Organisation et gestion de la portion de Showcase Canada du Pavillon du Canada et du Chalet du Canada lors du Salon international de l’aéronautique de Farnborough 2016

INDUSTRIE CANADA

IC 600095

PRÉAVIS D’ADJUDICATION DE CONTRAT (PAC)

Un préavis d’adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères et aux organismes d’afficher un avis pendant au moins quinze jours civils, pour faire savoir aux fournisseurs qu’ils ont l’intention d’attribuer un marché pour des biens, des services ou des travaux de construction à un entrepreneur sélectionné d’avance. Si aucun autre fournisseur ne soumet, avant la fin de la période d’affichage de quinze jours civils, un énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC, les exigences de la politique en matière de concurrence sont satisfaites. Une fois que les fournisseurs non retenus ont été informés par écrit que leur énoncé de capacités ne répondait pas aux exigences précisées dans le PAC, le marché peut être octroyé en tenant compte de la délégation du Conseil du Trésor en matière d’appels d’offres électroniques.

Si d’autres fournisseurs soumettent des énoncés de capacités pendant la période d’affichage de quinze jours civils et qu’ils satisfont aux exigences précisées dans le PAC, le ministère ou l’organisme doit enclencher le processus d’appel d’offres complet, soit en ayant recours au service des appels d’offres électroniques du gouvernement ou par les moyens conventionnels, afin d’adjuger le marché.

NOM DE L’AGENT DE PASSATION DES MARCHÉS

Eric Leroux, Conseiller principal
Contrats et gestion du matériel
Industrie Canada
Téléphone : 343-291-2925
Courriel : e••••••••@••.••.ca

TITRE

Organisation et gestion de la portion de Showcase Canada du Pavillon du Canada et du Chalet du Canada lors du Salon international de l’aéronautique de Farnborough 2016.

CONTEXTE

Le Salon international de l'aéronautique de Farnborough (SIAF) 2016 est un important événement commercial pour l'industrie mondiale de l'aérospatiale. Il aura lieu du 11 au 15 juillet 2016 sur le terrain d’aviation Farnborough à Farnborough, au Royaume-Uni. Il offre une occasion clé de promouvoir l’industrie canadienne de l’aérospatiale. Le SIAF de 2014 a accueilli 1 500 entreprises exposantes et plus de 100 000 visiteurs commerciaux.

La participation du Canada au SIAF est dirigée par la Direction générale de l’aérospatiale, de la défense et de la marine (DGADM) d’Industrie Canada. La DGADM coordonne la présence du Canada au SIAF par l’entremise d'un comité organisateur composé de membres des associations nationales et provinciales de l'aérospatiale, des ministères et organismes fédéraux, des gouvernements provinciaux et territoriaux et de l'industrie canadienne de l'aérospatiale. En collaboration, l’équipe s’emploie à organiser un Pavillon du Canada, la portion de Showcase Canada du Pavillon du Canada, un Centre de gestion («Chalet du Canada»), un programme ministériel, un programme de la haute direction, des réunions interentreprises, une série de conférences et diverses activités de réseautage ciblées pour les entreprises canadiennes d’aérospatiale.

L'Association des industries aérospatiales du Canada (AIAC) est une association industrielle nationale sans but lucratif, représentant 95 % des entreprises canadiennes de l'aérospatiale. L'AIAC a les mêmes objectifs que le gouvernement en ce qui concerne la promotion de l'industrie aérospatiale canadienne au SIAF. Elle est depuis longtemps l'organisatrice principale du Pavillon du Canada à la fois pour le SIAF et le Salon de l’aéronautique de Paris.

L’AIAC sera tenue de réserver et de payer l’espace de plancher brut pour Showcase Canada et le Chalet du Canada. En outre, l’AIAC sera tenue de concevoir, de construire, de transporter, d’installer, de coordonner, de démanteler, de nettoyer et de gérer Showcase Canada et le Chalet du Canada. L’Association se chargera également de gérer le recrutement d’exposants canadiens et de personnel pour ces installations pendant le SIAF. Elle peut faire appel à des sous-traitants pour l’accomplissement de certaines de ces tâches. Il incombe au comité des expositions internationales de l'AIAC, qui est composé de représentants de l'industrie canadienne, d’associations industrielles provinciales, d'Industrie Canada et d'autres ministères, de choisir au besoin le ou les sous-traitants.

Le kiosque Showcase Canada est situé dans une zone du Pavillon du Canada qui est utilisée pour promouvoir le Canada comme chef de file mondial dans l’industrie de l’aérospatiale et mettre en lumière les capacités canadiennes. Il sert aussi de lieu central de réunion pour la délégation du Canada au salon, ainsi que de principal kiosque d’information.

Le Chalet du Canada fait partie d'un groupe de nombreux bâtiments temporaires distincts à l'extérieur, adjacents à l'espace d'exposition de la foire commerciale. Il sera utilisé par le Ministre de l'Industrie (qui est le chef de la délégation canadienne), par les représentants du gouvernement du Canada et par les entreprises canadiennes pour tenir des réunions axées sur la promotion du commerce international et la stimulation/le maintien de l'investissement avec des représentants de l'industrie internationale de l'aérospatiale. Il servira également à la tenue de rencontres interentreprises, de diverses activités de réseautage ciblées et de séances d'information sur l'industrie pour les entreprises canadiennes de l'aérospatiale.

BESOINS / RÉSULTATS

L'entrepreneur sera chargé de louer l'espace brut, de concevoir, de construire et de démanteler la zone d'exposition de « Showcase Canada » au sein du Pavillon du Canada, ainsi que concevoir, construire et gérer le « Chalet du Canada » au SIAF durant la période de 11 au 15 juillet 2016 et de s'occuper de la dotation en personnel.

PORTÉE DES TRAVAUX ET PRODUITS LIVRABLES

L'entrepreneur concevra, organisera, construira et gérera: a) une zone d'exposition de 40 mètres carrés, appelée «Showcase Canada », au Pavillon du Canada dans l'aire d'exposition; b) une salle de réunion de 12 mètres carrés avec huit sièges situés dans le Pavillon du Canada; et c) un Chalet d’un étage d’une superficie de 144 mètres carrés qui comprend trois (3) salles de réunion privées pour l'utilisation par Industrie Canada et le ministère des Affaires étrangères, du commerce et du développement (MAECD)
au Salon international de l'aérospatiale de Farnborough, à Farnborough, au Royaume-Uni, durant la période du 11 au 15 juillet 2016.

La construction à la fois de Showcase Canada et du Chalet du Canada comprendra tout le matériel, le transport, l’installation et le démantèlement. La gestion de Showcase Canada et du Chalet du Canada englobe des services comme le nettoyage quotidien du kiosque et la disponibilité d'une personne chargée de régler des enjeux sur place, sur appel, au cours de la période d'installation du 9 et 10 juillet 2016 et pendant les heures du salon du 11 au 15 juillet 2016.

A) Showcase Canada comprendra

• des graphiques appropriés de la capacité de l'industrie canadienne, représentant un éventail de produits et services et de domaines technologiques ciblés;

• des graphiques appropriés des entreprises partenaires;

• un bureau de réception et des lieux d’entreposage;

• un dispositif d’exposition, des tours et meubles de kiosque, l’éclairage, des tapis, des présentoirs et graphiques dans une unité de coin qui lie le Showcase à l’ensemble du Pavillon du Canada;

• une salle de réunion fermée pouvant accueillir au moins six personnes et dotée d’une table et de chaises;

• un accès à des installations et à un salon communs et deux tables exclusives permettant chacune à quatre personnes de s’asseoir dans le salon;

Les participants au Showcase se verront attribuer un (1) laissez-passer d'exposant par entreprise.

L’entrepreneur, avec le soutien d’Industrie Canada, s’occupera de doter en personnel le comptoir de réception de Showcase pendant la portion Journées du commerce du SIAF de 2016.

B) La salle de réunion dans le Pavillon du Canada sera de 12 m2 et aura huit chaises ainsi qu’une table de réunion à l'usage exclusif d'Industrie Canada et du MAECD.

C) Le Chalet du Canada comprendra :

• les marques et les logos extérieurs fournis par le gouvernement du Canada;

• un décor approprié ayant comme thème le Canada;

• des graphiques d’identification du Chalet;

• une entrée extérieure avec un auvent et des marches d’entrée;

• Trois (3) salles de réunion pour 8 personnes chacune - une (1) salle de réunion à l'usage exclusif du ministre de l’Industrie et du personnel (ou le chef de la délégation canadienne); et deux (2) salles de réunion à l'usage exclusif du MAECD;

• Du matériel audio-visuel incluant un microphone, des haut-parleurs, boîte de raccord sonore pour les médias, un podium ajustable, et des fils d‘assujettissement appropriés et des câbles pour brancher les ordinateurs portables à l’écran LCD/ plasma et aux haut-parleurs, et un technicien en audio-visuel sur place pendant la série de conférences au Chalet du Canada, les rencontres interentreprises et les activités de réseautage;

• Un hall d'entrée principal comprenant un comptoir de réception muni de la signalisation du gouvernement du Canada et de l'AIAC appropriée, des sièges adjacents et un garde-robe;

• une mini-cuisine équipée;

• un bar de service à boissons avec des tabourets et un comptoir de service de buffet;

• des toilettes;

• un plafond suspendu avec un éclairage encastré;

• des toiles verticales ou des rideaux dans toutes les fenêtres du chalet, qui couvrent 100 pour cent de la fenêtre, avec une cantonnière allant jusqu’au plafond ;

• des tapis grande largeur partout, sauf dans la cuisine et les toilettes où le revêtement sera en vinyle;

• Un minimum de deux climatiseurs lesquelles ayant la capacité de maintenir une température maximum de 24 C à l’intérieur du chalet;

• l’approvisionnement en électricité principal et des installations et contrôles électriques;

• un service de plomberie pour la cuisine et les toilettes;

• un écran LCD ou LED (d’au moins 50 pouces);

• Trois salles de réunions (fermées);

• six à huit (6-8) chaises pour les salles de réunion et une table pour chaque salle de réunion;

• quatre (4) tables de réunions/dîner pour emploi exclusif par les représentants d'Industrie Canada et du MAECD.

• Les salles de réunion seront séparées de la salle à manger principale par une porte fermée. La salle à manger sera également séparée de la zone d’accueil par une porte fermée.

L'entrepreneur fournira une personne (gestionnaire) à temps plein pour le chalet entre les heures 8h00 à 18h00 chaque jour pendant la foire et fournira du personnel de soutien pour les pauses et les déjeuners. Le(La) gestionnaire du Chalet est chargé de coordonner les activités dans le chalet avec la personne ressource du gouvernement du Canada; est responsable pour organiser le plan des présentations; est chargé de la restauration; et est chargé de fournir un service d’accueil pour les visiteurs au Chalet.

L’entrepreneur fournira aussi dix (10) laissez-passer d’exposant, deux (2) laissez-passer pour les médias et un (1) laissez-passer pour le stationnement au Chalet.

LIVRABLES

L’entrepreneur fournira à Industrie Canada

1) un rapport sommaire décrivant comment le(s) sous-traitant(s) a (ont) été sélectionné(s), d’ici le 15 février 2016;

2) une copie de l'accord et de la facture de location de l'espace brut pour Showcase Canada et le Chalet du Canada d'ici le 15 février 2016;

3) le plan de conception (aménagement, graphiques, texte) et rendements de Showcase Canada et du Chalet du Canada d'ici le 14 mars 2016;

4) un plan de dotation, de gestion et de coordination des activités au Chalet du Canada, y compris la production de lignes directrices sur le fonctionnement du Chalet pendant le SIAF qui se déroulera du 11 au 15 juillet, d’ici le 14 mars 2016;

5) une copie du(des) contrat(s) de l’AIAC avec son(ses) sous-traitant(s) pour la construction, le transport, l’installation, le démantèlement, le nettoyage et la coordination de Showcase Canada et du Chalet Canada, d’ici le 11 avril 2016;

6) une copie de la réservation du matériel de location, d'ici le 11 avril 2016 ;

7) la confirmation du transport et de la construction de toutes les structures d'exposition, d'ici le 10 juillet 2016;

8) la confirmation du transport, de la mise en place, du démantèlement et du nettoyage appropriés des installations d'ici le 22 juillet 2016.

9) des copies des factures du(des) sous-traitant(s) de l’AIAC d’ici le 29 juillet 2016;

10) au besoin, la justification de l'espace non vendu dans la partie Showcase Canada du Pavillon ou la preuve de la hausse des coûts en raison du taux de change, d'ici le 5 août 2016.

COORDONNÉES DE L’ENTREPRENEUR

Association des industries aérospatiales du Canada (AIAC)
255, rue Albert, bureau 703
Ottawa (Ontario) K1P 6A9

RAISON DE L’ADJUDICATION DU CONTRAT À CET ENTREPRENEUR

Il est important que la présence du Canada au SIAF 2016 soit organisée de la façon la plus rentable et la plus efficiente. Industrie Canada est d’avis que l’AIAC possède l’expertise, le meilleur réseau de l’industrie et les autres contacts avec les intervenants nécessaires pour accomplir cette tâche.

L'AIAC est l'association nationale de l'industrie aérospatiale. Elle possède l'avantage d'être un exposant de longue date au SIAF, ce qui lui permet de réserver un emplacement privilégié au Salon. Il importe de noter que l'AIAC ne fait pas de profit avec ce contrat, et que la Direction générale de l'aérospatiale, de la défense et de la marine participe à chaque étape du processus décisionnel lié à tous les sous-contrats.

L'AIAC a été désignée comme coordonnateur du seul et unique Pavillon du Canada au SIAF par les grandes entreprises canadiennes du secteur de l'aérospatiale qui exposent au Salon. Pour présenter une image unique et unifiée du Canada et de l’industrie canadienne de l’aérospatiale, il est essentiel que le gouvernement du Canada établisse un partenariat avec l’AIAC.

Il n'y a pas d'autre organisation privée ou sans but lucratif ayant les connaissances, les ressources, les contacts avec l'industrie canadienne et la position comme exposant à cette foire commerciale nécessaires pour fournir les services requis. Une exigence de réservation à l'avance et de paiement anticipé s'applique à la location d'un emplacement au Salon. L’AIAC, en sa qualité d‘exposant de longue date lui permet de réserver des espaces privilégiés pour le Pavillon du Canada sur le plancher de la foire commerciale et le Chalet du Canada.

Pour réaliser ce contrat, il faut entretenir une relation de travail étroite avec les hauts dirigeants des grandes sociétés canadiennes de l'aérospatiale, ainsi que détenir un statut d'exposant et posséder de l'expérience de travail auprès des organisateurs du SIAF et de ses sous-traitants approuvés. Aucun autre fournisseur ne répond au critère d’être l’organisation nationale représentant l’industrie canadienne de l’aérospatiale et possédant les connaissances et l’expérience en foires commerciales nécessaires.

COÛT ESTIMATIF

Le montant estimatif du contrat s'élève à 331,095 $ et le travail débutera à la date d'adjudication du contrat pour se terminer le 31 août 2016.

MOTIF DE L’APPEL D’OFFRES RESTREINT

Dans le cadre du présent appel d'offres, nous invoquons le paragraphe 6(d) du Règlement sur les marchés de l’État vu qu’une seule personne ou entreprise peut à notre avis exécuter le contrat.

L'alinéa 506.12(a) de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI) s'applique à cette exigence et vise les situations où des raisons techniques font qu'il n'existe aucun concurrent et où les biens et les services ne peuvent être fournis que par un fournisseur donné, sans qu'il existe une autre solution. L'article 1011 de l'ALENA et l'article X de l'AMP-OMC, qui prévoient tous les deux des exceptions au processus d'appel d'offres, s'appliquent également à cette exigence.

DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Sans objet.

DATE ET HEURE DE CLÔTURE POUR CONTESTER PAR ÉCRIT LA DÉCISION DE NE PAS LANCER UN APPEL D'OFFRES CONCURRENTIEL : 17 août 2015, 14 H, HEURE DE L'EST.

Vous êtes informés par la présente que le gouvernement a l’intention de solliciter une offre et de négocier avec l’entreprise identifiée ci-dessus.

Si vous souhaitez soumettre une réponse écrite indiquant que vous êtes capable de répondre à cette exigence, vous devez le faire au plus tard à la date et l’heure de clôture. Comme il est prévu de procéder en temps opportun, les réponses reçues après la date de clôture ne seront pas considérées. La Couronne se réserve le droit de ne pas ouvrir le présent marché à la concurrence.

Les réponses reçues à ou avant la date de clôture seront examinées uniquement dans le but de décider s’il convient ou non de procéder à un appel d’offres concurrentiel. Les renseignements fournis seront utilisés par la Couronne pour une évaluation technique seulement et ne doivent pas être interprétés comme une demande concurrentielle. Votre réponse écrite doit fournir suffisamment d’éléments de preuve (par exemple, les spécifications, données techniques, dessins, ou toute autre preuve) qui démontrent que votre produit ou votre service est capable de répondre à cette exigence.

Les fournisseurs qui ont présenté une réponse seront avisés par écrit de la décision d’Industrie Canada de poursuivre le marché non concurrentiel ou de lancer un appel d’offres concurrentiel pour satisfaire à l’exigence.

Si vous avez des questions au sujet de la présente exigence, veuillez communiquer avec l’agent de passation des marchés identifié ci-dessus. Le numéro de dossier de l’industrie, le nom de l’agent de passation des marchés et la date de clôture du PAC doivent figurer à l’extérieur de l’enveloppe en lettres moulées ou dans le cas d’une transmission par télécopieur, sur la page couverture.

La Couronne se réserve le droit de négocier tout achat avec les fournisseurs. Les documents peuvent être soumis dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.