Imprimer des produits d'information

Entente sur le commerce : Accord sur le commerce intérieur (ACI)
Processus de demande des soumissions : Tout fournisseur
intéressé peut présenter une soumission
Pièce jointe : Aucune
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Soumissionnaire
le moins-disant
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nature des besoins :

La date de clôture des soumissions est reportée au 2012-03-16 à
14 h (HAE).

1.0 TITRE

Le Collège des Forces canadiennes a un besoin exigeant des
offres concurrentielles pour l'obtention de services
d'acquisition, de gestion et de distribution d'abonnements à des
produits d'information imprimés, en fonction des besoins et sur
demande.

2.0 CONTEXTE

La mission du Centre d'information spécialisée, situé à Toronto,
en Ontario, est de fournir de l'information actuelle,
professionnelle et de niveau universitaire à l'appui des
programmes d'études militaires professionnelles offerts aux
officiers supérieurs canadiens et étrangers. Les programmes sont
offerts aux cycles supérieurs, et ils mènent à l'obtention de
diplômes de cycles supérieurs.

L'autorité responsable a discrétion et responsabilité pour les
abonnements à commander, à renouveler, à réclamer ou à annuler.
Le Centre d'information spécialisée fournit à ses groupes
clients un accès à des sources d'information en version imprimée
et électronique auxquelles il est abonné, et tout
particulièrement aux périodiques électroniques.

Les collections du Centre d'information spécialisée (CIS)
portent, entre autres, sur les domaines suivants: sciences
militaire et navale, y compris l'histoire militaire, le
leadership militaire, l'éthique militaire, la guerre sur le plan
opérationnel et stratégique, la technologie militaire, les
études stratégiques, les affaires internationales,
l'administration publique, l'économie de la défense, la sécurité
nationale, ainsi que les affaires et la gestion.

Le CIS souscrit actuellement à plus de 300 titres par année
financière sous forme d'abonnement par l'entremise d'un
intermédiaire et d'éditeurs individuels. La valeur annuelle des
abonnements est d'environ 150000,00$ CAN. Les quantités et les
valeurs varient d'une année à l'autre.

3.0 OBJECTIF

Le Collège des Forces canadiennes requiert un contrat de
un(1)an, plus deux(2) années optionnelles pour l'obtention de
services d'acquisition, de gestion et de distribution
d'abonnements à des produits d'information imprimés.

4.0 DOCUMENTS APPLICABLES

i. Appendice1 de l'annexeA - Liste d'abonnements aux imprimés

5.0 DESCRIPTION ET PORTÉE DES TRAVAUX

Les services de l'entrepreneur comprennent, sans toutefois s'y
limiter:

• commander des abonnements;
• annuler des abonnements;
• réclamer des exemplaires manquants;
• gérer la facturation des abonnements aux imprimés avec les

éditeurs;

• donner aux utilisateurs de comptes autorisés, à l'intérieur de

la bibliothèque du Centre IST, un accès au système de données de
gestion des comptes de l'entrepreneur;

• fournir de l'information ou de l'aide sur l'acquisition de

nouveaux produits d'information imprimés ou outils de gestion de
l'information;

• fournir une aide à la transition de notre entrepreneur actuel

à un nouvel entrepreneur, si nécessaire.

6.0 TRAVAIL, LIVRABLES, JALONS ET CALENDRIER

(a) Services d'acquisition - l'entrepreneur doit:

• dans les quinze (15) jours suivant l'attribution du contrat,

passer et facturer des commandes d'abonnement auprès d'éditeurs
lorsqu'il s'agit de premiers achats et gérer la livraison des
produits d'information découlant de ces abonnements, que l'on
appelle «nouveaux abonnements», lesquels peuvent être simples ou
multiples;

• passer des commandes d'abonnement auprès d'éditeurs lorsqu'il

s'agit d'achats renouvelés et gérer la livraison des produits
d'information découlant de ces abonnements, que l'on appelle
«renouvellements d'abonnements»;

• au plus tard le 15juin de chaque année du contrat et des

éventuelles périodes optionnelles exercées, l'entrepreneur doit
fournir au chargé de projet une liste de tous les abonnements en
vigueur, conformément à l'appendice1 de l'annexeA de l'EDT;

• au plus tard le 31octobre de chaque année du contrat et des

éventuelles périodes optionnelles exercées, le chargé de projet
fournit les AT pour les titres à commander ou à annuler, fondés
en grande partie sur la liste fournie à l'entrepreneur;

• sur demande du chargé de projet, l'entrepreneur doit demander

aux éditeurs d'annuler des abonnements. Les annulations peuvent
être demandées à tout moment pendant la durée du contrat, y
compris les périodes optionnelles exercées, et peuvent concerner
des abonnements simples ou multiples;

• l'entrepreneur doit retirer le ou les titres annulés des

listes de produits d'information auxquels le Centre est abonné
sur lesquels ils apparaissent;

• l'entrepreneur doit rapidement transmettre toute demande de

titre manquant à l'éditeur concerné, faire accélérer les
demandes au besoin et résoudre toutes les demandes de titres
manquants;

• l'entrepreneur doit fournir des rapports sur les transactions

comme les nouveaux abonnements, les annulations et les demandes
de titres manquants, dans les trois(3)semaines, dans la mesure
du possible;

• aucun frais additionnel de traitement ou autres ne sera versé

à l'entrepreneur pour les annulations/demandes.

(b) Services de gestion -

L'entrepreneur doit donner au chargé de projet un accès
électronique à son système de gestion des comptes en ligne, qui
sera accessible aux utilisateurs autorisés comme les techniciens
des acquisitions et le gestionnaire de bibliothèque. Le système
de gestion des comptes doit fournir des renseignements sur le
suivi et l'état des abonnements en vigueur, l'historique des
commandes, les demandes de titres manquants traitées et les
abonnements aux produits d'information.

(c) Services de transition -

• À partir de la date de début du contrat, l'entrepreneur doit

fournir toute l'aide nécessaire à la transition des registres de
la bibliothèque du Centre IST associée au changement
d'entrepreneur administrant les abonnements maintenus dans le
système de la bibliothèque du Centre IST.

• L'entrepreneur doit obtenir toute l'information concernant les

abonnements de la bibliothèque du Centre IST en vigueur
directement auprès de l'éditeur ou auprès de l'entrepreneur
actuel dès le début du nouveau contrat.

• L'entrepreneur dispose d'unesemaine après le début du contrat

pour communiquer avec le responsable du projet pour:
o se présenter en tant que nouvel entrepreneur et initier le
lien de communication;
o aviser la bibliothèque du Centre IST des renseignements
requis, comme les étiquettes d'expédition, les dates
d'expiration des titres en vigueur, etc.;
o informer la bibliothèque du Centre IST du fait que les titres
mentionnés à l'appendice1 de l'annexeA peuvent être acquis
auprès de l'éditeur.

• L'entrepreneur doit aviser les éditeurs du changement

d'entrepreneur.

• La période de transition doit être terminée au plus tard

unmois après la date de début du contrat.

• Pendant toute la durée du contrat et des éventuelles périodes

optionnelles exercées, et à l'expiration du contrat,
l'entrepreneur doit fournir toute l'aide nécessaire à la
transition des registres de la bibliothèque du Centre IST
associée au changement de fournisseur, quelle que soit la raison.

• L'entrepreneur doit communiquer toute l'information nécessaire

portant sur la bibliothèque du Centre IST en vigueur à ce moment
au nouveau fournisseur dans un délai d'unesemaine suivant le
changement.

(d) Offre de soutien

• L'entrepreneur doit fournir au chargé de projet un service de

soutien technique et de résolution de problèmes par courriel et
par téléphone.

• Le soutien technique doit comprendre, sans toutefois s'y

limiter, une aide pour tous les problèmes liés à l'échange de
données électroniques et les autres systèmes de demande
automatisés.

• L'entrepreneur doit répondre au chargé de projet dans un délai

d'un (1) jour ouvrable et lui indiquer l'état d'un problème de
soutien technique; il doit s'efforcer de résoudre promptement le
problème de soutien technique, tout en assurant une
communication continue avec le chargé de projet afin de le tenir
au courant de l'état du problème.

• La résolution de problèmes comprend, sans toutefois s'y

limiter, tout problème survenant par rapport à un titre manquant
en particulier, à des demandes de paiement et à des demandes
concernant les éditeurs.

• La résolution de problèmes par téléphone et par courriel doit

être offerte pendant les heures normales de travail, soit de 8h
à 17h, du lundi au vendredi (à l'exception des jours fériés
canadiens) dans CHACUN des fuseaux horaires.

• Le délai de réponse pour une demande de soutien par courriel

ou par téléphone pendant les heures normales de travail
(définies ci-dessus) doit être de un(1)jour ouvrable suivant la
réception de la demande.

• L'entrepreneur doit s'efforcer de résoudre les problèmes dans

les cinq (5) jours ouvrables. Il doit répondre au chargé de
projet dans un délai d'un (1) jour ouvrable pour lui confirmer
que le problème fait l'objet d'une enquête et assurer une
communication continue avec celui-ci afin de le tenir au courant
de l'état du problème.

• L'entrepreneur doit fournir les services de soutien et l'aide

à la transition décrits ci-dessus dans les deuxlangues
officielles du Canada (anglais ou français).

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.