L'Initiative pour sensibiliser et visiter des anciens combattants

Entente sur le commerce : Accord de libre-échange canadien (ALEC)
Processus de demande des soumissions : Habituellement, une seule entreprise est invitée à soumissionner
Stratégie d'approvisionnement non concurrentielle : Objectifs gouvern. représentant les meilleurs intérets/valeur pour l'État
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nom et adresse du fournisseur :
Royal Canadian Legion DominionCommand
86 Aird Place
Ottawa Ontario
Canada
K2L0A1
Nature des besoins :

L'Initiative pour sensibiliser et visiter des anciens combattants

51019-182001/A
LeBlanc, JoAnne
N° de téléphone - (902) 440-0279
Nº fax - (902) 496-5016

Préavis d'adjudication de contrat (PAC)

1. Préavis d'adjudication de contrat :
Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou organisme a l'intention d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance.

2. Définition des besoins :
Le ministère des Anciens Combattants compte fournir à l'échelle nationale des services de visite aux anciens combattants pour leur donner l'occasion d'avoir une interaction sociale et une conversation avec un bénévole, ce qui leur permettra de soulever des préoccupations et aidera à cerner des besoins auxquels Anciens Combattants Canada pourrait donner suite.

Due à la nature de ce contrat, l'entrepreneur doit détenir une attestation de vérification d'organisation désignée (VOD).

Objectifs de la sensibilisation et des visites :
L'Initiative pour sensibiliser et visiter des anciens combattants permettra au Ministère de garder le contact avec les anciens combattants en établissement de soins de longue durée.

Dans le cadre d'un contrat de services, le Ministère fera appel au réseau de bénévoles de la Légion royale canadienne (LRC) qui effectueront jusqu'à 5 000 visites aux anciens combattants qui reçoivent une aide financière pour soins de longue durée du Ministère.

Cette initiative facilitera les visites aux anciens combattants sur place. Ces derniers auront l'occasion de recevoir une visite sociale d'un bénévole et d'avoir une conversation avec lui pour soulever des préoccupations et cerner des besoins auxquels Anciens Combattants Canada pourrait donner suite.

Public cible :
Cette initiative vise à servir les anciens combattants qui reçoivent un soutien pour soins de longue durée du Ministère dans environ 1 400 foyers de soins infirmiers et établissements de soins de longue durée partout au Canada.

3. Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités (Exigences essentielles minimales) :
Les fournisseurs intéressés doivent soumettre un énoncé attestant de la conformité du produit offert aux exigences suivantes.

L'entrepreneur proposé sera responsable des activités suivantes :

Recruter et choisir des bénévoles et gérer un bassin de bénévoles pour effectuer des visites à un maximum de 5 000 anciens combattants dans des établissements à l'échelle du Canada.

Former des bénévoles qualifiés qui détiennent un permis de conduire et qui sont disposés à voyager pour se rendre dans des établissements de soins de longue durée afin rendre visite à des anciens combattants dans la langue officielle de leur choix.

L'entrepreneur proposé doit assurer la disponibilité de bénévoles répondants aux exigences linguistiques.

Assurez-vous que les bénévoles lisent la déclaration verbale de consentement et laissent un avis de confidentialité écrit pour chaque vétéran visité.

Veiller à ce que les bénévoles remplissent le rapport de sensibilisation et de visite d'anciens combattants pour chaque ancien combattant qu'ils visitent.

Examiner les rapports de sensibilisation et de visite d'anciens combattants soumis par les bénévoles.

Veiller à ce que tous les rapports de sensibilisation et de visite d'anciens combattants soient retournés au Ministère.

Soumettre au Ministère une facture mensuelle qui indique le nombre de visites à des anciens combattants effectuées par les bénévoles.

Exigences (sécurité, gestion de l'information, confidentialité et autres)

Les coordonnées des vétérans fournies pour cette initiative ne doivent pas être utilisées pour d'autres projets ou pour ajouter des noms aux bases de données de la commande RCL Dominion.

Tous les bénévoles doivent obtenir une cote de fiabilité conformément à la politique du gouvernement sur la sécurité avant d'effectuer des visites.

Les commentaires des volontaires doivent rester objectifs. Nous demandons aux volontaires de suivre les directives de formation en écrivant des commentaires.

Les bénévoles doivent informer les anciens combattants visités de leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information et veiller à ce que ces droits soient protégés tout au long de la visite. Cela comprend: s'assurer qu'un avis approprié est fourni aux anciens combattants concernant le but de la visite (lettre à l'établissement pour inclure une demande d'avertissement à l'ancien combattant de la visite imminente du bénévole de la Légion royale canadienne) et comment l'information recueillie sera utilisée; identifier le service de parrainage; informer les anciens combattants que la visite est volontaire et que l'information fournie sera administrée conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Collecte de renseignements personnels :

Les renseignements personnels recueillis au sujet des clients par l'entrepreneur proposé pour la prestation des services couverts par le contrat doivent l'être selon les exigences suivantes.

L'entrepreneur proposé doit accepter de collaborer avec le Ministère pour déterminer les éléments de renseignements personnels qui seront recueillis pour satisfaire aux exigences du contrat, et pour rédiger le texte de notification qui sera utilisé en recueillant des renseignements personnels auprès de clients.

Avis de non-conformité ou manquement aux exigences en matière de protection de renseignements personnels et de sécurité.

L'entrepreneur proposé informera immédiatement par écrit Anciens Combattants Canada et l'autorité contractante de toute raison faisant qu'il ne se conforme pas aux dispositions du contrat sur la protection des renseignements personnels et la sécurité.

L'entrepreneur proposé informera rapidement le Ministère des détails de cas de non-conformité et des mesures qu'il propose de prendre pour remédier au problème ou éviter qu'il se reproduise.

L'entrepreneur proposé doit collaborer avec les ministères pour rectifier la non-conformité et redevenir conforme aux exigences du gouvernement du Canada en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité.

Formation :
L'entrepreneur proposé devra fournir aux bénévoles une formation sur la façon d'effectuer les visites auprès des anciens combattants et sur les exigences prescrites dans le contrat.

4. Applicabilité des accords commerciaux à l'achat :
Le présent achat est assujetti aux accords commerciaux suivants :
o Accord de libre-échange canadien (ALEC)

5. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l'avance :
À notre connaissance, le soumissionnaire déjà sélectionné (voir la section 10) Légion royale canadienne, constitue le seul fournisseur qui respecte toutes les spécifications indiquées à la section 3 notée ci-dessus.

La Légion royale canadienne a été l'entrepreneur pour cette initiative pendant quatre ans et a démontré sa capacité à répondre aux exigences. En tant qu'entité nationale, la Légion est bien placée pour administrer un programme de cette taille et de cette portée avec des volontaires fiables, contrôlés et formés. La relation existante et bien établie entre le Ministère et la Direction nationale de la LRC, jumelée au réseau d'environ 115 bénévoles formés ayant une expérience de la visite d'anciens combattants dans des établissements de soins de longue durée, a assuré une approche efficace et rentable autrefois. La RCL est bien placée pour continuer à mener à bien cette initiative dans le futur.

6. Exception(s) au Règlement sur les marchés de l'État :
L'exception suivante au Règlement sur les marchés de l'État est invoquée pour cet achat : paragraphe 6(d) - une seule personne est capable d'exécuter le marché.

7. Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité :
Les exclusions et/ou les raisons justifiant le recours à un appel d'offres limité suivantes sont invoquées en vertu de :

Accord de libre-échange canadien (ALEC) - Lorsque, pour des raisons d'ordre technique, il y a absence de concurrence et que les produits ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur donné et qu'il n'existe aucune solution de rechange ou encore de produits ou services de remplacement.

8. Période du contrat propose :
À partir du 1 octobre 2018 jusqu'au 30 septembre 2019, avec l'option de prolongement pour une année supplémentaire (1 octobre 2019 au 30 septembre 2020).

9. Coût estimatif du contrat proposé :
La valeur estimative de ce contrat se situe dans la catégorie suivante (ceci inclue l'option de prolongation le contrat d'un an supplémentaire) : 339 000,00$ (taxes applicables inclus)

10. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance :
Légion royale canadienne
86 Place de Aird
Ottawa, Ontario
K2L 0A1

11. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités :
Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou des services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans cet avis. L'énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.

12. Date de clôture pour la présentation des énoncés des capacités :
La date et l'heure de clôture pour l'acceptation d'énoncés des capacités est le jeudi 23 août, 2018 à 14:00 HAA.

13. Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être présentés à :
JoAnne LeBlanc
Spécialiste de l'approvisionnement, p.i.
Services publics et Approvisionnements Canada
Région de l'Atlantique - Approvisionnement
1713 Bedford Row
Halifax, Nouvelle-Écosse
B3J 3C9
Téléphone : (902) 440-0279
Télécopieur : (902) 496-5016
Courriel : j••••••••@••••••••.••.ca

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État fait savoir par la présente qu'il a l'intention de n'inviter à soumissionner que l'entreprise susmentionnée et de ne négocier qu'avec elle. Pour de plus amples renseignements concernant ce marché, communiquer avec l'agent de négociation des marchés dont le nom est indiqué ci-dessus.

Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) permet aux ministères et aux organismes de publier un avis, pendant un minimum de quinze (15) jours civils, pour informer la collectivité des fournisseurs de leur intention de passer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné d'avance. Si pendant la période d'affichage, aucun fournisseur ne présente d'énoncé de compétences répondant aux exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des marchés pourra alors procéder à l'attribution du marché. S'il est jugé, toutefois, qu'un énoncé de compétences répond aux exigences précisées dans le PAC, l'agent de négociation des marchés doit lancer le processus complet d'appel d'offres.

Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les produits ou les services décrits dans cet avis peuvent présenter un énoncé de compétences à la personne-ressource dont le nom figure dans le présent avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans l'avis. L'énoncé de compétences doit démontrer clairement la façon dont le fournisseur compte s'y prendre pour répondre aux exigences indiquées dans le préavis.

Le numéro de dossier de TPSGC, le nom de l'agent de négociation des marchés et la date de clôture du préavis d'adjudication de contrat (PAC) doivent figurer en lettres moulées sur l'enveloppe, ou sur la feuille d'accompagnement, s'il s'agit d'un envoi par télécopieur.

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.