Planification et gestion des événements et de déplacements - réservée aux fournisseurs autochtones

NUMÉRO DE DDP : 1000166855

TITRE DU PROJET : Planification et gestion des événements et des déplacements

Cette exigence est réservée aux fournisseurs autochtones dans le cadre de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones. Le soumissionnaire doit attester dans sa soumission qu'il est bien une entreprise autochtone ou une coentreprise admissible conforme à la définition de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones.
ET1 CONTEXTE

Les collectivités autochtones canadiennes ont formulé des objections d’ordre environnemental au sujet des activités de développement minier; cela risque de nuire à la capacité des sociétés minières d’obtenir et de conserver leur « permis social » pour fonctionner dans ces collectivités. Cette situation peut avoir des incidences sur la prospérité et la compétitivité de l’économie canadienne dans l’avenir immédiat et à long terme. Il est donc essentiel de chercher à régler ces objections et de démontrer que les technologies et les processus d’exploitation minière qui sont sans danger pour l’environnement (p. ex. l’Initiative Mines vertes dirigée par RNCan), les connaissances qui en découlent et une gestion globale axée sur la durabilité de l’environnement contribuent à l’amélioration du rendement du secteur minier. L’Initiative susmentionnée aide à réduire les incidences environnementales de l’exploitation minière en atténuant son empreinte écologique, en favorisant la gestion des risques pour les écosystèmes et grâce à l’innovation aux chapitres de la gestion des déchets, de la fermeture et de la remise en état des sites miniers.

Les entreprises autochtones peuvent apporter une contribution active et positive face à ces problèmes et aux points de vue persistants selon lesquels l’exploitation minière a nécessairement des incidences négatives sur l’environnement. Plus ces entreprises participeront à la gestion environnementale et renforceront leurs connaissances sur les technologies et les pratiques novatrices et vertes d’exploitation minière, plus les collectivités canadiennes leur feront confiance ainsi qu’à l’ensemble de l’industrie. Par conséquent, en adoptant une approche proactive, par exemple en organisant des ateliers d’apprentissage, les entreprises autochtones peuvent favoriser la mise en valeur responsable des ressources minérales dans tout le Canada.

Les problèmes d’approvisionnement soulevés par les collectivités et les entreprises autochtones et concernant le gouvernement fédéral et le secteur privé risquent d’affaiblir la capacité de ces collectivités et entreprises de profiter pleinement des possibilités de développement économique. Cette situation peut avoir des incidences sur la prospérité et la compétitivité de l’économie canadienne dans l’avenir immédiat et à long terme. Il est donc essentiel de chercher à régler ces problèmes et de démontrer que l’élaboration de nouvelles stratégies et politiques d’approvisionnement contribue à améliorer la participation des collectivités et des entreprises autochtones aux processus d’approvisionnement fédéraux auprès du secteur privé. La Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones aide à accroître la participation de ces dernières aux activités d’approvisionnement grâce à des programmes d’intervention, d’éducation, de promotion, de marketing et de sensibilisation. La Stratégie existe depuis 2006, et le Cadre fédéral de 2009 pour le développement économique des Autochtones la mentionne en tant qu’élément clé de ce développement. Il encourage aussi AADNC à entreprendre des recherches pour accroître le nombre de marchés adjugés à des Autochtones.

Les entreprises, organisations et institutions autochtones peuvent jouer un rôle actif et positif lorsqu’il s’agit de régler ces problèmes au chapitre de l’approvisionnement. Plus ces entreprises participeront aux activités d’approvisionnement, plus elles favoriseront le développement économique non seulement des collectivités autochtones, mais aussi de tous les Canadiens. Les collectivités autochtones feront davantage confiance à ces entreprises autochtones. Par conséquent, en adoptant une démarche proactive, par exemple en organisant des ateliers d’apprentissage et en tenant des tables rondes sur le développement stratégique, les entreprises autochtones peuvent contribuer à l’élaboration de stratégies destinées à améliorer, à renforcer et à favoriser leur participation au processus d’approvisionnement du gouvernement fédéral et du secteur privé dans tout le Canada.

La Direction générale de l’entrepreneuriat autochtone, au sein du Secteur des terres et du développement économique, a besoin de services de gestion d’événements pour présenter des ateliers et de tables rondes destinés aux entreprises autochtones dans le secteur de l’exploitation minière écologique. Les ateliers et les tables rondes auront lieu de janvier à mars 2015.

ET2 OBJECTIF

L’entrepreneur participera à l’organisation et à la présentation de tables rondes et d’ateliers sur la présence des entreprises autochtones dans le secteur de l’exploitation minière écologique et sur l’accès des Autochtones aux marchés publics. Les objectifs des ateliers et des tables rondes sont les suivants :

1. sensibiliser davantage les entreprises autochtones aux technologies d’exploitation minière novatrices et vertes et leur transférer des connaissances et des pratiques de pointe dans ce domaine,
2. accroître les possibilités s’offrant aux entreprises autochtones dans le domaine des technologies d’exploitation minière novatrices et vertes et dans le domaine connexe de la gestion environnementale durable.
3. explorer les domaines d’amélioration, en discuter et formuler des stratégies à ces égards, et élaborer des options stratégiques et des recommandations pour l’avenir d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones au Canada.
4. accroître le nombre de contrats obtenus par des Autochtones auprès du gouvernement fédéral et du secteur privé.

ET3 PORTÉE DES TRAVAUX

L’entrepreneur consultera le chargé de projet et de la Direction générale de l’entrepreneuriat autochtone, Secteur des terres et du développement économique, et il assurera les services suivants liés aux ateliers et aux tables rondes destinés aux entreprises autochtones dans le secteur de l’exploitation minière écologique (total 5 ateliers/tables rondes avec 25 participants par atelier/table ronde) et dans celui de l’accès des Autochtones aux marchés publics total de 1 atelier/table ronde avec 25 participants. :

a) Consultation et gestion de projets

• Assister aux réunions hebdomadaires régulières d’une heure pour s’assurer que l’on a répondu à tous les besoins logistiques et relatifs aux déplacements des participants aux ateliers et aux tables rondes.
• Transmettre des communications régulières par courriel et téléphone sur la progression des événements.
• Fournir un chemin critique, un énoncé détaillé des tâches et des responsabilités et un échéancier aux fins de toutes les tables rondes et de tous les ateliers prévus, ainsi que les mises à jour sur le budget.
• Préparer, présenter et animer six (6) ateliers/tables rondes, et faire rapport sur leurs résultats, dans six provinces et territoires choisis, soit le Nord du Québec, le Nord de l’Ontario, le Nord de la Saskatchewan, le Nord de la Colombie-Britannique et les Territoires du Nord-Ouest, ces ateliers et tables rondes étant destinés aux entreprises autochtones du secteur de l’exploitation minière écologique;
• Rédiger un rapport sommaire sur chaque atelier puis un rapport définitif résumant les résultats des six (6) ateliers. Les ateliers/tables rondes comporteront des exposés et des discussions sur les technologies d’exploitation minières novatrices et vertes axées sur les entreprises, sur les pratiques exemplaires du domaine et sur l’accès des Autochtones aux marchés adjugés par le gouvernement fédéral et le secteur privé. Les ateliers seront présentés par des représentants des entités suivantes :

1. les laboratoires/centres de recherche scientifique du gouvernement fédéral (p. ex. CANMET; le Conseil canadien de l’innovation minière; Technologies du développement durable Canada);

2. les associations ou les entreprises minières provinciales et territoriales faisant la promotion des technologies et des méthodes d’exploitation minière écologiques et s’en servant;

3. les entreprises autochtones qui fournissent des services de gestion et de consultation en matière environnementale, ou qui offrent des technologies et des équipements d’exploitation minière écologiques à des entreprises d’exploration et d’exploitation minière;
4. les laboratoires/centres provinciaux et territoriaux de recherche scientifique;
5. les experts fédéraux de l’approvisionnement (p. ex. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, Industrie Canada, le ministère de la Défense nationale);
6. les gouvernements provinciaux (p. ex. Affaires autochtones);
7. les associations autochtones (p. ex. Association Nationale des Sociétés Financières Autochtones - ANSAF, Comité National en Développement Économique Autochtones - CNDEA).
b) Besoins logistiques à l’endroit choisi

L’entrepreneur doit :

• Trouver un endroit approprié comportant des salles de réunion, payer les frais de location, et voir à ce que cet endroit soit : accessible aux fauteuils roulants, y compris les toilettes; situé en un lieu central offrant un accès raisonnable aux transports en commun et à des terrains de stationnement; assez grand pour accueillir le nombre prévu de participants.
• Rester en contact avec les responsables de l’endroit afin de coordonner les mesures d’accessibilité et les besoins spéciaux des participants, notamment en matière d’alimentation.
• Prendre des mesures pour s’assurer que les salles de réunion soient munies de l’équipement audiovisuel nécessaires; qu’elles soient aménagées convenablement et équipées de matériel d’interprétation; qu’elles se prêtent aux pratiques culturelles autochtones (p. ex. le port des peintures traditionnelles), au besoin.
• Se charger entièrement de tous les aménagements et de tous les aspects techniques et logistiques des ateliers et des tables rondes, en veillant à fournir tout ce qu’’il faut et à bien répondre à tous les besoins.
• Fournir au chargé de projet une liste contenant le nom du gestionnaire des lieux et ceux des membres du personnel affectés à l’événement, avant la réunion d’engagement, en incluant leurs coordonnées complètes.

c) Accueil

• Trouver tous les services d’accueil nécessaires aux participants à l’événement et payer la facture à cet égard conformément aux exigences énoncées dans la Directive du Conseil du Trésor sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=27228&se…).

d) Fournisseurs de services culturels et autres

• S’assurer la participation d’un aîné désigné, au besoin, par le chargé de projet, et couvrir les dépenses s’y rapportant, y compris la présentation d’un petit cadeau correspondant aux usages traditionnels.
• Rester en contact avec les services d’interprétation simultanée de TPSGC.

e) Gestion financière - Préparatifs de voyage et remboursement

• Le chargé de projet communiquera à l’entrepreneur la liste des voyageurs se rendant à chaque atelier/table ronde.
• L’entrepreneur communiquera avec chaque voyageur et lui remettra une lettre d’entente normalisée (Voyages) qui indiquera les dates de ses déplacements; le participant a droit au remboursement de ses frais de déplacement conformément à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor (http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/index.php?did=10&d…). Dans la lettre d’entente, on précisera toutes les limites s’appliquant au voyage et l’on indiquera qu’aucuns honoraires ne seront payés au participant.
• Il incombera à l’entrepreneur d’obtenir l’accord et la signature du participant avant le jour de son voyage.
• Dans la lettre d’entente (Voyages), l’entrepreneur demandera au participant de lui remettre une facture et de lui annexer tous les reçus originaux pour se faire rembourser. Il indiquera l’adresse à laquelle la demande de remboursement devra être envoyée.
• L’entrepreneur devra déployer des efforts raisonnables pour assurer un suivi auprès du participant pour que celui-ci se fasse rembourser ses dépenses admissibles aux termes de la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages, en fonction du nombre de jours précisés dans la lettre d’entente (Voyages). Il lui incombera de faire trois tentatives de suivi.

f) Résultats escomptés

• Accroissement du nombre d’entreprises autochtones pouvant assurer des services de gestion environnementale durable et de consultation et fournir des équipements et des technologies d’exploitation minière écologiques à des entreprises d’exploration et d’exploitation minière, pour les aider à obtenir leur « permis social » de fonctionnement.

• Les collectivités autochtones canadiennes accueillent mieux les projets de mise en valeur des ressources minérales, car elles croient de plus en plus fermement que leurs entreprises appliqueront des pratiques de gestion environnementale durable et fourniront des équipements et des technologies d’exploitation minière écologiques.

• Faire du secteur minier canadien un chef de file mondial pour ce qui est de la mise en œuvre de technologies et de pratiques d’exploitation minière écologiques grâce à la participation et à la contribution d’entreprises autochtones.

• Contribuer à faire connaître le secteur minier canadien comme étant soucieux de l’environnement et de sa durabilité, en sensibilisant davantage les entreprises autochtones aux technologies environnementales novatrices.

• Une stratégie qui décrit comment accroître la participation des collectivités et des entreprises autochtones au processus d’approvisionnement du gouvernement fédéral et du secteur privé.

• Stimuler le développement économique dans toutes les collectivités autochtones du Canada.

ET4 EXTRANTS

Les résultats à obtenir et les services exigés pourront comprendre, mais sans s'y limiter, n’importe quelle combinaison de ce qui suit :

Planification d’activités spéciales

• Aspects logistiques
• Obtenir un lieu d’hébergement et d’accueil
• Trouver des fournisseurs de service, si on le demande
• Dresser le budget de l’événement
• Communiquer avec les voyageurs, leur faire parvenir une lettre d’entente (Voyages) et leur rembourser leurs frais de déplacement

Soutien aux événements

• Trouver, sur demande, tous les fournisseurs de services culturels et autres
• Trouver les locaux nécessaires
• Aspects logistiques en dehors des lieux de l’événement

Énoncé des critères de mérite

• Envoyer les lettres d’entente (Voyages) aux participants
• Assurer le suivi auprès des participants en ce qui concerne le remboursement de leurs frais de déplacement (trois fois)
• Rembourser les voyageurs
• Payer les fournisseurs de services culturels et autres
• Factures détaillées, y compris une liste exhaustive des services/ressources fournis par des sous-traitants;
• Mises à jour sur l’état du budget global

ET5 SOUTIEN FOURNI PAR LE MINISTÈRE :

Le chargé de projet fournira à l’entrepreneur les renseignements suivants :

• La liste de tous les voyageurs
• Les dates, le nom des villes et l’heure où se tiendront les ateliers/tables rondes
• Les noms des fournisseurs de services culturels et autres

L’autorité contractante et l’entrepreneur feront partie d’un groupe de travail qui veillera à assurer la coordination et l’exécution fructueuses des activités dans le cadre du projet.

ET6 LIEU DE TRAVAIL

Le planificateur de chaque événement n’assistera ni aux ateliers ni aux tables rondes; il remplira donc ses fonctions à distance.

Méthode de sélection - notation numérique la plus élevée dans les limites du budget

1. Pour être déclarée recevable, une soumission doit :

a) respecter toutes les exigences de la demande de soumissions;

b) satisfaire à tous les critères techniques obligatoires de l'évaluation technique;

c) obtenir une note minimum de 165/235 (70 %) aux critères cotés C1-C4 inclusivement.

2. Une soumission qui ne respecte pas l'une des conditions (a), (b) ou (c) sera déclarée irrecevable. La soumission recevable ayant obtenu le plus grand nombre de points sera recommandé en vue de l'attribution d'un marché, à condition que le prix évalué total ne dépasse pas le budget disponible pour ce besoin.

Le montant maximum du financement disponible pour les contrats résultant de la demande de propositions est de 330 800,00 $ ou de 280 800,00 $ pour cinq (5) ateliers/tables rondes de l’initiative Mines vertes et 50 000,00 $ pour un (1) atelier/table ronde de l’initiative d’Approvisionnement auprès des entreprises autochtones (taxes sur les produits et services ou taxe de vente harmonisée incluses). Les soumissions dont la valeur dépasse ce montant seront considérées irrecevables. Cette divulgation n'engage aucunement le Canada à payer le montant maximal disponible pour financer les travaux.

Si plusieurs propositions obtiennent la même notation totale pour le volet technique, le marché sera attribué è la proposition financière la moins chère.

Cette activité d’approvisionnement est assujettie à la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA).