L’information contenue dans cet avis décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter la demande de proposition pour obtenir la description complète des besoins et toutes les instructions connexes.
Contexte
Le directeur général des élections du Canada (« DGEC ») est un agent du Parlement et exerce la direction et la supervision générales de la tenue d’élections et de référendums au niveau fédéral. Le DGEC assure la direction du Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada (EC).
Besoin
EC requiert des services d’animation de niveau débutant et/ou chevronné pour l’aider, au besoin, à la planification, à la conception, à l’organisation et à la tenue de diverses réunions tant avec des intervenants internes qu’externes, dans la RCN et à divers endroits au Canada, à l'aide de moyens et de techniques d’animation traditionnels et assistés par la technologie.
CONTEXTE DU PROJET
Dans le but de faire le point sur ses plans intégrés, d’harmoniser ses activités et ses programmes, d’approuver les plans opérationnels des secteurs, d’examiner l’efficacité de ses programmes, de discuter des priorités à venir et d’établir de solides relations entre les intervenants, EC tient plusieurs réunions qui nécessitent des services d’animation. Ces réunions peuvent inclure, sans s’y limiter, les réunions hebdomadaires ou trimestrielles du COMEX, des réunions de tout le personnel et des réunions du Forum des EX.
En outre, EC doit organiser des réunions périodiques ou cycliques avec des intervenants externes, comme des représentants d’organisations nationales, des parlementaires, des partis politiques et des groupes consultatifs tels que ceux mentionnés à la section 3.03 du présent énoncé des travaux.
Les réunions d’EC se déroulent dans la RCN et à divers endroits au Canada. À l’occasion, elles peuvent nécessiter des méthodes et des outils de communication modernes : vidéoconférence, téléconférence, logiciels d’animation, médias sociaux et autres technologies utilisées pour appuyer les réunions. EC a besoin de soutien pour la planification, la conception, l’organisation et la tenue de ces réunions.
OBJECTIF
La présente offre à commandes vise à assurer une capacité constante de fournir des services de planification, d’élaboration et d’animation de diverses réunions régulières et réunions spéciales, au besoin, conformément à une commande subséquente.
Sécurité
Cote de sécurité minimum requise pour la ou les ressources : Fiabilité
Période du contrat
Le contrat s’étendra de la date d’entrée en vigueur jusqu’au 31 mars 2025 (« durée initiale »).
L’entrepreneur accordera à Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat de trois périodes supplémentaires d’au plus d’une année chacune, selon les mêmes modalités.
Présentation des offres
Pour cette demande d’offres à commandes, les offrants peuvent utiliser le service Connexion postel de la Société canadienne des postes pour envoyer électroniquement leur offre. Pour de plus amples renseignements, les offrants doivent consulter la partie 2, Instructions à l’intention des offrants, et la partie 3, Instructions pour la préparation des offres, de la demande d’offres à commandes.
Les offres doivent être adressées à l’autorité contractante et envoyées, sous pli scellé, à l’Unité de réception des propositions, au plus tard à la date et à l’heure de clôture indiquées sur la page couverture de la demande d’offres à commandes.
Si vous voulez envoyer votre offre par la poste ou la livrer en personne, notez que les heures d’ouverture de l’Unité de réception des propositions d’EC sont du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h (heure de Gatineau, Québec).
Les offres envoyées par courrier électronique ou par télécopieur ne seront pas acceptées.
Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.
Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.
Méthode de sélection
Stratégie d’approvisionnement concurrentiel : Note combinée la plus élevée pour la qualité technique et le prix
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements et autres communications destinées aux représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT à l’autorité contractante, qui sera la principale personne-ressource du soumissionnaire. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne pourraient être disqualifiés.
Les demandes de renseignements doivent être faites par écrit et envoyées à p••••••••@••••••••.ca au plus tard à la date d’échéance indiquée dans la demande d’offres à commandes. Les soumissionnaires qui présentent une demande de renseignements après cette date pourraient ne pas recevoir de réponse.
Les parties intéressées qui souhaitent obtenir les documents relatifs à cette demande d’offres à commandes doivent les télécharger à partir de la page suivante: https://canadabuys.canada.ca/en/tender-opportunities. Les documents téléchargés sur cette page ont préséance sur toute autre copie disponible.
Vous trouverez d’autres renseignements sur Élections Canada à elections.ca.
Comptes rendus:
Une fois le soumissionnaire retenu annoncé, les autres soumissionnaires pourront demander un compte rendu des résultats du processus d’appel d’offres relatif à la demande d’offres à commandes. Le cas échéant, ils doivent en faire la demande auprès de l’autorité contractante, conformément aux modalités de la demande d’offres à commandes. Le compte rendu pourra alors être fourni par écrit, par téléphone ou en personne.
