Demande d’offres à commande (DOC) pour des services de location de véhicules à des tarifs escomptés, sans commission, à inscrire dans le Répertoire électronique des entreprises de location de véhicules du gouvernement du Canada.
Les employés des ministères et organismes fédéraux, les gouvernements de l'Ontario, de la Nouvelle-Écosse, du Territoire du Yukon, des Territoires du Nord-Ouest, ainsi que les entrepreneurs liés par contrats à frais remboursables pourront avoir accès à ce répertoire directement sur Internet.
La DOC vise à demander des tarifs réduits sans commission pour la location de véhicules passagers et de véhicules commerciaux. Elle pose certaines conditions obligatoires, entre autres:
Les fournisseurs doivent posséder un parc d’au moins 10 véhicules de location à chaque point de location et les véhicules doivent être des modèles 2018, sauf pour l'exception indiquée ci-après. Les véhicules de modèle 2016 et 2017 peuvent être utilisés pourvu qu'ils soient propres, en excellent état de marche et qu'ils n'aient pas plus de 50 000 kilomètres (30 000 milles).
Le tarif quotidien des entreprises de location de véhicules doit comprendre une assurance responsabilité civile et dommages matériels d’au moins 1 000 000 $ pour le Canada, et d’au moins 100 000 $ par personne et d’au plus 300 000 $ par accident pour ce qui est de l’assurance responsabilité civile et de 25 000 $ pour ce qui est de l’assurance dommages matériels pour les États-Unis.
Les tarifs ne doivent pas comprendre l’assurance individuelle contre les accidents entraînant un décès ou une mutilation.
Les entrepreneurs doivent avoir un comptoir dans la ville/aéroport pour laquelle des tarifs sont offerts et être en opération dès le 1er janvier 2018.
Les entrepreneurs doivent payer des frais d’administration et d’inscription (200 $CAN pour chaque ville et chaque aéroport situés au Canada et 200 $USD pour chaque ville et chaque aéroport situés aux États-Unis).
Le gouvernement du Canada tient une liste de fournisseurs de services de location de véhicules au Canada et aux États-Unis pour obtenir des tarifs escomptés à inscrire dans le Répertoire électronique des entreprises de location de véhicules du gouvernement du Canada. Chaque année, une demande d’offres à commandes (DOC) est envoyée à tous les entrepreneurs dont le nom figure sur la liste des fournisseurs pour l’obtention de tarifs de location de véhicules et est aussi publié sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement. Par la suite, la liste est épurée chaque année et le nom des fournisseurs qui, pendant trois (3) années consécutives, n’ont pas répondu à la demande d’offres à commandes est éliminé.
Les entreprises qui voudraient faire ajouter leur nom à la liste afin d’obtenir la DOC doivent en faire la demande en communiquant avec la personne suivante:
SPAC
Direction de la gestion des transports
Division des services d’approvisionnement en voyage
Programme des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules
11, rue Laurier
Place du Portage, Phase III, 7B3-38
Gatineau (Québec)
K1A 0S5
Télécopieur : 819-956-4944
Elles peuvent également transmettre leur demande par courriel à l’adresse suivante : r••••••••@••••••••.••.ca.
La demande pour recevoir une DOC doit renfermer les renseignements suivants :
le nom de l’entreprise
l’adresse de l’entreprise
le nom et le poste de la personne qui recevra la DOC
les numéros de téléphone et de télécopieur de l’entreprise.
Les fournisseurs qui n’ont pas accès à un ordinateur muni d’un lecteur de CD doivent en outre préciser qu’ils désirent recevoir une version de la DOC sur papier. Les fournisseurs doivent indiquer s’ils désirent recevoir la DOC en français ou en anglais.
Les documents dûment remplis et dans le format exigé doivent être reçus au plus tard à 14h00 EAE le 29 septembre 2017 aux fins de diffusion le 1er janvier 2018 du Répertoire de entreprises de locations de véhicules.
