Le Conseil des arts du Canada cherche à mandater une ressource pour effectuer des analyses documentaires visant les exemptions et les exclusions, mener des consultations externes et préparer les ensembles de documents à transmettre dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels, tout en veillant au respect des Lois, règlements et instruments de politique, et en coordonnant les réponses aux demandes de renseignements personnels et d’accès à l’information pour le Conseil des arts.
Les demandes couvrent un éventail de sujets relatifs au mandat et aux responsabilités du Conseil des arts. Elles portent souvent sur le processus d’évaluation par les pairs, les rapports d’évaluation des demandes particulières de subventions, le financement d’artistes de profession et d’organismes artistiques, et les statistiques et contrats relatifs à l’administration des programmes et activités du Conseil des arts.
Les services et les livrables exigés peuvent notamment comprendre ce qui suit :
a) Participer à la modernisation du Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), notamment l’élaboration de guides des politiques et procédures d’AIPRP;
b) Élaborer, modifier, mettre en place et tenir à jour des politiques, procédures, directives, processus, protocoles et outils d’AIPRP propres à l’organisme, selon les indications de la personne responsable du projet;
c) Informer la haute direction des problèmes touchant l’AIPRP;
d) Fournir des conseils et des recommandations aux parties prenantes internes et externes sur l’administration des lois sur l’AIPRP ainsi que des politiques, directives, procédures, protocoles, lignes directrices et processus connexes de l’organisme et du Conseil du Trésor (CT), et sur les dossiers complexes ou délicats relatifs à la protection des renseignements personnels;
e) Concevoir et exécuter le programme de formation et de sensibilisation du Conseil des arts sur l’application des lois sur l’AIPRP et des politiques, procédures, directives et protocoles connexes de l’organisme et du CT ainsi que sur les saines pratiques pour la création, la collecte, l’exactitude, la vérification, l’utilisation, la divulgation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels dans le format et les délais prescrits;
f) Fournir des conseils sur la gestion des dossiers et de l’information, notamment pour la conformité à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, aux politiques de l’organisme sur la gestion des dossiers et de l’information ainsi qu’à la Politique sur les services et le numérique du CT;
g) Fournir des conseils concernant l’interaction entre les lois sur l’AIPRP, la gestion des dossiers et de l’information, et la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT;
h) Réaliser des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ou participer à leur réalisation : tenir des réunions avec les parties prenantes internes et externes, analyser les programmes ou activités de l’organisme afin de déterminer si une EFVP s’impose ou si un protocole sur les utilisations non administratives des renseignements personnels est suffisant, réviser et préparer des plans de gestion des risques relatifs à la vie privée énonçant ces risques ainsi que les mesures à prendre pour les atténuer, etc.;
i) Créer, réviser ou modifier les fichiers de renseignements personnels (FRP) conformément pour l’enregistrement auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) dans le format et les délais prescrits;
j) Réaliser des enquêtes sur les atteintes à la vie privée ou participer à leur réalisation, puis en communiquer les résultats à la haute direction, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) et aux autres autorités concernées;
k) Contribuer à la préparation de rapports statistiques et annuels sur l’administration des lois sur l’AIPRP;
l) Traiter les demandes de renseignements dans le cadre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, notamment en produisant le raisonnement et les documents justificatifs des exemptions ou d’autres mesures prises conformément aux lois sur l’AIPRP, en réponse aux plaintes adressées au Commissariat à l’information (CIC) et au CPVP ainsi qu’aux révisions judiciaires, et en communiquant avec les demandeuses et demandeurs au besoin;
m) Conseiller la haute direction sur les questions d’AIPRP, lui fournir des interprétations, de l’information et des recommandations, et la mettre au courant de telles questions à l’aide de notes d’information, d’instructions écrites ou d’instructions transmises de vive voix lors de réunions;
n) Réaliser des audits sur le respect de la vie privée et la conformité, des évaluations sur la sécurité et les risques de menaces ainsi que des enquêtes sur les atteintes à la vie privée;
o) Donner des conseils sur les demandes visant les renseignements personnels des sujets des données;
p) Vérifier et adapter la documentation pour assurer le respect des exigences légales et réglementaires ainsi que l’exactitude et l’intégralité des données;
q) Produire des avis de collecte et des énoncés de confidentialité;
r) Concevoir un programme de formation pour les formatrices et formateurs en AIPRP;
s) Produire les documents nécessaires pour la création d’une feuille de route annuelle présentant les activités d’AIPRP et comprenant les grandes étapes et les indicateurs de réussite pour le suivi des progrès;
t) Mener une évaluation de fin d’année des activités d’AIPRP et fournir à l’équipe de l’AIPRP une liste d’occasions d’amélioration et de formation.
Dans le cadre de la prestation des services, il faudra consulter, analyser et appliquer :
- la Loi sur la protection des renseignements personnels et les règlements fédéraux connexes;
- la Loi sur l’accès à l’information et les règlements fédéraux connexes;
- la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada;
- les politiques, directives et lignes directrices du CT sur l’AIPRP;
- les politiques, directives et lignes directrices du CT sur la gestion des dossiers et de l’information;
- les lignes directrices de Bibliothèque et Archives Canada sur la gestion des dossiers et de l’information;
- la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT et les directives, normes et lignes directrices connexes;
- les documents d’orientation pertinents du CIC et du CPVP;
- les décisions des tribunaux sur les dossiers relatifs à l’AIPRP;
- les politiques, directives, normes, lignes directrices, processus et protocoles propres à l’organisme,
- la Loi sur le Conseil des Arts du Canada et les autres lois fédérales applicables.
