La saisie des données de l'enquête nationale sur les prises de 2017-2020

OBJECTIFS
Ces travaux requièrent la saisie de données des documents de l’Enquête nationale sur les prises en format numérique base sur et tant que de besoin.
CONTEXTE
L'Enquête nationale sur les prises est un programme du Service canadien de la faune (SCF) conçu afin de fournir des estimations de la prise annuelle des oiseaux migrateurs considérés comme gibiers au Canada par les chasseurs sportifs. Afin de chasser les oiseaux migrateurs considérés comme gibiers, les chasseurs sportifs doivent acheter un permis de chasse aux oiseaux migrateurs émis par le Service canadien de la faune (SCF). Chaque permis a un talon détachable qui contient des renseignements au sujet du détenteur du permis (c.-à-d. le chasseur). Les talons sont retournés par la poste au Centre national de la recherche faunique pour leur mise en lot et envoyés pour la saisie de données. Les talons de permis doivent être saisis dans un format qui peut être chargé dans une base de données Oracle. Une fois saisis, les relevés sont utilisés pour effectuer les enquêtes sur les prises. Des échantillons aléatoires de chasseurs sont sélectionnés pour le Questionnaire sur les prises et les Enquêtes sur la composition des prises par espèces. Ces deux enquêtes sont utilisées afin d’obtenir des renseignements sur les activités liées à la chasse et sur les espèces capturées par les chasseurs. Les Questionnaires sur les prises sont envoyés par la poste en décembre et un deuxième envoi a lieu aux non-répondants par la poste au début de février de l’année suivante. Pour l’Enquête sur la composition des prises par espèces (aussi appelée Relevé des ailes et des queues), on demande aux chasseurs d’envoyer des échantillons d’ailes et de queues de leurs prises. Les échantillons sont insérés dans des enveloppes d’emballage spéciales, envoyés aux centres régionaux de traitement des ailes et sont plus tard identifiés par une équipe d’experts lors du « Grand battement d’ailes » national. Les données des questionnaires retournés et des enveloppes d’ailes doivent être saisies dans un format qui peut être chargé dans une base de données Oracle. Ces données sont utilisées en juin de chaque année aux fins d’analyses statistiques pour produire des estimations de l'activité des prises et de la chasse.
DESCRIPTION DES TRAVAUX, CALENDRIER ET PRODUITS LIVRABLES
L’entrepreneur saisira les données des talons du permis de chasse aux oiseaux migratoires, des formulaires d’enquête du Questionnaire sur les prises et des enveloppes d’ailes de l’Enquête sur la composition des prises par espèces selon les spécifications détaillées fournies pour chacun des trois types de données. Au total, jusqu’à 170 000 formulaires de permis, jusqu’à 7000 formulaires d’enquête du Questionnaire sur les prises et jusqu’à 17 000 relevés de l’Enquête sur la composition des prises par espèces (environ 18 400 000 frappes) seront compris dans le processus d’achèvement du contrat chaque année. Les chiffres réels dépendront du nombre de chasseurs qui achètent un permis et du nombre de questionnaires retournés. Les prix indiqués devraient être exprimés en coût par relevé. L’entrepreneur doit vérifier qu’aucun duplicata de relevé n’est soumis. Les renseignements à saisir sont considérés Protégés A et seront présentés dans un mélange des deux langues officielles. L’entrepreneur doit attester que les opérateurs d'entrée de données sont confortables dans les deux langues (français et anglais) et détiennent la cote de sécurité appropriée (c.-à-d. la fiabilité). Une précision de 99,5 % dans la saisie des données est requise. Le contrat proposé est pour une période d’un an, du 1er septembre 2017 au 30 juin 2018, avec l’option de prolonger le contrat deux fois d’une année supplémentaire, pour un total de trois ans.
L’entrepreneur est responsable d’organiser le ramassage et le retour des documents d’enquête du bureau du Service canadien de la faune situé à Ottawa, Ontario, Canada. Il y a 2500 talons de permis par boîte, 2000 questionnaires par boîte et 1200 enveloppes d’ailes par boîte. Les coûts de ramassage et de livraison doivent être inclus dans la proposition.
Les spécifications détaillées pour la saisie des talons du permis de chasse aux oiseaux migratoires, des formulaires d'enquête du Questionnaire sur les prises et des enveloppes d’ailes spéciales.
La saisie de données des talons de permis sera requise au cours de la période du 1er septembre 2017 à mi-mai 2018 et la saisie de données des formulaires d'enquête du Questionnaire sur les prises et des enveloppes d’ailes spéciales de l’Enquête sur la composition des prises par espèces aura lieu au cours de la période du 1er février à la mi-mai 2018.
Les relevés seront fournis en lots de 100 et chaque relevé est identifié par un numéro de séquence unique. Les lots doivent êtes retournés dans la même boîte dans laquelle ils ont été reçus. De plus, les disques compacts qui comprennent toutes les données saisies doivent être livrés avec leurs boîtes correspondantes.
Les disques compacts avec des fichiers de données doivent être fournis par le consignataire et avoir les caractéristiques suivantes :
Support : CD ou DVD
Format de fichier : MS Excel
Longueur du relevé logique : voir les spécifications
Nom de fichier : XXXX####.yyyy, où #### est le numéro du premier lot dans la boîte et « yyyy » est l’année de la saison de prise (ceux-ci seront précisés par l’entrepreneur). Le nom du fichier et la date de création doivent être précisés sur l’étiquette du CD ou DVD (jour-mois-année). Utilisez PERM####.yyyy pour les talons de permis, HARVEST####.yyyy pour les formulaires de questionnaire, CALENDAR####.yyyy pour le calendrier des formulaires de questionnaire et SPECIES####.yyyy pour les données d’enveloppe d’ailes de l’Enquête sur la composition des prises par espèces.
Formulaires du permis de chasse aux oiseaux migratoires (c.-à-d. les talons de permis)
Les talons de permis de chasse aux oiseaux migratoires (papier : étiquette no 1, blanc, fond 200M) sont reçus pliés et collés sur trois côtés (les dimensions non coupé et non ouvert sont environ 178 mm × 95 mm). La largeur de la bande de colle (près du bord) est d’environ 10 mm. La colle et le texte sont séparés par un espace de 10 mm pour permettre la coupure et l’ouverture. L’entrepreneur devra ouvrir les permis en les coupant (mis en lots au préalable par Environnement Canada en liasses de 100 relevés) avant la saisie des données. L’image du talon du permis est imprimée sur une seule page ou côté avec deux couleurs, noir et une couleur Pantone. Il y a quatre points d’ancrage noirs sur les permis afin de faciliter la numérisation, au besoin. Le type de renseignements à saisir comprend le numéro de permis, lequel est imprimé (avec un code à barres correspondant), ainsi qu’une série de champs remplis à la main tels que le code d’identification du fournisseur, la date de vente, le nom du demandeur du permis et son adresse postale, le courriel et une série de cases à cocher.
Si les formulaires sont numérisés dans le cadre du processus de saisie des données, l’entrepreneur devrait fournir une copie des images numérisées en format PDF pour chaque relevé, avec le format de nom de fichier pour chaque relevé qui correspond au numéro de permis imprimé dans la section supérieure droite du formulaire. Ainsi, le format de nom de fichier pour chaque relevé serait PERM_XXXXXX.yyyy.pdf, où « XXXXXX » est le numéro de permis et est unique pour chaque formulaire et « yyyy » est l’année de la saison de prise, lesquels seront précisés à l'entrepreneur.
Produits livrables : Distribution approximative des travaux et volumes maximaux connexes :
Période Achevé Total
Du 1er septembre au 15 novembre jusqu’à 150 000
Du 16 novembre au 31 décembre jusqu’à 10 000
Du 1er janvier au 31 mars jusqu’à 5000
Du 1er avril au 30 juin jusqu’à 5000 170 000
Longueur du relevé : un maximum de 203 caractères, avec une moyenne de 110 caractères par relevé (en fonction des années précédentes).
Un délai de traitement de cinq (5) jours civils sur des volumes pouvant atteindre jusqu’à 25 000 permis est requis. Le ramassage et la livraison hebdomadaires des documents seront requis au cours de la période initiale.
Une liste de contrôle des lots doit être créée pour chaque boîte, en séquence par numéro de lot. La liste contiendra les renseignements suivants :
a) Date de création
b) Nom de fichier
c) Identification du lot
d) Compte de relevés par lot
e) Compte total de relevés par fichier
Talons rejetés : les permis qui ne peuvent pas être lus devraient être rejetés. Les talons rejetés doivent être retirés de leur lot respectif, retournés dans un lot séparé dans chaque boîte et étiquetés REJECTS. Les formulaires de contrôle qui accompagnent chaque lot doivent indiquer le nombre de permis retirés de ce lot en raison d’erreurs. Le compte des erreurs doit être inscrit dans un cercle rouge sur le formulaire de contrôle du lot. Le nombre total d’erreurs indiqué sur les formulaires de contrôle du lot devrait être égal au nombre de permis du lot « REJECT ».
Les détails de la structure de fichier à utiliser pour les talons de permis de chasse aux oiseaux migrateurs seront fournis lors de l’attribution du contrat.
Formulaires d’enquête du Questionnaire sur les prises
Le formulaire d’enquête du Questionnaire sur les prises est imprimé sur une seule feuille grand format recto verso. Une petite quantité de formulaires (c.-à-d. moins de 300) contiendra une troisième page grand format. Les participants à l’enquête doivent rendre compte de leur effort et de leur réussite pour la chasse d’oiseaux migratoires considérés comme gibiers au Canada pour l’année en cours. Le type de renseignements à saisir comprend les numéros d’identification et de permis du chasseur, le nom du lieu de chasse et plusieurs valeurs numériques associées à l’activité de chasse.
Si les formulaires sont numérisés dans le cadre du processus de saisie des données, l’entrepreneur devrait fournir une copie des images numérisées en format PDF pour chaque relevé, avec le format de nom de fichier pour chaque relevé qui correspond au numéro d'identification du chasseur imprimé dans la section supérieure gauche du formulaire. Ainsi, le format de nom de fichier pour chaque relevé serait HQS_XXXXXXXXXXX.yyyy.pdf, où « XXXXXXXXXXX » est unique pour chaque questionnaire et « yyyy » est l’année de la saison de prise, lesquels seront précisés à l'entrepreneur.
Volume : 7000 formulaires (maximum)
Échéancier : la saisie de données est du 1er février à la mi-mai 2018
Produits livrables : Distribution des travaux (approximativement) :

5500 saisies en date de la mi-mars 2018 (retour hebdomadaire de CD/DVD et de boîtes)
 1500 saisies en date de la mi-mai 2018Longueur des relevés : 126 caractères pour les questionnaires; en moyenne 150 caractères pour la partie du calendrier des questionnaires.
Le disque doit contenir deux fichiers (Harvest, trié par les champs Year (Année), Permit (Permis) et Mail (Adresse postale); Calendar, trié par les champs Year, Permit et Mail).
Structure du fichier de données : fournie lors de l’attribution du contrat.
Enveloppes d’ailes spéciales de l’Enquête sur la composition des prises par espèces
Les ailes et les queues sont envoyées par les chasseurs à l’aide d'un système de deux enveloppes. Les membres sont d’abord placés dans une enveloppe de papier, laquelle est à son tour insérée dans une enveloppe de plastique sous pli double scellé (polyester 48 ga, 3,5 mil). On demande aux chasseurs d’écrire directement sur le verso de l’enveloppe de plastique pour les ailes les renseignements propres à l'événement de chasse, tels que la date et le lieu. Les enveloppes d’ailes sont envoyées à l’un des quatre centres de réception dans l’ensemble du Canada, où elles sont triées au préalable. Les ailes et les queues sont traitées à la fin de janvier par les techniciens et les biologistes du SCF au cours d’un atelier d’une semaine, appelé le « grand battement d’ailes ». Une étiquette avec un numéro d'identification unique est appliquée à l’enveloppe et l’âge et le sexe sont pris en note par le technicien. L’entrepreneur recevra les enveloppes d’ailes qui comprennent les renseignements du relevé d’espèces. La majorité des enveloppes (environ 90 %) a un seul relevé d’espèces par enveloppe, alors que le reste peut avoir deux relevés ou plus. Les renseignements qui nécessitent la saisie de données comprennent le numéro d’identification du membre, le numéro d’identification et de permis du chasseur, le lieu de chasse, la date de chasse, l’âge et le sexe.
Si les formulaires sont numérisés dans le cadre du processus de saisie des données, l’entrepreneur devrait fournir une copie des images numérisées en format PDF pour chaque relevé, à l’aide d’un format de nom de fichier pour chaque relevé qui correspond au numéro imprimé sur les étiquettes d'identification (situées dans le coin supérieur droit de l’enveloppe d’ailes). Ainsi, le nom de fichier serait SCS_SSSSQQQQQLLLL.YYYY.pdf où « SSSS » est le code d’espèce, « QQQQQ » est le numéro de séquence, « LLLL » est l’année de l’étiquette et « YYYY » est l’année de la prise.
Volume : 17 000 relevés (maximum)
Échéancier : la saisie de données est du 1er février à la mi-mai 2018
Produits livrables : Distribution des travaux (approximativement) :

13 000 saisies en date de la mi-mars 2018 (retour bimensuel des disques et des boîtes)
 4000 saisies en date de la mi-mai 2018 (retour bimensuel des disques et des boîtes)Longueur des relevés : 132 caractères
Le disque est retourné avec un seul fichier (Species)
Structure du fichier de données : fournie lors de l’attribution du contrat.
RÉSUMÉ DES PRODUITS LIVRABLES
Distribution approximative des travaux et volumes maximaux connexes :
Période Achevé Total__

1) Permis de chasse aux oiseaux migrateurs
Du 1er septembre au 15 novembre jusqu’à 150 000
Du 16 novembre au 31 décembre jusqu’à 10 000
Du 1er janvier au 31 mars jusqu’à 5 000
Du 1er avril au 30 juin jusqu’à 5 000 170 000
2) Formulaires d’enquête du Questionnaire sur les prises
Du 1er février à la mi-mars jusqu’à 5 500
Du 1er avril à la mi-mai jusqu’à 1 500 7 000
3) Formulaires d'Enquête sur la composition des prises par espèces
Du 1er février à la mi-mars jusqu’à 13 000
Du 1er avril à la mi-mai jusqu’à 4 000 17 000
CRITÈRES D’ACCEPTATION
Les produits livrables indiqués dans la section « Description des travaux, calendrier et produits livrables » sont assujettis à l’acceptation du représentant ministériel et doivent respecter les spécifications et les exigences indiquées dans la même section.
CONTRIBUTION DE L'ÉTAT
Les talons de permis, les formulaires de questionnaire et les enveloppes d’ailes seront fournis à l’entrepreneur pour la saisie de leurs données. Ils seront retournés au représentant ministériel après leur traitement.