(a) Contexte
Élections Canada (EC) est un organisme indépendant et non partisan qui relève directement du Parlement du Canada. EC a pour mandat de conduire les élections générales, les élections partielles et les référendums fédéraux, d’administrer le régime de financement politique prévu par la Loi électorale du Canada (LEC), de surveiller l’observation des lois électorales et de les faire appliquer.
Pour s’acquitter du mandat ci-devant, EC tient à jour la liste des électeurs (noms et adresses des électeurs) et les étiquettes postales de la carte d'identification des électeurs et lors d'un scrutin (élections générales, élections partielles ou référendum), et offre ces listes et étiquettes aux intervenants clés en format imprimé.
(b) Brève description
EC a l’obligation d'imprimer des copies de la liste des électeurs et des étiquettes postales de la carte d’identification des électeurs (exigence facultative) pour les élections générales et les élections partielles dans les 338 circonscriptions électorales (CE) au Canada. L’objectif consiste à conclure un contrat avec un imprimeur ayant une expérience éprouvée de la prestation des services précisés à l’annexe A, Énoncé des travaux (EDT).
Une annonce d’élections générales et d’élections partielles prévoyant un vote dans 36 jours (au moins) peut être faite sans avertissement, et les LE ainsi que les étiquettes postales de CIE doivent être imprimées, emballées et expédiées dans les cinq jours civils. Le premier lot doit être prêt pour l'expédition dans les deux jours suivant la notification. Le dernier lot doit être prêt pour l'expédition dans les cinq jours suivant la notification par EC. Le soumissionnaire doit être capable de répondre à cette exigence avec une capacité excédentaire suffisante pour s’acquitter de ses engagements au jour le jour et garantir une large marge de redondance pour faire face aux retards causés par des problèmes d'équipement ou d'autres retards. En outre, compte tenu du calendrier serré et de l'importance de livrer des produits de haute qualité, la méthodologie et la proximité du soumissionnaire en ce qui concerne le transfert des fichiers et le retour des épreuves à EC à Gatineau doivent être telles que le soumissionnaire puisse respecter l’exigence des cinq jours civils. La réunion de lancement et la visite sur place sont obligatoires.
Période du contrat:
Le contrat commencera à la date d’entrée en vigueur du contrat et se terminera le 31 mars 2016.
Le soumissionnaire accorde à Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat de quatre (4) périodes additionnelles d’un (1) an chacune, jusqu’au 31 mars 2020 inclusivement, selon les mêmes conditions.
Méthode de sélection :
L’évaluation des offres suivra les étapes suivantes :
Étape 1 – Évaluation technique obligatoire
Étape 2 – Évaluation des critères techniques cotés
Étape 3 – Évaluation financière
Étape 4 – Détermination de l’offrant classé au premier rang
La proposition retenue ne sera pas nécessairement celle ayant obtenu la note technique la plus élevée ni celle ayant le prix évalué le plus bas. Le soumissionnaire de la proposition de l’étape 4 avec la note d’évaluation combinée la plus haute sera considérée pour l’attribution d’un contrat.
