Transports Canada (TC) doit trouver un lieu de rassemblement à Ottawa (Ontario) pour tenir la réunion nationale du Conseil consultatif maritime canadien (CCMC) chaque année à l’automne. Environ 500 délégués assisteront à la séance plénière d’ouverture de la réunion, puis ils se diviseront en groupes dans diverses salles pour participer aux réunions de leur choix. La réunion du CCMC se déroulera sur trois jours, et il faudra compter une journée supplémentaire, le jour précédant la réunion, pour la préparation.
Nous avons besoin du lieu chaque année, pendant quatre (4) jours consécutifs au maximum, en semaine, entre le lundi et le vendredi, au cours des trois premières semaines de novembre. La première journée sera une journée de préparation pour Transports Canada (TC) et les équipes chargées de l’audiovisuel. Aucune réunion n’aura lieu cette journée-là. Les dates précises de l’événement seront déterminées par le fournisseur et l’autorité responsable du projet au plus tard 12 mois avant l’événement, au cours de l’année du contrat.
Toutes les salles de réunion doivent être fermées, non pour des raisons de sécurité, mais pour limiter les dérangements, comme les réunions auront lieu simultanément.
