Aux termes de la Loi de l’impôt sur le revenu, AAC a l’obligation légale, toutes les années civiles, de fournir aux employés, aux agriculteurs et aux entrepreneurs qui ont reçu un avantage imposable du Ministère un feuillet fiscal officiel.
AAC a besoin des services d’une entreprise pour générer, imprimer et envoyer par la poste jusqu’à six types différents de feuillets fiscaux relatifs à des avantages non salariaux imposables au nom d’Agriculture et Agroalimentaire Canada, conformément aux normes de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec (RQ).
En février de chaque année, AAC produit quatre feuillets fiscaux (T4A, AGR-1, Relevé 1 et Relevé 21) pour les producteurs canadiens et les employés qui ont reçu des avantages fiscaux au cours de l’année civile précédente. Les destinataires doivent recevoir les feuillets fiscaux (T4A, AGR-1, Relevé 1 et Relevé 21) au plus tard le 28 février de chaque année.
De plus, en mars de chaque année, AAC produit deux feuillets fiscaux (T1204 et T4ANR) pour les entreprises canadiennes et non résidentes qui ont joui d’avantages fiscaux au cours de l’année civile précédente. Les destinataires doivent recevoir les feuillets fiscaux T1204 et T4ANR au plus tard le 31 mars de chaque année.
L’entrepreneur devra, par le truchement de son système sécurisé, importer des données provenant de multiples fichiers d’AAC (en format xml et txt) contenant les données de base et financières (renseignements Protégé B) des destinataires de chacun des feuillets fiscaux. Le système de l’entrepreneur devra échanger des renseignements (c.-à-d. recevoir des données et des documents d’AAC par voie électronique) à traiter. À l’aide des données et des documents électroniques fournis par AAC, l’entrepreneur devra produire un dossier pour chaque destinataire de feuillet fiscal, conformément aux normes de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec. L’entrepreneur devra ensuite imprimer et envoyer par la poste jusqu’à six feuillets fiscaux différents, pour un volume de production prévu de +/- 45 000 feuillets par année civile, et ce, dans les délais mentionnés plus haut.
Le total des dépenses engagées en vertu du contrat ne doit pas dépasser 200 000 $, taxes applicables en sus, y compris la période contractuelle et les périodes d’options. .
Une exigence relative à la sécurité est associée à la rédaction de l'énoncé des travaux.
L’entrepreneur doit respecter les exigences relatives à la sécurité et présenter des preuves d’autorisation de sécurité dans sa soumission.
À la date de clôture des soumissions, l’entrepreneur doit posséder et présenter une preuve de Vérification d’Organisation désignée (VOD) valide, délivrée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), ainsi qu’une protection de documents approuvée au niveau PROTÉGÉ « B », et CHAQUE membre du personnel de l’entrepreneur qui a besoin d’accéder à des renseignements PROTÉGÉS ou à des biens ou à des lieux de travail à accès restreint doit détenir une COTE DE FIABILITÉ valide, accorée ou approuvée par la DSIC/TPSGC.
Le fournisseur NE DOIT PAS utiliser ses propres systèmes informatiques pour traiter, produire ou stocker électroniquement des renseignements ou des données PROTÉGÉS ni produire des relevés tant que la DSCI de TPSGC ne lui en aura pas donné l'autorisation par écrit. Lorsque cette autorisation aura été délivrée, ces tâches pourront être exécutées au niveau PROTÉGÉ « B ».
Consulter l’annexe G pour voir une copie de la liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et les exigences relatives à la sécurité de la TI d’AAC liées au contrat.
