulgations d’employés de sociétés réglementées et d’autres personnes au sujet de présumées situations de non-conformité. Il est possible que des divulgations soient transmises par écrit à l’Office par la poste ou par des inspecteurs sur le terrain, et l’Office doit pouvoir en faire la saisie dans le système.
Seul le personnel autorisé de l’Office aura accès au système.
Le système permettra des communications réciproques entre les divulgateurs et le personnel autorisé de l’Office, d’une manière contrôlée et sécurisée, tout en protégeant l’anonymat du divulgateur.
Le système permettra de transmettre des messages texte standards et personnalisés aux divulgateurs.
Les divulgateurs pourront avoir accès au système pour faire un suivi de leur divulgation et savoir si l’Office a besoin d’autres renseignements.
Les renseignements fournis par les divulgateurs, sous quelque forme que ce soit, sont considérés comme étant une information de nature délicate.
La sécurité matérielle et la garde des documents, les éléments de correspondance et les dossiers matériels et électroniques concernant le dénonciateur et la divulgation doivent être séparés du reste de l’infrastructure informatique de l’Office.
Le système facilitera l’application de la procédure de divulgation confidentielle et permettra au personnel de l’Office de corréler des activités internes (par exemple, des activités de vérification de la conformité comme des inspections et des audits) à la situation signalée par le divulgateur.
Le système devrait être en mesure d’associer les données de référence de l’Office, comme la société réglementée, l’installation, etc. Par exemple, en remplissant sa divulgation, le divulgateur devrait pouvoir sélectionner une société ou une installation à partir de listes.
Le système doit permettre d’établir des rapports confidentiels, afin que le personnel autorisé de l’Office puisse produire des rapports à l’intention du comité d’évaluation des divulgations aux fins de surveillance et d’évaluation du rendement et de l’efficacité du programme.
