Outil de planification pancanadien des effectifs médicaux

AVIS DE PROJET DE MARCHÉ (APM)

No de la demande : 1000174638 Date limite : 28 Septembre, 2015 Heure : 1400h HDE

Il s’agit d’un besoin de Santé Canada.

Titre :

Outil de planification pancanadien des effectifs médicaux

Aperçu :

En juin 2012, la CSMS a demandé au CES d’examiner, en collaboration avec l’Association des facultés de médecine du Canada (AFMC), des façons de faire avancer les travaux relatifs à la première recommandation du rapport sur « L’avenir de l’éducation médicale au Canada – Projet postdoctoral », soit « assurer un mélange judicieux, une répartition appropriée et un nombre suffisant de médecins pour répondre aux besoins de la société ». La recommandation complète se lit comme suit :

Dans le contexte d’un système de soins de santé en pleine évolution, le système d’EMPo doit continuellement ajuster ses programmes de formation de manière à favoriser un juste équilibre sur le plan de la diversité, de la répartition et du nombre de médecins généralistes et de spécialistes, notamment en ce qui a trait aux cliniciens chercheurs, aux enseignants et aux leaders, afin de répondre aux besoins de la population canadienne et de s’acquitter de ses responsabilités envers elle. De concert avec tous les fournisseurs de santé et les intervenants, les médecins doivent répondre aux divers besoins en matière de santé et de bien-être des citoyens et des communautés au Canada.

La CSMS a établi le GTPEM au printemps 2013 pour faciliter la collaboration et la coordination de la planification des effectifs médicaux à l’échelle du pays, afin d’appuyer le groupe de travail des sous-ministres et des doyens de facultés de médecine. Le GTPEM est coprésidé par un représentant provincial du CES et l’AFMC, et se concentre sur l’avancement :

• d’un processus pour corriger les déséquilibres sur le plan de la disponibilité de médecins entre les spécialités déterminées;
• d'un outil pancanadien de planification des effectifs médicaux pour mieux comprendre les complexités liées à la disponibilité de médecins;
• des renseignements exacts afin d’aider les étudiants potentiels et actuels en médecine, au Canada et à l’étranger, à prendre des décisions.

Dans le cadre des travaux du GTPEM, un Comité directeur technique, coprésidé par le ministère de la Santé et des Soins de longue durée de l’Ontario et le Système informatisé sur les stagiaires post-M.D. en formation clinique (CAPER) a été créé pour surveiller l’élaboration d’un outil pancanadien de planification des effectifs médicaux. Le Comité directeur technique comprend des experts en planification de ressources humaines en santé des gouvernements FPT et des organisations d’intervenants nationales. Au cours de sa première réunion, le 8 novembre 2013, les membres ont discuté de paramètres généraux d’un outil pancanadien de planification des effectifs médicaux.

Afin de s’assurer que les livrables sont réalisés dans les délais prescrits et à l’aide des ressources prévues, plusieurs hypothèses sous-tendent ses travaux :

• Le travail d’élaboration de l’outil de modélisation sera entrepris en suivant une approche par étapes, en mettant l’accent sur l’outil de planification axé sur la disponibilité des effectifs en 2015-2016 et sur l’élaboration et l’intégration d’un outil axé sur les besoins dans une future phase planifiée. Dans la première phase des travaux, l’outil de planification axé sur la disponibilité des effectifs devrait consister en le regroupement d’ensembles de données liées requises pour produire des statistiques de disponibilité des effectifs en médecins historiques et prévues. Les données seront subdivisées à un niveau approprié pour le paramètre. Les ensembles de données liées seront dépersonnalisés et seront strictement utilisés aux fins de la mise en œuvre du modèle de projection de la disponibilité des effectifs.

• Le diagramme schématique à l’annexe A, Ébauche de cadre pour l’outil de planification pancanadien des effectifs médicaux, doit être utilisé comme guide pour les composantes majeures et le flux d’information requis pour le modèle. Les soumissionnaires doivent préparer leur soumission, illustrer leur expérience passée, etc., en gardant ce diagramme à l’esprit.

Le modèle sera intégré à tous les programmes/requêtes/scripts produisant des résultats intermédiaires et finaux sur le bassin de médecins. Les données de sortie intermédiaires incluront des estimations, comme les taux d’abandon dans les écoles de médecine et les taux de départs à la retraite des médecins, qui sont requis pour générer les résultats finaux. Les résultats finaux de l’outil de planification axé sur la disponibilité des effectifs seront confirmés dans le cadre des travaux de consultation du projet, mais devraient comprendre le dénombrement de médecins pour chaque spécialité médicale, à l’échelle nationale, régionale, provinciale et infraprovinciale (p. ex., autorité de santé régionale, régions urbaines/rurales). Les programmes/requêtes/scripts refléteront toutes les méthodes proposées par l’entrepreneur dans le cadre de rencontres avec quatre à cinq experts techniques déterminés par le Chargé de projet et approuvés par le Comité directeur technique. L’entrepreneur élabora et présentera les sorties prototypes au cours de l’élaboration initiale de l’outil (novembre 2015-mars 2016). Les données de sortie finales, comprenant les prévisions de disponibilité des effectifs médicaux générées par le modèle pancanadien de projection de la disponibilité des effectifs, seront livrées dans le cadre de la dernière partie du contrat (juillet-septembre 2016).

• Le GTPEM a accepté de se concentrer sur les données de sortie qui bénéficient à deux groupes d’utilisateurs finaux dans la première phase des travaux, à savoir, les sous-ministres de la santé et les doyens de facultés de médecine. Ces groupes sont des influenceurs clés en matière de planification des ressources humaines en santé et de prise de décisions au Canada. L’accès au modèle de projection de la disponibilité des effectifs peut être élargi dans une phase future planifiée des travaux afin d’inclure des groupes supplémentaires d’utilisateurs finaux (potentiellement à différents niveaux), comme les chercheurs en milieu universitaire, les groupes d’intervenants nationaux, les apprenants, les résidents en médecine et le public.

• L’information générée par le modèle de projection de la disponibilité des effectifs sera communiquée par l’intermédiaire d’une interface utilisateur Web à accès restreint, qui sera élaborée et mise en œuvre dans le cadre de la portée des travaux du présent contrat. L’interface utilisateur doit comporter des capacités de planification en fonction de scénarios. Par exemple, elle permettra à l'utilisateur de manipuler la taille des classes d'études de premier cycle en médecine, le nombre de places disponibles dans chaque discipline d'études supérieures en médecine, le nombre de diplômés internationaux en médecine accédant à une formation et/ou l'effectif de médecins autorisés à pratiquer, et les taux de rétention provinciaux et infraprovinciaux de médecins ainsi que les taux de départ à la retraite. La liste finale de paramètres définis par l’utilisateur sera décidée en consultation avec le GTPEM et le Comité directeur technique.

• La portée du présent contrat est limitée à la conception, à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un modèle pancanadien de projection de la disponibilité des effectifs avec une interface utilisateur Web à accès restreint. Le modèle de projection axé sur la disponibilité sera élaboré dans la certitude qu’il permettra de facilement intégrer une composante axée sur les besoins dans une phase future potentielle des travaux.

• Les sources de données/partenaires pour l’outil de planification axé sur la disponibilité des effectifs sont les suivantes :
• Base de données nationale sur les médecins de l’Institut canadien d’information sur la santé (ICIS)
• AFMC/CAPER

Portée des travaux :

La demande vise à obtenir les services d’un entrepreneur qui travaillera de concert avec le Chargé de projet à élaborer et à mettre en œuvre un modèle de projection pancanadien des effectifs médicaux axé sur la disponibilité des effectifs. Cet outil aidera les principaux décideurs dans leurs tâches de planification nationale des effectifs médicaux, planification qui donnera lieu à des gains d’efficacité importants dans le système de soins de santé et permettra de mieux répondre aux besoins des Canadiens. De plus, le contrat pourrait mener à la réalisation d’autres travaux visant l’élaboration et la mise en œuvre d’un outil de planification pancanadien des effectifs médicaux axé sur les besoins, sous réserve de l’approbation de la Conférence des sous-ministres FPT de la Santé (CSMS).

Si de futurs travaux sont approuvés par la CSMS, le Chargé de projet peut choisir d’exercer l’option de poursuivre les travaux avec l’entrepreneur. L’entrepreneur élaborera un outil de planification axé sur les besoins qui suivra les paramètres généraux établis par le Comité directeur technique et le GTPEM. Ces paramètres liés aux besoins peuvent inclure des facteurs comme l’avenir démographique, le statut socio-économique de la population, l’utilisation actuelle des services de médecins, la prévalence des maladies, etc. L’entrepreneur définira également les charges de travail moyennes par spécialité médicale et les appliquera aux besoins futurs estimatifs afin de déterminer le nombre de médecins nécessaires pour répondre à ces besoins. La méthode proposée sera vérifiée par les membres du Comité directeur technique et le GTPEM par l’intermédiaire d’un webinaire ou autre moyen d’obtenir des commentaires et un consensus. L’entrepreneur regroupera et intégrera toute la rétroaction. L'entrepreneur devra recueillir des données existantes; compiler et établir des liens entre tous les ensembles de données; élaborer toutes les requêtes nécessaires afin de développer l'outil axé sur les besoins. Une fois l’outil axé sur les besoins achevé, l’entrepreneur l’intégrera à l’outil de planification axé sur la disponibilité des effectifs existants et à l’interface utilisateur pour prévoir les endroits où le nombre de médecins disponibles sera adéquat ou inadéquat pour répondre aux besoins de la population. Un lancement national comprendra la présentation officielle et le déploiement de l’outil pancanadien de planification des effectifs médicaux et de ses résultats.

Valeur estimative :

La valeur totale de tout contrat subséquent à cette DP, à partir de la date d’attribution du contrat, pendant une (1) année, ne doit pas dépasser 150 000,00 $, inclusion faite des frais de déplacement et de subsistance (le cas échéant), et exclusion faite des de toutes les taxes applicables. En fonction des besoins, ce contrat peut être :

Prolongé, par consentement mutuel, jusqu’à une (1) période supplémentaire de dix-huit (18) mois selon les mêmes conditions et la valeur totale du contrat peut être portée jusqu’à 350 000,00 $, exclusion faite de toutes les taxes applicables;

Possession de la propriété intellectuelle :

Le Canada détient les droits de propriété intellectuelle.

Exigence en matière de sécurité :

La présente DP ne contient pas une exigence en matière de sécurité.

Exigences obligatoires :

TO1. Le soumissionnaire doit démontrer son expérience de la conception et de la mise en œuvre d’outils de données ayant une capacité de modélisation prédictive en fournissant des exemples d’un ou plusieurs projets achevés.
TO2. Le soumissionnaire doit démontrer son expérience de la conception et la mise en œuvre d’interfaces utilisateurs Web interactives en fournissant des exemples d’un ou plusieurs projets achevés.
TO3. Le soumissionnaire doit démontrer son expérience dans la collecte d’éléments de preuve, la synthèse de l’information, la production de rapports techniques ou méthodologiques (ou les deux) et la réalisation de présentations. La soumission doit comprendre un ou plusieurs exemples qui démontrent cette expérience.
TO4. Le soumissionnaire doit fournir le curriculum vitae complet de chacune des ressources clés qui sera utilisée dans le cadre du projet.

Méthode de sélection :

Meilleure note combinée pour le mérite technique (70%) et le prix (30%)

Les demandes de renseignements concernant le besoin de la DP doivent être adressées par écrit à :

Yvonne Murphy
y••••••••@•••••.••.ca