Entente sur le commerce : Accord sur le commerce intérieur (ACI)
Processus de demande des soumissions : Tout fournisseur
intéressé peut présenter une soumission
Pièce jointe : Aucune
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Soumissionnaire
le moins-disant
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nature des besoins :
La présente demande de soumissions est publiée afin de répondre
au besoin des bibliothèques du gouvernement fédéral du Canada
(le «client») concernant des services d'acquisition et de
gestion d'abonnements, et la prestation de fonctions
d'abonnement pour des produits d'information. Elle vise
l'attribution d'un contrat d'un an assorti de deuxoptions
irrévocables d'un an chacune qui permettront au Canada d'en
prolonger la durée.
1.0 BESOIN
L'entrepreneur doit fournir les services suivants :
1. Acquisition, gestion et exécution des abonnements
2. Soutien en gestion de ressources électroniques
3. Soutien technique et résolution des problèmes
4. Gestion de la transition
5. Établissement de rapports au client
2.0 PRODUITS LIVRABLES
Sans restreindre les conditions et les modalités du présent
énoncé des travaux, voici un sommaire des livrables à fournir en
vertu du présent contrat:
1. Produits d'information imprimés et électroniques, au besoin,
comme il est précisé à l'Appendice1
2. Rapports, comme il est indiqué à l'article6.0 ci-dessous
3. Aide relativement à la configuration des comptes:
Si le client en fait la demande, l'entrepreneur doit fournir de
l'aide relativement à la configuration des comptes du client et
fournir de la formation sur WebEx ou en ligne à celui-ci.
3.0 SOUTIEN EN GESTION DE RESSOURCES éLECTRONIQUES
i. L'entrepreneur doit fournir un accès à divers outils en
ligne (dans le cadre de son service, sans frais supplémentaires
pour le Canada):
a. un outil qui envoie un avis automatique sur les changements
associés à des publications électroniques et imprimées, qu'il
s'agisse du format, du changement d'éditeur, de nouvelles
publications en libre accès, etc.;
b. un outil d'administration qui permet de faire le suivi du
processus d'acquisition, d'enregistrement et d'activation de
publications électroniques et imprimées;
c. un système permettant d'accéder à des publications
électroniques, p.ex. une liste de A à Z.
L'entrepreneur doit établir des tâches concernant les
abonnements à des publications électroniques, ce qui comprend
l'activation de l'accès sur le site de l'éditeur ou le site
d'accueil, et la configuration de l'authentification au nom du
client dans un délai de sept (7) jours ouvrables suivant le
paiement à l'éditeur. Lorsque ce n'est pas possible,
l'entrepreneur doit fournir des instructions d'inscription
complètes et détaillées au client dans les sept (7) jours
ouvrables suivant la date de paiement à l'éditeur.
4.0 SOUTIEN TECHNIQUE ET RéSOLUTION DE PROBLèMES
L'entrepreneur doit fournir au client les services suivants de
soutien technique et d'aide à la résolution de problèmes, par
téléphone ou par courriel:
a) L'entrepreneur doit fournir des services de soutien technique
et de résolution de problèmes par téléphone et par courriel:
· dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada, au
choix du client;
· au minimum entre 8h et 17h, heure de l'Est (heure normale ou
heure avancée);
· du lundi au vendredi (sauf les jours fériés au Canada).
b) Dans le cas des demandes de renseignements faites par le
client et désignées comme «demandes de renseignements urgentes»,
par téléphone ou par courriel, l'entrepreneur doit répondre à la
première demande, par problème soulevé, dans un délai de
trois(3)heures ouvrables.
5.0 GESTION DE LA TRANSITION DES ABONNEMENTS
L'entrepreneur doit inclure des fonctions de gestion de la
transition des abonnements, à tout le moins la configuration du
compte de l'entrepreneur et le transfert des dossiers du client,
comme suit:
A. Transition d'entrée:
i. L'entrepreneur doit remettre au client une liste de ses
abonnements qu'il ne peut lui fournir.
ii. Entreprendre le règlement des réclamations en suspens -
L'entrepreneur doit entreprendre le règlement de toutes les
réclamations en suspens pour des numéros manquants présentées
par le client auprès des fournisseurs titulaires en date de
l'attribution du contrat.
iii. Donner de la formation - Dans les trois mois suivant la
date d'attribution du contrat, l'entrepreneur doit offrir des
outils de formation au personnel du client afin de permettre une
interaction efficace et indépendante avec les fonctions
d'administration de comptes, comme les modules de réclamation en
ligne.
iv. Transférer les abonnements en vigueur - L'entrepreneur doit
obtenir des renseignements sur les abonnements en vigueur du
client auprès des éditeurs, des fournisseurs titulaires, ou du
client, et saisir ces renseignements dans son interface de
gestion électronique des comptes, dans les quatre (4) semaines
suivant la date de l'attribution du contrat.
B. Transition de sortie:
i. Au plus tard le 1erdécembre de la dernière année du contrat,
y compris toute période d'option exercée, aviser les éditeurs
que l'entrepreneur ne peut plus gérer les abonnements aux
publications imprimées et électroniques du client.
ii. Dans la dernière année du contrat, y compris toute période
d'option exercée, collaborer avec le nouveau fournisseur de
services d'acquisition et de gestion des abonnements aux
publications imprimées et électroniques désigné par le client
pour régler les réclamations en suspens portant sur les
publications imprimées manquantes.
6.0 RAPPORTS POUR LE CLIENT
L'entrepreneur doit fournir au minimum les rapports ci-dessous
selon l'échéancier ,et au client figurant à la Partie6,
article4.2 - Chargé de projet, en un (1) exemplaire, par
courriel, en format Microsoft Excel, sauf indication contraire:
i. Rapports mensuels, à soumettre au client dans les 10jours
ouvrables suivant le 1er de chaque mois, et indiquant:
l'état d'avancement de toutes les réclamations en suspens pour
des publications imprimées manquantes;
· les réponses des éditeurs aux réclamations pour des
publications imprimées manquantes reçues par l'entrepreneur au
cours du mois précédent;
· le sommaire des comptes indiquant en détail les factures ou
les crédits en suspens;
· la confirmation des annulations reçues du client par
l'entrepreneur au cours du mois précédent;
· les modifications bibliographiques pour le mois précédent.
ii. Rapports trimestriels, à soumettre au client accompagnés de
l'information fournie par les éditeurs, lorsqu'elle devient
disponible, concernant les modifications aux éléments suivants:
· éditeurs (d'une publication donnée);
· titres;
· prix;
· disponibilité d'un format de publication;
· cessations de publication;
· divisions;
· suspensions;
· numéros en retard;
· regroupements;
· changement de la fréquence;
· fusions.
Date de livraison : 30/07/2014
L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.
Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.
