Acquisition de produits d'information

Entente sur le commerce : AUCUNE
Processus de demande des soumissions : Tout fournisseur
intéressé peut présenter une soumission
Pièce jointe : Aucune
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Soumissionnaire
le moins-disant
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nature des besoins :

BESOIN
L'entrepreneur doit fournir ce qui suit :
1) l'acquisition des abonnements, la gestion des abonnements et
l'exécution des fonctions d'abonnement;
2) l'accès à son système d'information sur la gestion des
comptes clients;
3) le soutien de gestion de comptes du client;
4) la gestion de la transition des abonnements;
5) la présentation de rapports au chargé de projet.

LIVRABLES
Sans restreindre les conditions et les modalités du présent EDT,
voici un sommaire des livrables à fournir en vertu du présent
contrat :
a) les publications de l'appendice 1, précisées dans la
correspondance électronique applicable, qui ont été approuvées
et délivrées en vertu du présent contrat;
b) les rapports, conformément à la section 4), à l'article
Tâches aux présentes.

TÂCHES
Afin de rendre la gestion des abonnements efficiente, le client
a besoin des fonctions d'agent de gestion des abonnements
suivantes :
1) Acquisition, gestion et exécution des abonnements
a) L'entrepreneur doit fournir des fonctions d'acquisition, de
gestion et d'exécution des abonnements dans la mesure
nécessaire pour assurer la satisfaction des exigences
contractuelles.
i) L'entrepreneur doit passer des commandes d'abonnements, au
besoin, conformément au contrat. Il n'existe aucun
renouvellement automatique des abonnements.
ii) L'entrepreneur doit, quand l'autorité responsable lui en
fait la demande, procéder à des annulations d'abonnements
conformément à la correspondance électronique applicable
approuvée et délivrée en vertu du contrat. Dans les cinq (5)
jours ouvrables suivant la réception de la demande d'annulation,
l'entrepreneur doit annuler l'abonnement et confirmer par
courrier électronique à l'autorité responsable que
l'annulation a été faite.
iii) L'entrepreneur doit s'assurer que les publications sont
livrées en conformité avec la correspondance électronique
applicable approuvée et délivrée en vertu du contrat. Les
éditeurs doivent directement livrer les publications aux
endroits indiqués à l'appendice 2, conformément à la
correspondance électronique approuvée et délivrée en vertu
du contrat.
iv) Annulation d'une commande d'abonnement
Si, pour une raison quelconque, l'entrepreneur découvre un
motif d'annuler une commande d'abonnement, l'entrepreneur
doit immédiatement, mais au plus tard dans les cinq (5)
jours ouvrables suivant le moment où il l'a découvert, informer
l'autorité responsable, par courriel, de ce motif d'annuler
la commande.
L'entrepreneur ne doit pas annuler une commande d'abonnement, à
moins que le chargé de projet lui en fasse la demande par
correspondance électronique. Après avoir annulé une commande
d'abonnement, l'entrepreneur doit mettre à jour la liste
pertinente des abonnements à des revues en retirant chacun des
titres annulés de cette liste. Les annulations entreront en
vigueur à la date d'expiration applicable à l'abonnement visé
et, le cas échéant, immédiatement avec le volume ou l'édition
courante pertinente pour l'abonnement visé par l'annulation.
L'entrepreneur doit fournir un remboursement au prorata pour
toute annulation d'un abonnement pour la version imprimée
(par l'éditeur ou le client, le cas échéant).
v) L'entrepreneur doit, quand l'autorité responsable lui en fait
la demande, procéder à des annulations d'abonnements
conformément à la correspondance électronique applicable
approuvée et délivrée en vertu du contrat. Dans les dix (10)
jours ouvrables suivant réception de la (des) réclamation(s)
portant sur les publications manquantes, l'entrepreneur la
(les) traitera et enverra un courriel à l'autorité responsable
pour l'informer de la réponse de l'éditeur relativement à la
(aux) réclamation(s).
2) Support technique et résolution de problèmes
a) L'entrepreneur doit fournir, au chargé de projet, le soutien
technique suivant et l'assistance de résolution de problème
par téléphone ou courriel et s'efforcer de fournir du soutien
et des solutions aux problèmes rapidement, Il doit maintenir des
communications continues avec le chargé de projet pour le
tenir au courant de l'état du problème.
b) La résolution de problèmes comprend, sans toutefois s'y
limiter, tout problème survenant par rapport à un titre
manquant en particulier, à des demandes de paiement et à des
demandes concernant les éditeurs.
c) La résolution de problèmes par téléphone et par courriel
doit être offerte :
i) dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada, au
choix du chargé de projet;
ii) au moins de 8 h à 17 h de l'Est (normale ou avancée);
iii) du lundi au vendredi (sauf les jours fériés au Canada).
iv) Dans le cas des demandes que le chargé de projet effectue
par téléphone ou courrier électronique et désigne comme «
demandes urgentes », l'entrepreneur doit, pour chaque
problème soulevé, répondre dans les trois (3) heures ouvrables
suivant le premier contact.
3) Gestion de la transition de l'abonnement
a) Les fonction de gestion de transition de l'abonnement
comprend au moins la configuration du compte de
l'entrepeneur ainsi que la conversion des dossiers du client,
comme suit :
i) les transitions d'abonnements doivent commencer à la date
d'attribution du contrat et être achevées dans les trente
jours.
ii) Demandes en suspens - L'entrepreneur doit s'occuper de
toutes les demandes en suspens relatives aux éditions
manquantes soumises par le client auprès des fournisseurs
titulaires à partir de la date d'attribution du contrat.
iii) Prestation de formation - Dans les trois mois suivant la
date d'attribution du contrat, l'entrepreneur doit fournir
le matériel de formation au personnel du client afin de
permettre une interaction efficace et indépendante avec les
fonctions d'administration de comptes, comme les modules de
réclamation en ligne.
iv) Migration d'abonnements existants - L'entrepreneur doit
obtenir les renseignements liés aux abonnements existants
du client auprès des éditeurs, des fournisseurs titulaires,
ou le client, et saisir les renseignements dans l'Interface
de gestion électronique des comptes de l'entrepreneur.
4) Rapports à l'intention du chargé de projet
L'entrepreneur doit fournir au moins une copie des rapports
suivants, selon les échéances et à l'intention des personnes
indiquées ci-dessous, par courriel sous le format Microsoft
Excel, sauf indication contraire :
a) Rapports mensuels, à présenter au chargé de projet, au plus
tard dix jours ouvrables après le 1er du mois :
i) l'état d'avancement de toutes les demandes non réglées de
publications manquantes;
ii) les réponses des éditeurs aux demandes de publications
manquantes reçues par l'entrepreneur au cours du mois
précédent;
iii) les réponses des éditeurs aux demandes de publications
manquantes reçues par l'entrepreneur au cours du mois
précédent;
iv) la confirmation des annulations reçues par l'entrepeneur
du chargé de projet au cours du mois précédent;
v) les modifications bibliographiques pour le mois précédent.
b) Rapports annuels, à la demande du chargé de projet et/ou de
l'autorité responsable, à déposer auprès de celui (celle)-ci,
le cas échéant, aux dates que détermineront ensemble le(s)
destinataire(s) et l'entrepreneur.
c) Rapports continus, à soumettre au chargé de projet
accompagnés de l'information fournie par les éditeurs,
lorsqu'elle devient disponible, concernant les modifications aux
éléments suivants :
i) Éditeurs (pour une publication donnée)
ii) Titres
iii) Prix
iv) Supports de publication disponibles
v) Cessations de publication
vi) Divisions
vii) Suspensions
viii) Numéros en retard
ix) Fusions
x) Modifications de fréquences
xi) Rachats de revue
xii) Autres changements jugés pertinents par l'entrepreneur
d) Rapport spéciaux, à la demande du chargé de projet, à
déposer auprès de celui (celle)-ci, le cas échéant, aux dates
que détermineront ensemble le(s) destinataire(s) et
l'entrepreneur.
Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.