Projet de mobilisation des intervenants du processus d'évaluation indépendant (PEI) - Information, prise de conscience, guérison et réconciliation (Services de Sensibilisation)

NUMÉRO DE DDP : 1000164131
TITRE DU PROJET : Projet de mobilisation des intervenants du processus d'évaluation indépendant (PEI) - Information, prise de conscience, guérison et réconciliation (Services de Sensibilisation)
Cette exigence est réservée aux fournisseurs autochtones dans le cadre de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones. Le soumissionnaire doit attester dans sa soumission qu'il est bien une entreprise autochtone ou une coentreprise admissible conforme à la définition de la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones.
Pour que la soumission soit jugée valide, le soumissionnaire doit soumettre pour l'heure de fermeture de cette Demande de proposition, les formulaires dûment remplis et signés intitulés Attestation aux fins du programme de marchés réservés aux entreprises autochtones et Formulaire d'attestation employeur-employé.
Cette demande de soumissions ne comporte aucune exigence relative à la sécurité.

ET1. CONTEXTE

Le Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens (SAPI) a pour mandat de mettre en œuvre et d’administrer de façon indépendante, objective et impartiale le Processus d’évaluation indépendant (PEI), sous la direction de l’adjudicateur en chef. Afin de répondre aux exigences exécutoires de la Convention de règlement, le Secrétariat s’est engagé à régler rapidement toutes les demandes présentées au titre du PEI en tenant compte des besoins des demandeurs. Compte tenu de ce mandat, le SAPI s’assure, dans toutes ses activités, de privilégier une approche basée sur les demandeurs. Une des principales composantes du SAPI est la Direction des services à la clientèle (DSC), qui a formulé la Stratégie nationale de sensibilisation 2013 2017 pour tirer parti des réseaux, partenariats et protocoles (nouveaux et existants) établis avec les intervenants internes et externes. La DSC souhaite faire affaire avec des intervenants qui ont l’expérience des activités requises par le SAPI.

Le SAPI a récemment produit divers documents d’information sur le PEI, dont une vidéo éducative sur la nature et le déroulement du processus d’audiences. Le SAPI souhaite maintenant passer avec des organisations d’intervenants une ou plusieurs conventions d’offre à commandes (COC) pluriannuel(les) d’envergure nationale portant sur l’organisation de séances d’information sur les droits des demandeurs dans le PEI et sur la diffusion d’informations sur le PEI aux demandeurs, à leurs familles et à leurs collectivités. Les documents d’information sur le PEI aborderont la nécessité, pour les demandeurs, de se préparer aux audiences et aux activités y faisant suite. L’octroi de cette ou de ces COC pluriannuel(les) d’envergure nationale a pour but de répondre aux attentes des anciens élèves des pensionnats indiens dont la demande au titre du PEI a été acceptée et qui attendent leur audience.

ET2. OBJECTIF

Ce projet porte sur la passation d’une série de conventions d’offre à commandes avec une ou plusieurs organisations d’intervenants autochtones qui seront chargées d’appliquer une stratégie nationale de mobilisation des intervenants. Cette stratégie comprendra diverses activités, procédant d’une approche traditionnelle et holistique axée sur les besoins de guérison et de réconciliation des ex-pensionnaires.

ET3. PORTÉE DES TRAVAUX

Voici les principaux éléments des travaux :

• Les documents sur le PEI s’adressent à des personnes qui cherchent plus d’information sur le programme et qui, une fois leur demande acceptée, attendent la tenue de leur audience.
• Participer au plan de notification des demandeurs dont on a perdu la trace (annonces à la radio et affiches).
• Privilégier une démarche holistique dans la tenue des séances de mobilisation encourageant la guérison et la réconciliation et dans la diffusion d’informations sur le PEI aux demandeurs.
• Participer à la rédaction du volet « mobilisation des demandeurs » du rapport final du PEI.
• Offrir au personnel du SAPI une formation visant à les sensibiliser aux questions autochtones, à l’aide d’approches novatrices et éventuellement d’une méthode numérique interactive.
• Inciter les organisations d’intervenants à coordonner des séances de mobilisation pour distribuer de l’information aux demandeurs.
• Mettre l’accent sur les activités qui favorisent la guérison et la réconciliation.

ET4. EXTRANTS/LIVRABLES

• Produire une évaluation et regrouper des données et des preuves issues des séances de mobilisation.
• Fournir des informations essentielles aux demandeurs du PEI, sous forme d’un plan de notification.
• Produire des rapports sommaires mensuels de toutes les activités menées durant le mois ainsi que des activités prévues pour l’avenir.
• Organiser et diriger des séances d’activités visant à mieux faire connaître le PEI et à favoriser la guérison et la réconciliation chez les survivants.
• Organiser et diriger des séances de formation à l’intention du personnel du SAPI et, éventuellement, d’autres groupes ou organisations d’intervenants.
• Une fois livrés tous les produits attendus, comme les modules de formation, fournir tous les droits et renonciations applicables.

ET5. SOUTIEN MINISTÉRIEL

Au besoin, des renseignements supplémentaires sur le PEI pourront être fournis par le bureau du Directeur général du SAPI, le gestionnaire de l’Unité de coordination de la liaison avec les collectivités, le Directeur des services à la clientèle et les autres employés du SAPI autorisés à cette fin par le Directeur général.

ET6. EXIGENCES EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ

La présente demande d’offres à commandes (DOC) ne comporte AUCUNE exigence en matière de sécurité.

ET7. EXIGENCES LINGUISTIQUES

• L’anglais sera la langue de travail et de correspondance.
• Tous les besoins de traduction, avec les coûts y afférents, seront couverts par le SAPI.

ET8. EXIGENCES DE RAPPORT

L’entrepreneur communiquera des rapports d’avancement mensuels sur les travaux en cours au Directeur général du SAPI ou à son délégué. Le SAPI pourra fixer d’autres exigences de rapport, qui seront déterminées au besoin par le Directeur général du SAPI ou par son délégué.

Il incombe à l’entrepreneur de favoriser et de maintenir les communications avec le Directeur général du SAPI ou son délégué en ce qui concerne l’avancement des travaux exécutés dans le cadre de toute commande subséquente à la COC.

À la demande du Directeur général du SAPI ou de son délégué, l’entrepreneur doit faire le point, verbalement ou par écrit, sur les travaux exécutés dans le cadre de toute commande subséquente à une offre à commandes.

Par ailleurs, l’entrepreneur doit immédiatement informer le Directeur général du SAPI ou son délégué de toute question, de tout problème ou de toute préoccupation qui pourrait l’empêcher de mener à terme les travaux prévus dans toute commande subséquente à une offre à commandes.
ET9. RESPONSABILITÉS DE L’ENTREPRENEUR

La gestion par l’entrepreneur des services offerts au SAPI dans le cadre de la convention d’offre à commandes (COC) doit être conforme aux lois, aux codes, aux règlements, aux politiques et aux procédures applicables du Ministère et du gouvernement fédéral.

L’entrepreneur doit toujours s’assurer que sa conduite et le rendement de ses ressources sont conformes aux conditions de la COC et de toute commande subséquente, ainsi qu’au Code de conduite pour l’approvisionnement (www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/app-acq/cndt-cndct/index-fra.html).

L’entrepreneur doit s’assurer que tout le personnel affecté aux travaux a reçu la formation et l’équipement nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités, y compris une sensibilisation aux protocoles culturels et traditionnels. L’entrepreneur doit posséder les connaissances nécessaires pour comprendre les besoins particuliers des peuples autochtones du Canada.

L’entrepreneur doit fournir les outils, les installations, le matériel et les logiciels nécessaires à la réalisation des travaux, sauf avis contraire du responsable de l’offre à commandes. Il doit fournir ses propres moyens de communication avec le Ministère, puisque le SAPI ne fournira pas de services de courriel.

ET10. EXIGENCES RELATIVES AUX RESSOURCES DE L’ENTREPRENEUR

L’entrepreneur doit fournir une équipe qui pourra travailler à toutes les activités essentielles résultant d’une commande subséquente à une offre à commandes.

ET11. MÉTHODE ET SOURCE D’ACCEPTATION

Tous les livrables produits et tous les services fournis dans le cadre d’une commande subséquente à une offre à commandes peuvent être inspectés par le responsable de l’offre à commandes. Si le chargé de projet juge qu’un livrable n’est pas satisfaisant, il a le droit de le rejeter ou d’en demander la correction avant d’autoriser le paiement.
ET12. OPTION ET AVIS DE MISE À JOUR ANNUELLE
Le MAINC se réserve le droit d’émettre une option de mise à jour annuelle pour cette demande d’offre à commandes.
L’option de mise à jour demandera à de nouveaux soumissionnaires de devenir des fournisseurs en vertu de la méthode d’approvisionnement par offre à commandes du SAPI.
Les détenteurs de conventions d’offres à commandes au moment de l’émission de l’option de mise à jour ne seront pas tenus de se qualifier à nouveau pour l’attribution d’une convention d’offre à commandes.
Advenant que le SAPI décide d’exercer qu’il choisisse d’exercer son option de mise à jour annuelle, il publiera un avis à cet effet sur achatsetventes.gc.ca.
ET13. DIVULGATION PROACTIVE DES MARCHÉS CONCLUS AVEC D'ANCIENS FONCTIONNAIRES
En fournissant de l’information sur son statut en tant qu’ancien fonctionnaire touchant une pension en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), l’entrepreneur a accepté que cette information soit publiée sur les sites Web des ministères, dans le cadre des rapports de divulgation proactive des marchés, et ce, conformément à l’Avis sur la Politique des marchés : 2012­2 du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).
ET14. DÉPLACEMENTS

L’entrepreneur pourrait être appelé à effectuer des déplacements.

Les frais autorisés de déplacement et de subsistance que l’entrepreneur a raisonnablement et convenablement engagés dans l’exécution des travaux sont remboursés, au prix coûtant, sans aucune indemnité pour le profit ou les frais administratifs généraux, conformément aux directives sur les indemnités de repas, l’utilisation d’un véhicule privé et les faux frais qui se trouvent aux annexes B, C et D de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, et selon les autres dispositions de la directive qui font référence aux « voyageurs » plutôt qu’aux « employés ».

Tout déplacement doit être approuvé au préalable par le chargé de projet. Tous les paiements sont assujettis à une vérification par le gouvernement. Directive sur les voyages du Conseil national mixte
http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/travel-voyage/inde…
Prière de se reporter à l’annexe E.
ET14. UTILISATEUR DÉSIGNÉ
L’utilisateur désigné autorisé à passer des commandes subséquentes à l'offre à commandes est : le Secrétariat d’adjudication des pensionnats indiens (SAPI).
ET15. PROCÉDURES POUR LES COMMANDES SUBSÉQUENTES
15.1 Passation d’une commande subséquente

Le responsable de l’offre à commandes entend émettre plusieurs conventions d’offre à commandes dans le cadre de cet appel. Les commandes subséquentes seront passées à l’absolue discrétion du responsable des offres à commandes, selon L’UN OU L’AUTRE des critères suivants :

LE PROFIL SOMMAIRE DE L’ENTREPRISE FIGURANT DANS L’OFFRE DU SOUMISSIONNAIRE SERVIRA DE GUIDE

1. Expérience démontrée du milieu autochtone
2. Exigences linguistiques et capacités du détenteur de la convention d’offre à commandes
3. Besoins culturels particuliers
4. Besoins de mobilisation des intervenants et capacité du détenteur de la convention d’offre à commandes
5. Régions géographiques au Canada – capacité et proximité du détenteur de la convention d’offre à commandes
6. Coût

ET16. LIMITE DES COMMANDES SUBSÉQUENTES

Les commandes individuelles subséquentes à l'offre à commandes ne doivent pas dépasser 25 000 $, incluant les frais de voyages et les taxes applicables.

CRITÈRES OBLIGATOIRE

M1 PROFIL SOMMAIRE DE L’ENTREPRISE

L’offre du soumissionnaire DOIT inclure un PROFIL SOMMAIRE DE L’ENTREPRISE, détaillant l’expérience du soumissionnaire. Le profil sommaire DOIT être structuré comme indiqué ci-dessous, section par section.

Le profil sommaire de l’entreprise DOIT :

SECTION 1 – EXPÉRIENCE AUPRÈS DES AUTOCHTONES
a) Donner un aperçu de l’expérience accumulée par le soumissionnaire au cours des dix dernières années dans la prestation de services similaires à ceux visés par les exigences de la présente DP (voir l’annexe A Énoncé des travaux) en réponse aux divers besoins des collectivités autochtones au Canada touchées par les séquelles du régime des pensionnats indiens.

b) Attester de la capacité du soumissionnaire à gérer et à coordonner les nombreux besoins des intervenants autochtones.
c) Attester de l’expérience du soumissionnaire en matière de sensibilisation et de formation des Autochtones.

SECTION 2 – CAPACITÉS LINGUISTIQUES
a) Décrire la capacité du soumissionnaire à fournir des services en plusieurs langues, notamment dans les langues suivantes :
anglais, français, inuktitut, innuinaqtun, siglit, oji-cri, déné gwich’in et dogrib, ojibway, innu et atikamekw.

SECTION 3 – EXIGENCES
a) Montrer que le soumissionnaire comprend les répercussions de l’expérience des pensionnats sur les anciens pensionnaires, les membres des collectivités et leurs familles.
b) Montrer que le soumissionnaire comprend la portée et les problèmes potentiels des projets décrits dans le présent besoin (voir l’annexe A Énoncé des travaux).

M2 RÉSUMÉS DES PROJETS

L’offre du soumissionnaire DOIT inclure trois (3) exemples de projets antérieurs menés à terme au cours des dix dernières années où il a :
3. fourni des services correspondant à ceux requis dans l’énoncé de travail (ET) à d’anciens pensionnaires, aux membres des collectivités et/ou à leurs familles.
4. fourni des services et/ou mené des activités à l’intention de populations diverses et marginalisées, en faisant appel à des approches culturelles traditionnelles.

Dans le cas des références fournies au sujet de ces projets, les renseignements donnés DOIVENT comprendre :

• Le nom de l’organisation cliente
• Le nom du projet
• Le nom, de même que le numéro de téléphone, l’adresse courriel et le titre actuels du chargé de projet du client ou de son représentant autorisé qui peut valider l’allégation du soumissionnaire
• Une description de la portée et des objectifs du projet
• La durée des travaux (dates de début et d’achèvement, en mois/année; les soumissionnaires sont encouragés à calculer le nombre de mois et à inscrire le nombre total entre parenthèses, par exemple du 27 janvier 2007 à mars 2007 (3 mois)

METHODE DE SÉLECTION
Pour être déclarée recevable, une offre DOIT respecter toutes les exigences de la demande d'offres à commandes. Une offre recevable inclut l’offre technique et l’offre financière. L'attribution d’une offre à commandes sera recommandée pour toutes les offres recevables qui satisfont aux critères obligatoires d’évaluation technique et qui comportent une offre financière.

Cette activité d’approvisionnement est assujettie à la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA).