Besoin
Le ministère de la Défense nationale (MDN) souhaite embaucher quatre spécialistes en visibilité des ressources pour définir, documenter et aider à cataloguer une accumulation d’équipement fourni par le MDN et lui appartenant.
La période du contrat sera d’un (1) an à partir de sa date d’adjudication et deux (2) possibilités de prolongation d’un an irrévocables seront associées à ce contrat.
L’entrepreneur ou l’offrant doit détenir en permanence, pendant l’exécution du contrat ou de l’offre à commandes, une cote de sécurité d’installation valable au niveau SECRET, délivrée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
Les membres du personnel de l’entrepreneur devant avoir accès à des renseignements ou à des biens protégés, ou à des établissements de travail dont l’accès est réglementé, doivent être citoyens canadiens et tous détenir une cote de sécurité du personnel valable au niveau SECRET, délivrée ou approuvée par la DSIC de TPSGC.
CONTEXTE
En septembre 2013, le Système d’information de gestion des ressources de la Défense (SIGRD) a été mis en place à titre de système de gestion du matériel au sein du COMFOSCAN. Cette transition a été une étape importante dans l’établissement des procédures de catalogage pour les exigences nouvelles et existantes. Bien qu’on ait terminé une grande partie du catalogage des articles existants, une portion importante du travail demeure et de nouveaux articles ont été acquis. De plus, les unités ont besoin d’aide pour déterminer les déficiences du matériel grâce à des bilans périodiques et à des demandes normales de catalogage.
TÂCHES
Les quatre spécialistes en visibilité des ressources doivent effectuer les tâches suivantes :
a) aider le COMFOSCAN à traiter les Demandes d’identification du matériel (DIM) tout en mettant en pratique des procédures adéquates et des options de catalogage pour une accumulation d’équipement du COMFOSCAN;
b) cataloguer toutes les exigences du COMFOSCAN au moyen d’un numéro permanent de contrôle de système (NPCS) ou d’un numéro de nomenclature de l’OTAN (NNO), ou adopter un numéro de nomenclature de l’OTAN existant créé à l’étranger;
c) identifier des numéros de pièces exacts et des combinaisons NCAGE au moyen de données techniques/spécifications grâce au site Web du fabricant ou en communiquant avec le fabricant d’équipement d’origine ou le distributeur exclusif;
d) vérifier les demandes de catalogage en fonction des systèmes ministériels, c.-à-d. Système de catalogage du gouvernement canadien (SCGC), le Catalogue principal des références de la logistique OTAN (NMCRL) et FedLog pour s’assurer qu’on ne les a pas déjà cataloguées et aider à choisir l’option de catalogage à utiliser;
e) assurer la liaison avec les responsables techniques et les gestionnaires d’approvisionnement (GA) pour s’assurer de la justesse des données de gestion dans la Fiche maîtresse du matériel (FMM) et de leur harmonisation avec les règles administratives du COMFOSCAN;
f) compiler les renseignements sur les exigences de catalogage, notamment les données techniques en format .pdf dans le registre de catalogage du COMFOSCAN QG-J4;
g) s’assurer d’identifier toutes les demandes de catalogage soit comme des articles propres aux Forces spéciales, soit comme des exigences ministérielles/conventionnelles. Cette décision revient uniquement au responsable technique en fonction des suggestions du représentant d’unité;
h) communiquer avec les unités du COMFOSCAN afin de les informer des codes de nomenclature nouvellement assignés;
i) aider le personnel des unités du COMFOSCAN à cataloguer une accumulation de matériel en s’assurant que le commandement respecte les exigences en matière de responsabilité du matériel et de gestion;
j) comparer les dénombrements des biens avec le système de registre (SIGRD) afin de veiller à ce qu’il n’y ait aucun dédoublement de ces ressources;
k) comparer les listes de références du matériel avec les systèmes de catalogage ministériels afin de s’assurer que la nomenclature pour des articles semblables n’a pas été dédoublée;
l) signaler toute déficience et tout surplus aux autorités compétentes pour la prise de mesures d’ajustement;
m) établir le matériel qui requiert d’être catalogué et créer une documentation appropriée pour la génération du système;
o) mener des enquêtes et effectuer toute recherche nécessaire en cas de données erronées actuellement établies au sein du SIGRD (et du SIGRD déployé) pour veiller à ce que les données exactes soient transmises aux unités;
p) vérifier dans le SGIM, le SCGC et le NMCRL des autres districts du COMFOSCAN pour des correspondances;
q) mettre à jour les renseignements dans le SAFC déployé et informer l’administrateur fonctionnel du bureau de commandement des codes de nomenclature afin que les données puissent être reprises par tous les districts;
r) traiter les Demandes d’identification du matériel (DIM) du Bureau de contrôle des documents (BCD) (SIGRD) de toutes les unités du COMFOSCAN;
s) s’assurer de fournir des données techniques précises et détaillées au Bureau national de codification (BCN) pour chaque demande de catalogage;
t) aider le RT et le GA lors de la migration des codes de nomenclature;
u) fournir des rapports provisoires hebdomadaires décrivant l’état des activités;
v) modifier les codes de nomenclature dans le SIGRD du RED et le SIGRD éloigné du COMFOSCAN afin d’assurer une continuité.
Critères techniques obligatoires
Exigences obligatoires
O1 Chacune des ressources proposées par le soumissionnaire doit posséder un permis de conduire valide (Classe G ou l’équivalent, au minimum) pour la location d’une voiture et les déplacements jusqu’à des emplacements hors site. Une copie du permis de conduire valide doit être fournie avec la proposition.
O2 Chacune des ressources proposées par le soumissionnaire doit démontrer qu’elle possède au moins une (1) année d’expérience combinée dans l’utilisation d’un ordinateur personnel et de tous les logiciels suivants :
- Microsoft Word;
- Microsoft Excel;
- Microsoft Access;
- Microsoft Outlook.
O3 Chacune des ressources proposées par le soumissionnaire doit démontrer qu’elle possède au moins deux (2) années d’expérience dans l’application des politiques et procédures de la chaîne d’approvisionnement organisationnelle propres au Système de la chaîne d’approvisionnement, Gestion du matériel et logistique.
O4 Chacune des ressources proposées par le soumissionnaire doit démontrer qu’elle possède au moins deux (2) années d’expérience dans l’utilisation du Système d’approvisionnement des Forces canadiennes (SAFC).
O5 Chacune des ressources proposées par le soumissionnaire doit démontrer qu’elle possède au moins six (6) mois d’expérience dans l’utilisation du logiciel « Systems, Applications and Products » (SAP) (un logiciel d’entreprise) pour l’établissement des numéros permanents de contrôle de système (NPCS) déployé et les demandes de catalogage.
O6 Chacune des ressources proposées par le soumissionnaire doit démontrer qu’elle possède au moins une (1) année d’expérience dans l’utilisation du Système de catalogage du gouvernement canadien (SCGC).
O7 Chacune des ressources proposées par le soumissionnaire doit démontrer qu’elle possède au moins deux (2) années d’expérience dans l’utilisation d’outils de recherche sur Internet, par exemple Google, pour l’acquisition des données techniques des fabricants d’équipement d’origine (FEO).
O8 Chacune des ressources proposées par le soumissionnaire doit démontrer qu’elle possède au moins une (1) année d’expérience dans la communication avec l’industrie dans un environnement de logistique du MDN.
Méthode de sélection
a. Afin d’être déclarée recevable, une soumission doit :
a. respecter toutes les exigences de la demande de soumissions;
b. satisfaire à tous les critères d’évaluation techniques obligatoires.
b. La soumission recevable ayant le prix évalué le plus bas sera recommandée pour l’attribution d’un contrat. Si deux soumissions recevables ou plus ont le même prix évalué le plus bas, la soumission recevable présentant l’expérience combinée la plus considérable, pour quatre ressources, pour le critère obligatoire O5 sera recommandée pour attribution d’un contrat.
c. Coût du calcul de la proposition : La proposition offrant la meilleure valeur définie dans cette demande de soumissions à titre de prix évalué le plus bas pourra être la proposition retenue. On calcule ce coût comme suit :
Prix évalué total le plus bas = Coût total des services professionnels pour la période initiale du contrat + deux périodes d’option.
