Services de gestion de placements professionnels

1. Définition des besoins

Le Service correctionnel du Canada (SCC) – CORCAN a besoin de services de gestion de placements professionnels afin d’assurer la gestion administrative continue liée à l’emploi et à la formation de transition, ce qui comprend l’administration des salaires de formation des délinquants sous surveillance dans la collectivité ou en placement à l’extérieur qui participent au programme de CORCAN dans la province de l’Ontario. Le travail comportera les tâches suivantes :

1.1 Objectifs

Fournir aux délinquants d’autres possibilités d’emploi et de formation professionnelle afin de favoriser leur transition vers la collectivité (après leur incarcération).

1.2 Tâches

L’entrepreneur doit assurer les services de gestion de l’effectif suivants pour les délinquants recommandés par CORCAN que CORCAN a choisis pour participer à un emploi de transition ou à une formation professionnelle, ou aux deux, dans des emplacements communautaires sous la responsabilité directe de CORCAN :

a) collecte de tous les renseignements nécessaires et intégration du délinquant pour répondre aux exigences de prestation de services contractuels et à toutes les autres lois provinciales et fédérales applicables;
b) signalement de toute préoccupation ou de tout problème survenant lors de l’intégration du délinquant ou au cours de son placement;
c) administration de la rémunération et des avantages sociaux; et
d) gestion administrative des participants au programme et gestion de l’effectif, conformément à l’article 1.2.4.

1.2.1 Collecte de renseignements, intégration et prestation de services aux participants au programme

CORCAN fournira à l’entrepreneur les noms et numéros de téléphone des délinquants choisis pour participer au programme communautaire de CORCAN.

L’entrepreneur doit :

a) dans les trois jours ouvrables (à moins que le gestionnaire de CORCAN n’ait fixé un délai plus long) après que CORCAN a désigné un délinquant pour un besoin donné, recueillir tous les renseignements nécessaires auprès du délinquant et procéder à son intégration pour qu’il puisse
commencer à travailler, conformément à toutes les lois provinciales et fédérales applicables en matière d’emploi;
b) rencontrer le délinquant, au besoin, pour recueillir les renseignements requis et effectuer toutes les procédures d’intégration nécessaires. Si le délinquant ne peut se prévaloir des options de rencontre électroniques ou virtuelles, l’entrepreneur doit rencontrer le délinquant sur son lieu d’affaires ou, avec l’accord préalable du gestionnaire de CORCAN, à une unité opérationnelle du SCC;
c) signaler immédiatement au gestionnaire de CORCAN toute préoccupation ou tout problème survenu au cours d’une prise de contact avec un délinquant dans le cadre du contrat ou dont l’entrepreneur pourrait prendre connaissance pendant les communications (par exemple, le délinquant ne répond pas aux communications, ne fournit pas les renseignements demandés ou affiche des problèmes de comportement);
d) confirmer que l’intégration du délinquant est complète et communiquer à celui-ci la date à laquelle il peut commencer à participer au programme d’emploi de transition ou à la formation professionnelle de CORCAN dans la collectivité;
e) informer le délinquant des renseignements qu’il doit déclarer et du processus qu’il doit suivre pour répondre aux exigences de l’entrepreneur, et lui fournir la date de début et le lieu du programme ainsi que les coordonnées de la personne à qui il doit se présenter pour commencer sa participation au programme de CORCAN;
f) achever et traiter tous les documents que l’autorité provinciale en matière d’embauche juge nécessaires (il en va de même pour toute autre autorité fédérale, le cas échéant);
g) rémunérer les participants au programme selon un tarif horaire et au salaire minimum, en fonction du taux provincial et conformément aux règlements provinciaux, à moins que CORCAN n’indique que le participant doit être rémunéré à un taux plus élevé;
h) veiller à ce que toutes les autres exigences de l’employeur liées aux personnes inscrites sur la liste de paye soient respectées, y compris les paiements et la présentation de documents aux autorités compétentes;
i) en ce qui concerne les délinquants rémunérés par l’entrepreneur, fournir et gérer de façon continue tous les documents et toutes les assurances nécessaires, conformément aux exigences d’embauche de la province.

1.2.2 Orientation

L’entrepreneur doit fournir à chaque délinquant recommandé les renseignements suivants au sujet de son lieu de travail au plus tard le jour civil précédant le début du placement :

a) horaire de travail, date de début et coordonnées de la personne-ressource du lieu d’emploi;
b) renseignements relatifs à la rémunération et aux avantages sociaux, y compris les procédures propres à l’entrepreneur;
c) attentes générales (notamment : assiduité, ponctualité, attitude, hygiène personnelle et apparence).

1.2.3 Administration de la rémunération et des avantages sociaux

L’entrepreneur doit gérer l’administration de la rémunération et des avantages sociaux pour les délinquants qui participent aux interventions communautaires de CORCAN, conformément aux directives de CORCAN. Cette tâche comprend l’établissement de la rémunération et des avantages sociaux pour les heures de travail que CORCAN approuve pour chaque délinquant, ainsi que la transmission de tous
les documents d’emploi, impôt sur le revenu retenu, entre autres, conformément au droit du travail provincial ou territorial. L’entrepreneur doit :

a) établir un « barème de rémunération des délinquants » pour le paiement des salaires toutes les deux semaines;
b) distribuer la paye par chèque ou par dépôt direct (bien que l’on s’attende à ce que la majorité ait accès au dépôt direct, l’entrepreneur doit être en mesure de distribuer des chèques lorsque CORCAN le juge nécessaire); l’entrepreneur doit payer les délinquants en utilisant les fonds que CORCAN a fournis à cette fin;
c) fournir des talons de chèque de paye aux délinquants;
d) fournir aux délinquants le formulaire qu’ils doivent utiliser pour soumettre leur feuille de temps à l’entrepreneur et établir la procédure à suivre pour soumettre à CORCAN les feuilles de temps de manière à qu’elles coïncident avec les cycles de paye;
e) établir et maintenir un système de contrôle financier pour la paye et les avantages sociaux – le système de contrôle financier doit respecter les principes comptables généralement acceptables et, sur demande, être mis à la disposition du responsable du projet, du gestionnaire de CORCAN, de son représentant ou d’autres organismes d’enquête aux fins de vérification ou d’enquête, notamment l’ARC et la GRC;
f) s’assurer que toutes les retenues à la source prévues par la loi sont calculées, prélevées sur le salaire de l’employé et transmises au bureau des retenues à la source approprié, conformément à la législation pertinente en matière d’emploi;
g) s’assurer que les chèques sont facilement négociables au moment du paiement;
h) rémunérer entièrement le délinquant pour ses heures de travail le jour de la paye;
i) de concert avec le gestionnaire de CORCAN, examiner annuellement les taux de rémunération des participants au programme selon les changements apportés au salaire minimum provincial; et
j) émettre les feuillets T4, le relevé d’emploi et tout autre document requis conformément à la législation pertinente sur l’emploi.

1.2.4 Gestion de l’effectif

L’entrepreneur doit fournir au gestionnaire de CORCAN et au personnel de CORCAN responsable du lieu d’affectation du délinquant qui participe au programme les renseignements suivants sur les services de gestion du milieu de travail des délinquants.

a) L’entrepreneur doit signaler immédiatement les problèmes ou les préoccupations au gestionnaire de CORCAN responsable du lieu de travail. Cela comprend, sans s’y limiter, les problèmes de comportement, d’interactions négatives ou de toxicomanie que l’entrepreneur (ou son personnel) observe pendant les interactions avec le délinquant, ou dont il prend conscience.
b) L’entrepreneur doit communiquer avec la police, le service d’ambulance ou d’autres services communautaires en cas d’urgence.
c) En cas d’accident ou de blessure en milieu de travail, l’entrepreneur doit préparer et présenter la documentation requise, conformément aux règlements provinciaux, à l’autorité provinciale responsable de l’indemnisation des accidentés du travail, et en fournir copie au gestionnaire de CORCAN responsable du lieu de travail.

1.3 Résultats escomptés

Administrer des salaires de formation en temps opportun, conformément à toutes les lois et politiques fédérales et provinciales, selon le lieu de participation, aux délinquants que CORCAN a désignés comme étant des participants au programme.

1.4 Produits livrables

L’entrepreneur doit, à tout le moins, fournir les rapports suivants :

L’entrepreneur doit soumettre le rapport dans les cinq jours ouvrables suivant la fin de l’exercice ou d’une année donnée.

1.4.1 Rapport de suivi des placements professionnels

Ce rapport doit viser l’ensemble de l’exercice financier, et, à tout le moins, contenir les renseignements suivants :

a) nombre de délinquants évalués;
b) nombre de délinquants interviewés;
c) nom de chaque travailleur délinquant dont l’entrepreneur a recommandé le placement;
d) titre du poste visé par le placement et catégorie de chaque délinquant travailleur (à temps plein et à temps partiel);
e) dates de début et de fin du placement (s’il y a lieu), pour chaque travailleur délinquant;
f) situation professionnelle après trois et six mois pour chaque délinquant travailleur.

Le responsable du projet fournira un modèle pour ce rapport.

L’entrepreneur doit soumettre le rapport au plus tard cinq jours ouvrables suivant la fin de chaque mois.

1.4.2 Utilisation de papier

a. Si du matériel imprimé est requis, l’impression recto verso en noir et blanc doit être utilisée par défaut, à moins d’indication contraire du responsable du projet.
b. L’entrepreneur doit s’assurer que, pour le matériel imprimé, on a recours à du papier ayant un contenu en matières recyclées d’au moins 30 % ou ayant été certifié comme provenant d’une forêt gérée de façon durable.
c. L’entrepreneur doit recycler les documents imprimés qui ne sont pas nécessaires (en conformité avec les exigences relatives à la sécurité).

1.5 Contraintes

1.5.1 Lieu de travail
a. L’entrepreneur doit effectuer l’essentiel des travaux à son lieu d’affaires.
b. Déplacements
i. Aucun déplacement n’est prévu pour la réalisation des travaux dans le cadre du présent contrat.

1.5.2 Langue de travail

L’entrepreneur doit effectuer tous les travaux en anglais.

1.5.3 Exigences relatives à la sécurité

Il n’y a aucune exigence relative à la sécurité dans le présent marché.

2. Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités (exigences essentielles minimales)

Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d’un énoncé des capacités qu’il satisfait aux exigences suivantes :

1. Le fournisseur doit avoir au moins deux (2) années d’expérience dans l’administration de la paye et des salaires dans la province de l’Ontario pour des personnes qui travaillent sous la supervision d’une autre partie. L’expérience doit avoir été acquise au cours des quatre (4) années précédant la date de clôture du présent préavis d’adjudication de contrat (PAC).
2. Le fournisseur doit avoir au moins deux (2) années d’expérience dans la prestation de services liés à l’emploi pour des groupes de personnes considérées comme ayant des restrictions à l’emploi au sein de la population active, notamment les personnes ayant eu des démêlés avec le système de justice pénale, les femmes, les Autochtones et les personnes ayant des besoins en santé mentale. L’expérience doit avoir été acquise au cours des quatre (4) années précédant la date de clôture du présent PAC.

3. Applicabilité des accords commerciaux à l’achat

Le présent approvisionnement n’est assujetti à aucun accord sur le commerce.

4. Marché réservé en vertu de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones

Ce marché n’est pas réservé aux fournisseurs autochtones.

5. Entente(s) sur les revendications territoriales globales

Cet achat n’est pas assujetti à une entente sur les revendications territoriales globales.

6. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l’avance

Seul un nombre restreint de fournisseurs sont disponibles pour offrir des services de gestion du milieu de travail aux délinquants dans la région de l’Ontario.
Le fournisseur présélectionné sera le seul à pouvoir fournir des services de gestion administrative continus liés à des emplois de transition et à des formations, y compris la gestion des salaires, aux délinquants sous surveillance dans la collectivité.
Le fournisseur sélectionné à l’avance rencontre toutes les exigences essentielles minimales décrites dans ce PAC.

7. Exception(s) au Règlement sur les marchés de l’État

L’exception suivante au Règlement sur les marchés de l’État est invoquée pour cet achat :

(d) les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.

8. Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l’appel d’offres limité

Le présent approvisionnement n’est assujetti à aucun accord sur le commerce.

9. Titre de propriété intellectuelle

Aucune modalité sur les droits de PI n’est indiquée au contrat.

10. Période du contrat proposé ou date de livraison

Le contrat proposé est d’une durée d’un (1) an, à partir de la date d’attribution du contrat jusqu’au 31 août 2025, avec possibilité de prolonger le contrat pour trois (3) périodes supplémentaires d’un (1) an.

11. Coût estimatif du contrat proposé

La valeur estimée du contrat, y compris toute option, est de 3 000 000,00 $ (TPS/TVH en sus).

12. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l’avance

Nom : Agilus Work Solutions
Adresse : 10012 Jasper Avenue, Edmonton, AB., T5J 1R2

13. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou les services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d’ici la date et l’heure de clôture lesquelles sont aussi précisées dans cet avis. L’énoncé des capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.

14. Date et heure de clôture pour la présentation des énoncés des capacités

La date et l’heure de clôture pour l’acceptation d’énoncés des capacités sont le lundi 29 juillet 2024 à 14 h Heure Avancée de l’Est (HAE).

15. Demandes de renseignements et présentation des énoncés des capacités

Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être envoyés à :

Lynn-Stacy Gracia-Jules
340 Laurier Avenue Ouest
Ottawa, Ontario
K1P 5K3
Téléphone : 343-596-7363
Courriel : L••••••••@•••••••.••.ca