La présente DP vise l’acquisition de services de voyage et de services connexes à l’intention du Sénat du Canada, services pour lesquels la Direction des comités constitue l’utilisateur principal. Les comités du Sénat accomplissent un travail important pour les Canadiens et Canadiennes; entre autres, ils examinent les mesures législatives et réalisent des études spéciales. Les travaux des comités sont en grande partie réalisés à Ottawa; toutefois, les comités effectuent parfois des déplacements au Canada ou à l’étranger, dans le but de recueillir des éléments de preuve aux fins d’une étude. Ces déplacements peuvent survenir suivant un court préavis et comporter divers détails logistiques complexes. Puisque ces déplacements peuvent être de nature ponctuelle, il n’existe aucune garantie quant au nombre de destinations et de voyageurs ou quant aux montants devant être dépensés pendant un exercice financier.
Aux fins des déplacements des comités, il est prévu qu’il y aura entre 200 et 400 opérations par année, correspondant à un montant total de dépenses évalué entre 200 000 $ et 800 000 $ en tarifs aériens. Il faudra peut-être parfois réserver des hôtels ou du transport terrestre par l’entremise de l’agence de voyage.
Les comités du Sénat requièrent le soutien d’une agence de voyage, puisque les réservations sont souvent faites suivant un court préavis et nécessitent souvent de nombreux changements jusqu’au moment du départ et au cours du déplacement. Il est aussi très important d’avoir accès en tout temps à un agent, en cas d’urgence.
Le Sénat du Canada a établi qu’il est nécessaire d’obtenir les services d’une agence de voyage, principalement pour desservir la Direction des comités, pour avoir accès à des vols nationaux et internationaux, et dans une moindre mesure, avoir accès au transport ferroviaire et à des aéronefs nolisés, à des taux concurrentiels. Il peut s’avérer nécessaire d’effectuer des réservations d’hôtel ou d’utiliser le transport terrestre. L’agent de voyage devrait également prêter son concours afin de permettre de réduire les frais de déplacement, en proposant des itinéraires de rechange et en donnant des conseils concernant les tarifs.
