CONTEXTELe ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (MAINC) est l'un des ministères fédéraux chargés de respecter les obligations légales et les engagements du gouvernement du Canada envers les Autochtones (Premières nations, Inuits et Métis) et pour s'acquitter des responsabilités constitutionnelles du gouvernement fédéral en le nord. Les activités et les programmes du MAINC aident à remplir ces responsabilités.La Direction de la gestion de l'information corporative (CIMD) du MAINC fournit un leadership national, des conseils fonctionnels, des outils et des services au personnel du département dans les domaines de la gestion de l'information. Le CIMD joue le rôle principal dans l'élaboration de la vision, des philosophies, des stratégies et des plans de mise en œuvre de la gestion de l'information pour les domaines de programme du Ministère.Le CIMD est composé de la Division de la gestion de l'information et des documents de l'entreprise (EIRM), du Centre de contact des bureaux publics et des services de formulaires et des données, y compris les Services de formulaires. En fournissant des conseils fonctionnels à ses clients, la Direction doit élaborer et promulguer des politiques, des systèmes, des normes, des processus et des pratiques conformes à la Politique de gestion de l'information du Conseil du Trésor, à la Loi sur la Bibliothèque et Archives du Canada, à la Loi sur l'accès à l'information et à la protection de la vie privée et à la Politique Sur la sécurité du gouvernement. Parfois, la Direction exige que les services de consultants extérieurs assurent la réalisation de son mandat, de fournir des ensembles de compétences spécialisés non disponibles en interne et d'augmenter les ressources internes pour de vastes projets de gestion de l'information et des documents.Dans son rapport sur les plans et les priorités de 2013-14, afin d'améliorer et de transformer les services internes, le MAINC a indiqué qu'il mettrait en œuvre des projets clés pour passer à une architecture d'entreprise pour réaliser trois domaines stratégiques: la gestion améliorée de l'information et la gouvernance des technologies de l'information; Gestion de l'information d'entreprise; Et la gestion du portefeuille de projets.GCDocs et gouvernement ouvertLe gouvernement du Canada a d'abord lancé sa stratégie de gouvernement ouvert en mars 2011, puis a renforcé son engagement en annonçant son intention de se joindre au partenariat Open Government en septembre 2011. GCDOCS soutient le flux d'information ouvert de l'initiative Gouvernement ouvert du gouvernement du Canada. GCdocs est conçu pour appuyer la mise en œuvre de politiques et de directives de tenue de dossiers, et un régime avancé de tenue de dossiers à l'échelle du gouvernement, grâce à la mise en place d'une solution gouvernementale pour la gestion des documents et des documents afin de servir les ministères et les organismes gouvernementaux.GCDocs et gouvernement ouvertLe gouvernement du Canada a d'abord lancé sa stratégie de gouvernement ouvert en mars 2011, puis a renforcé son engagement en annonçant son intention de se joindre au partenariat Open Government en septembre 2011. GCDOCS soutient le flux d'information ouvert de l'initiative Gouvernement ouvert du gouvernement du Canada. GCdocs est conçu pour appuyer la mise en œuvre de politiques et de directives de tenue de dossiers, et un régime avancé de tenue de dossiers à l'échelle du gouvernement, grâce à la mise en place d'une solution gouvernementale pour la gestion des documents et des documents afin de servir les ministères et les organismes gouvernementaux.GCDOCS est la marque du système de gestion de contenu d'entreprise d'OpenText du gouvernement du Canada - Content Server et est la solution officielle de gestion des documents et des documents électroniques du gouvernement fédéral du Canada (EDRMS).
OBJECTIF
Le MAINC exige des services de gestion du projet et de l'information selon les besoins et les besoins nécessaires pour soutenir les initiatives entreprises par le CIMD dans les domaines de la gestion de l'information et des documents, y compris la gestion de projets, l'élaboration de politiques et procédures, l'élaboration de stratégies, le développement et la mise en œuvre de la gestion de l'information Les programmes et les systèmes, ainsi que la fourniture de services de soutien à la gestion des documents.Afin de s'assurer que le MAINC possède l'expertise ponctuelle et spécialisée requise pour fournir des services de gestion du projet et de l'information, le Canada cherche à établir un contrat d'autorisation de tâche (TA) pouvant atteindre trois (3) avec un fournisseur qualifié pour la prestation de services , Comme décrit ici, sur une période de temps spécifque.Il est prévu que la fréquence des exigences du MAINC pour les services de gestion du projet et de l'information variera pendant toute la durée du contrat. Il peut y avoir des pics dans le volume de travail, nécessitant de multiples équipes de ressources composées d'une variété de catégories de ressources pour entreprendre des projets simultanés pour différents clients internes de CIMD. Cependant, le Canada ne peut garantir le volume de travail prévu dans le cadre du présent contrat.
ÉTENDUE DES TRAVAUXLe contractant doit, sur la base des conditions requises et selon le cas, tel qu'indiqué dans les Formulaires de TA délivrés par le Canada, fournir des services de gestion du projet et de l'information à la satisfaction de l'autorité de projet du MAINC, qui peut inclure, sans toutefois s'y limiter, :- Gestion de l'information et services d'analyse commerciale connexesIdentifier les informations nécessitant une capture dans les documents de documents et le système de gestion de l'information (SGDDI) ou un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM), y compris la nouvelle implémentation de GCDocs;Définir ou diriger la définition et la documentation des exigences commerciales ou fonctionnelles pour la mise en œuvre des systèmes SGDDI et ECM (y compris les GCDocs). Cela peut inclure:Évaluer les exigences, politiques, procédures et pratiques législatives actuelles et les évaluer en fonction des fonctionnalités actuelles du système;Effectuer des examens avec la direction, le personnel et les fournisseurs de services d'information sur les fonctionnalités requises du système; etDévelopper et documenter la fonctionnalité recommandée du système en tenant compte des budgets et des capacités techniques.Créer et approuver les politiques de gestion de l'information et les pratiques ministérielles concernant les dossiers, y compris leur organisation et leur élimination;Élaborer une stratégie pour surveiller et faire rapport sur le respect des politiques, des directives, des normes, des procédures, des lignes directrices et des règles commerciales de la gestion de l'information dans l'ensemble du Ministère.Fournir un support de gestion de la collecte de données. Les activités peuvent inclure, sans s'y limiter:Identifier et analyser les exigences et les pratiques de collecte de données des programmes du MAINC et faire des recommandations pour l'amélioration conformément à la loi, à la politique et aux meilleures pratiques;Documenter les exigences de collecte de données et / ou les processus de collecte de données;La conception du formulaire de collecte de données (c.-à-d. La mise en page, les données et les spécifications techniques), le développement, l'assurance de la qualité et les tests, la préparation de la documentation du formulaire (technique et utilisateur), y compris l'adaptation des formulaires, des documents et des rapports existants pour tenir compte des changements dans les exigences, les normes et la technologie;Classification, conservation et disposition des enregistrements, y compris:Élaborer un plan de stockage des enregistrements, qui comprend le logement à court et à long terme des enregistrements physiques et des informations numériques;Identifier, classer et aider à stocker les dossiers ministériels;Élaborer et exécuter une politique de conservation sur l'élimination (c'est-à-dire la destruction ou l'archivage) d'enregistrements qui ne sont plus nécessaires pour des raisons opérationnelles; Selon les politiques organisationnelles, les exigences légales et autres règlements;Élaboration de documents de stratégie de gestion de l'information;Élaborer et rédiger des documents de communication sur la gestion de l'information;Effectuer des études, des examens et des analyses des systèmes et programmes existants de gestion des documents ou de l'information;Élaborer et mettre en œuvre de nouveaux systèmes et programmes, y compris les programmes de dossiers essentiels, les systèmes de classification;Réalisation de la gestion de l'information Examens ou vérification des capacités. Les activités peuvent inclure, sans s'y limiter:Évaluation de l'efficacité de la fonction IM et des activités prises en considération
Et faire rapport sur les progrès réalisés par le projet conformément aux dates, horaires et utilisation des ressources établis.
Diriger et aider les membres de l'équipe de projet à s'engager dans l'analyse, le développement ou la modification d'informations, de documents et de politiques de gestion de documents électroniques, de règles commerciales, de procédures, de pratiques, de processus et d'outils, ainsi que dans l'élaboration de stratégies et d'examens.
Examiner les produits livrables du projet développés par les membres de l'équipe de projet pour qu'ils respectent les normes, la portée et les conditions établies, ainsi que leur qualité, leur clarté et leur cohérence.
Préparer et diffuser des exposés sur les progrès et les problèmes critiques d'un projet en cours;
Préparation de la documentation en réponse aux rapports programmés et non programmés;
Fournir des mises à jour de la progression du projet à la gestion du MAINC sur une base régulière et, le cas échéant, lorsque les événements influent sur le calendrier / la progression du travail;
Planifier, faciliter et documenter les réunions des équipes de projet et des groupes de travail.
