Le ministère du Patrimoine canadien doit obtenir des services de spécialiste de la gestion de l’information et du soutien professionnel en informatique ainsi que les produits livrables qui y sont associés; ces services et ces produits livrables sont considérés ensemble comme « les services ». Les services serviront à soutenir le projet de système de gestion des documents et des dossiers électroniques (SGDDE). La mise en œuvre d’une solution de SGDDE, qui soutient et permet l’application des politiques et des procédures connexes de gestion de l’information (GI), permettra l’instauration de la gestion du cycle de vie complet de l’information non structurée de Patrimoine canadien. Cela permettra une productivité et une prise de décisions avec un niveau de confiance élevé à tous les niveaux, la conservation des connaissances organisationnelles et la conformité par rapport à la Directive sur la tenue de documents du gouvernement du Canada. Une solution de SGDDE permettra d’effectuer la transition vers des dossiers électroniques, réduisant ainsi les volumes et les coûts du stockage et des opérations en format électronique et en format papier. La mise en œuvre d’une solution de SGDDE à court terme à Patrimoine canadien permettra de constituer un fondement et une norme de l’organisation sur lesquelles d’autres projets ayant des exigences en matière de GI pourront miser. En outre, la mise en œuvre à court terme d’une solution de SGDDE appuiera la réussite de nombreux programmes ministériels. Comme Patrimoine canadien continue d’accroître le volume de l’information non structurée dans ses opérations et dans ses fonds de renseignements organisationnels, la nécessité d’avoir une solution de SGDDE augmentera également. La mise en œuvre d’une solution de SGDDE améliore la responsabilisation et la transparence, car l’information fait l’objet d’un suivi permanent dans les limites imposées par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les principes de la position d’« ouverture par défaut ». Une solution de SGDDE soutient l’excellence du service; grâce à elle, les employés et les décideurs seront capables de trouver, de consolider et d’échanger de l’information exacte dans l’ensemble du Ministère.
