PAC - 2R008-13-0134 - Distribution des ressources de sensibilisation par l’intermédiaire des bibliothèques publiques du Canada

Préavis d’adjudication de contrat—ServicesLe Commissariat à la protection de la vie privée du Canada souhaite promouvoir la sensibilisation à la protection de la vie privée en faisant connaître des ressources variées et en les distribuant par l’intermédiaire des bibliothèques publiques. Le présent préavis d’adjudication de contrat (PAC) a pour but de communiquer l’intention du gouvernement d’attribuer un contrat pour ces services à l’entreprise WildCards Media Inc. d’Edmonton, en Alberta. Toutefois, avant d’attribuer ce contrat, le gouvernement souhaite donner aux autres fournisseurs intéressés la possibilité de démontrer qu’ils sont en mesure de satisfaire aux exigences établies dans le présent préavis, en présentant un énoncé de capacités d’ici la fin de la période d’affichage de 15jours civils.Si d’autres fournisseurs éventuels présentent un énoncé de leurs capacités qui satisfait aux exigences établies dans le présent PAC d’ici la fin de la période d’affichage de 15jours civils, le gouvernement lancera un processus complet d’appel d’offres, soit par l’intermédiaire de son service électronique d’appels d’offres, soit par des moyens traditionnels, afin d’attribuer le contrat.Si, à la date de clôture, aucun autre fournisseur n’a présenté d’énoncé de capacités répondant aux exigences établies dans le PAC, un contrat sera attribué au fournisseur présélectionné.ContexteLe Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a pour mission de protéger et de promouvoir le droit des personnes à la vie privée. Le Commissariat utilise diverses stratégies d’éducation et de sensibilisation du public. Les bibliothèques ont été identifiées comme un important moyen de diffusion auprès de plusieurs de nos auditoires clés. À cet égard, le CPVP voudrait distribuer des ressources de sensibilisation par l’intermédiaire des bibliothèques publiques du Canada . Le travail consiste à imprimer un signet conçu et fourni par le Commissariat, à préparer et à distribuer le signet et les publications fournis par le Commissariat aux bibliothèques publiques figurant sur la liste de distribution du fournisseur et à assurer les services d’envoi par messagerie et par la poste. Les bibliothèques publiques figurant sur la liste du fournisseur doivent avoir consenti à recevoir ce service et accepté de distribuer les signets et les publications.Le Commissariat compte effectuer une première série d’envois au cours de l’exercice 2015-2016 et se réserve la possibilité d’en effectuer une seconde en2016‑2017. La décision d’engager des fonds pour la seconde série d’envois ne sera pas prise avant l’exercice 2016-2017.La valeur estimative du contrat est d’un montant pouvant aller jusqu’à 50000$, excluant les taxes applicables (jusqu’à 25000$ pour la première année et jusqu’à 25000$ pour l’année optionnelle, pour des services similaires).Exigences essentielles minimalesTout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d’un énoncé de capacités qu’il satisfait aux exigences suivantes :Liste à jour de bibliothèques publiques au CanadaLe fournisseur doit démontrer qu’il possède une liste de bibliothèques publiques répondant aux critères suivants :a) La liste a été mise à jour au cours des trois dernières années.i) Elle doit comprendre des bibliothèques publiques dans chaque province et territoire et inclure au moins 10bibliothèques par territoire et 30bibliothèques par province.b) La liste contient au moins les renseignements suivants pour chacune des bibliothèques :i) nom complet de la bibliothèque;ii) adresse postale;iii) nom d’une personne-ressource;iv) numéro de téléphone de la bibliothèque;v) preuve de consentement de la bibliothèque.Production et distribution des signetsLe fournisseur doit démontrer clairement qu’il a la capacité d’imprimer en couleur plus de 200000signets sur du papier d’impression adéquat dans les troissemaines suivant la réception d’une épreuve numérique signée du Commissariat et de les distribuer, par messager, aux bibliothèques publiques figurant sur sa liste. Cette liste doit contenir le nom de personnes-ressources de bibliothèques publiques dans chaque province et territoire et toutes ces personnes doivent avoir consenti à recevoir ce service.Distribution de documents imprimés du CommissariatLe fournisseur doit démontrer clairement qu’il a la capacité de traiter, d’étiqueter et d’expédier aux bibliothèques publiques figurant sur sa liste le livret à couverture souple fourni par le Commissariat. Cette liste doit contenir le nom de personnes-ressources de bibliothèques publiques dans chaque province et territoire et toutes ces personnes doivent avoir consenti à recevoir ce service.Justification du recours au fournisseur présélectionnéL’entreprise WildCards Media possède une liste de distribution comportant le nom de plus de 2300bibliothèques publiques réparties dans l’ensemble des provinces et territoires du Canada avec qui elle a signé des ententes de distribution. Ces bibliothèques ont accepté de recevoir le matériel distribué par WildCards Media et de le redistribuer à leurs usagers. Grâce aux services offerts par WildCards Media, le Commissariat peut distribuer à des bibliothèques publiques plus de 200000signets faisant la promotion de ses ressources d’éducation du public ainsi qu’une quantité limitée de documents imprimés. Nous avons retenu les services de WildCards Media par le passé pour distribuer d’autres documents imprimés et nous avons obtenu une bonne couverture de l’auditoire et un bon rapport qualité-prix.Le Canada compte conserver le titre de toute propriété intellectuelle découlant du contrat proposé puisque le principal but du contrat est d’obtenir des connaissances et des renseignements qui seront diffusés au public (exception4.1).Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et qui sont en mesure de répondre aux exigences établies peuvent présenter par écrit un énoncé de capacités à l’autorité contractante dont le nom figure dans le présent préavis d’ici la date de clôture du préavis. L’énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.La date et l’heure de clôture pour l’acceptation des énoncés de capacités sont le2décembre2015à14:00h, HNE.Les demandes de renseignements et les énoncés de capacités doivent être envoyés à :Autorité contractante : MikePignatTéléphone : 819-994-5174Courriel : m••••••••@••••.••.caPour que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada puisse évaluer votre demande, vous devez indiquer clairement les trois (3) exigences essentielles minimales dans votre énoncé de capacités ainsi que la manière dont vous répondez à chacun des critères.Justification du recours à un fournisseur unique1. L’exception suivante à l’obligation de lancer un appel d’offres en vertu du Règlement sur les marchés de l’État (article6) est invoquée (voir en gras ci-dessous) :(…) l’autorité contractante peut conclure un marché sans lancer d’appel d’offres dans les cas suivants :a) les cas d’extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l’intérêt public;b) les cas où le montant estimatif de la dépense ne dépasse pas selon le cas :i) 25000$,ii) 100000$, s’il s’agit d’un marché portant sur la prestation de services d’ingénieurs ou d’architectes ou d’autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d’un ouvrage,iii) 100000$, s’il s’agit d’un marché que doit conclure le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada responsable de l’Agence canadienne de développement international et qui porte sur la prestation de services d’ingénieurs ou d’architectes ou d’autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance d’un programme ou projet d’aide au développement international;c) les cas où la nature du marché est telle qu’un appel d’offres ne servirait pas l’intérêt public;d) les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.