PRÉAVIS D’ADJUDICATION DE CONTRAT (PAC): Fournisseur de services de réinstallation (FSR)

 La Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) est à la recherche d’un fournisseur de services de réinstallation (FSR) qui aidera ses employés lors de chaque étape de leur réinstallation, de façon qu’ils puissent profiter de toutes les occasions raisonnables de maximiser les avantages à leur disposition. Ils pourront ainsi profiter de services de planification de la réinstallation, de services d’aide à la vente, de services liés à la destination ainsi que de plusieurs autres services améliorés. Cela comprend notamment les objectifs suivants en matière de réinstallation. L’objectif de ce préavis d’adjudication de contrat (PAC) est de signaler l’intention de la CCSN d’octroyer un contrat pour ces services à :
TransferEASE, Relocation Inc. 22-5155 Spectrum Way,Mississauga (Ontario) L4W 5A1
Le contrat proposé est d’une (1) année, soit du 30 août 2017 au 30 août 2018, avec des options de prolonger le contrat de deux périodes d’un an chacune.
Contrat initial 2017-2018 25 000 $
Année d’option 1 2018-2019 25 000 $
 Année d’option 1  2019-2020   25 000 $
La valeur estimée du contrat, y compris les périodes d’option, est d’environ 75 000 $, taxes applicables en sus.
Toutefois, avant d’accorder un contrat, la CCSN aimerait donner à d’autres fournisseurs l’occasion de démontrer qu’ils sont en mesure de répondre aux exigences stipulées dans le présent PAC en présentant un énoncé des capacités au cours de la période minimale d’affichage de 15 jours civils .
Si d’autres fournisseurs potentiels présentent, au cours de la période d’affichage, un énoncé des capacités qui répond aux exigences stipulées dans le PAC, la CCSN pourrait lancer un processus d’appel d’offres par l’intermédiaire du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement ou en sollicitant des soumissions directement auprès des fournisseurs.
Si, au plus tard à la date de clôture, aucun autre fournisseur ne présente d’énoncé des capacités répondant aux exigences établies dans le PAC, un contrat sera attribué au fournisseur susmentionné.
ÉNONCÉ DES TRAVAUX
1.0 Contexte
 Le CCSN cherche à réinstaller ses employés dans la façon la plus efficace possible et au coût le plus raisonnable possible pour l’organisation, tout en réduisant au minimum les effets négatifs sur les employés et leur famille et sur ses activités.
 Les principes suivants constituent la pierre angulaire de la gestion des réinstallations à la CCSN et doivent aider tous les membres du personnel et de la direction ainsi que le fournisseur de services à établir des pratiques de réinstallation justes et raisonnables.
 Confiance – accroître le pouvoir et la latitude des employés et des gestionnaires d’agir d’une manière juste et raisonnable.
Souplesse – créer un environnement dans lequel les décisions de gestion respectent l’obligation d’adaptation, répondent mieux aux besoins et aux préférences des employés et tiennent compte des exigences opérationnelles dans l’organisation des préparatifs de la réinstallation.
Respect – créer un environnement sensible aux besoins des employés et des processus favorables à leur réinstallation.
Valorisation des gens – reconnaître les employés d’une manière professionnelle tout en soutenant ces derniers, leurs familles, leur santé et la sécurité lors de la réinstallation.
Transparence – assurer l’application cohérente, juste et équitable de la directive et de ses pratiques.
 Nous nous engageons à atteindre les buts que nous avons définis en proposant une approche adaptée aux besoins particuliers de chaque participant. Nous employons une formule alliant le remboursement direct des dépenses, sur lesquelles les employés exercent peu de contrôle, à une approche personnalisée leur offrant la possibilité de choisir les avantages les mieux adaptés (dans les limites d’une enveloppe de financement) à leur situation ou à celle de leur famille ou à des circonstances uniques. La CCSN offre également à ses employés les services d’un FSR qui les aidera lors de chaque étape de leur réinstallation, de façon qu’ils puissent profiter de toutes les occasions raisonnables de maximiser les avantages à leur disposition. Ils pourront ainsi profiter de services de planification de la réinstallation, de services d’aide à la vente, de services liés à la destination ainsi que de plusieurs autres services améliorés. Cela comprend notamment les objectifs suivants en matière de réinstallation.
Le contrat liant la CCSN et son FSR actuel prendra fin sous peu. Un nouveau fournisseur de services sera donc nécessaire.
2.0 Objectifs
 Conclure un contrat avec un fournisseur de services de réinstallation qui administrera la directive en matière de réinstallation de la CCSN et les annexes connexes (ci-jointes) en fournissant une solution clé en main qui aidera les employés de la Commission lors de chaque étape du processus de réinstallation et exigera une intervention minimale de l’organisation.
3.0 Tâches à accomplir
 Le FSR doit acquérir une grande connaissance de tous les éléments et aspects de la directive de réinstallation de la CCSN et de toutes les annexes connexes.
Le FSR doit fournir notamment, sans toutefois s’y limiter, les services de réinstallation individuels et personnalisés ci-dessous.

Assurer le respect de tous les éléments et aspects de la directive de réinstallation de la CCSN et de toutes les annexes connexes.
S’assurer que le moment de la réinstallation et le déplacement connexe sont planifiés dans un souci de réduire au minimum les perturbations familiales et le coût pour l’employeur.
S’assurer que les besoins des employés sont raisonnablement satisfaits.
Vérifier et approuver les demandes de remboursement des dépenses associées à la réinstallation avant que les frais ne soient remboursés.
Coordonner le déménagement des articles ménagers du lieu d’origine vers le lieu de destination conformément à la politique de déménagement de la CCSN, donner des conseils aux employés tout au long du processus, fournir un résumé détaillé des responsabilités de l’employé et du déménageur en ce qui concerne le retrait et le transfert des meubles et assurer un soutien continu.
Prendre contact avec les employés concernés dans un délai de deux jours ouvrables, et confirmer ses coordonnées ainsi que les dates auxquelles les services de soutien seront fournis conformément au contrat.
Sur demande de l’employé, lui avancer des fonds immédiatement avant le voyage de recherche de logement ou le déménagement des articles ménagers et des meubles.

 Tous les services doivent être fournis dans les deux langues officielles du Canada. Les documents, sites Web et autres outils préparés par le FSR doivent être fournis dans les deux langues officielles du Canada. Il revient à ce dernier de les faire traduire et de payer le coût de la traduction.
 Les dispositions de la politique de réinstallation des employés sont décrites dans la directive de réinstallation du CCSN et les annexes connexes, ci-jointes, qui sont mises à jour de façon cyclique, généralement tous les trois ans.
 La CCSN préviendra le FSR dès que possible des modifications qui sont apportées aux politiques ou aux dispositions contractuelles.
 Le FSR doit mettre en œuvre toutes les modifications à la politique ou aux dispositions dès la réception de l’avis de modification ou la date d’entrée en vigueur, selon la date la plus récente, et ce sans frais supplémentaires.
 Il revient au FSR de veiller à ce que tous les documents et livrables ainsi que toutes les applications qu’il a produits reflètent ces modifications dans les 60 jours suivant la réception de l’avis par la CCSN.
 Le FSR doit disposer d’une cote de protection des documents, d’une cote de fiabilité et d’une autorisation de sécurité de niveau Protégé A. Ses serveurs doivent également être situés au Canada.
Soutien aux régions et aux lieux de travail
Le FSR doit fournir les services demandés à la CCSN à partir de ses propres installations, et ce, par téléphone, par télécopieur ou par courriel.
 4.0 Équipe de gestion du FSR
 Le FSR doit recruter, former et affecter tout le personnel nécessaire. Le FSR doit désigner un gestionnaire de prestation du programme (GPP) chargé de diriger l’équipe du fournisseur qui doit offrir tous les services précisés dans l’énoncé des travaux. La responsabilité du nombre de personnes dans l’équipe et de la composition de l’équipe revient au FSR. Le GPP dirigera la mise en œuvre et répondra aux questions du coordonnateur de réinstallation (CR) tout au long de la période du contrat.
5.0 Heures d’opération
 Le FSR doit fournir tous les services demandés dans les fuseaux horaires du Canada, comme suit :
a. Accès direct au GPP du FSR, dans le cas de l’accès par le CR, et au conseiller de réinstallation désigné par l’employé, dans le cas de l’accès par l’employé, dans chaque fuseau horaire du Canada, de 8 h à 17 h, heure locale, du lundi au vendredi.
 b. Accès limité à une autre personne ou à une boîte vocale avec retour d’appel dans un délai d’une heure, du lundi au vendredi, avant ou après la plage de 8 h à 17 h (heure locale), afin de permettre l’accès aux travailleurs de quarts ou l’accès en cas d’urgence.
6.0 Périodes de prestation de services
 Le FSR doit fournir des services pendant les trois périodes ci-après.
 a. Période de mise en œuvre
 b. Période de prestation des services
 c. Période de transition sortante
Un bref survol des exigences associées à chaque période suit.
Période de mise en œuvre
 Cette période de six mois commence à l’attribution du contrat et s’étend jusqu’à la date d’entrée en vigueur prévue des services.
 Le FSR doit entreprendre toutes les activités de planification nécessaires, y compris toute mesure de transition de l’ancien FSR du Programme de réinstallation intégré (PRI), établir les processus, les ressources et l’infrastructure à l’appui de la prestation des services dans la période subséquente, et fournir les produits livrables exigés.
Période de prestation des services
 Cette période commence à la date d’entrée en vigueur des services et englobe la prestation de tous les services de la CCSN et les exigences énoncées dans le contrat. La période de prestation des services prend fin au début de la période de transition sortante.
Période de transition sortante
 Le FSR doit continuer de gérer tous les dossiers d’employés créés avant le début de la période de transition sortante, et ce, jusqu’à ce que chaque dossier soit clos ou un an après la création du dossier, selon la première des deux dates. Après la période d’un an, si des dossiers d’employé ne sont pas encore clos, le FSR doit, à la discrétion du CR, transférer les dossiers existants au nouveau fournisseur
Plan de mise en œuvre
 Le FSR doit mettre sur pied un plan de mise en œuvre dans les dix jours suivant l’attribution du contrat.
Sur approbation du plan par le CCSN, le FSR doit mettre en œuvre et gérer toutes les activités et tous les jalons conformément au plan approuvé.
 Au minimum, le plan de mise en œuvre doit comprendre ce qui suit :
 a. Un diagramme de Gantt détaillant toutes les activités à accomplir, les jalons connexes ainsi que les participants à ces activités et les responsables. Ce diagramme donnera lieu à une progression ordonnée qui permettra de répondre parfaitement à tous les besoins d’ici la date d’entrée en vigueur des services.
 b. Des procédures ou une méthodologie visant à garantir que les dossiers de réinstallation existants sont acceptés au titre du contrat du Programme de réinstallation intégré (PRI) sortant ou par la CCSN (le cas échéant) et que tous les employés en sont informés;
 c. Une stratégie de communication qui permet de définir, d’établir et de maintenir des échanges continus avec le CR tout au long de la période de mise en œuvre afin d’assurer une transition transparente, efficace et ininterrompue entre les contrats;
 d. Une liste des activités, des renseignements ou des documents requis de la part du FSR du PRI sortant, y compris une approche pour gérer les dossiers existants ou le transfert des dossiers et des données financières brutes, ainsi qu’un calendrier des activités à réaliser par le FSR sortant et son successeur.
 Les actions décrites ci-haut doivent tenir compte des conditions contractuelles existantes qui régissent la transition entre la CCSN et le FSR sortant dans le cadre des activités de départ progressif. Le CR coordonnera et facilitera les discussions entre la CCSN et le FSR sortant, le cas échéant.
Progrès de la mise en œuvre/Réunions d’examen du rendement (RER)
 Le FSR et les membres de son personnel concernés doivent assister toutes les deux semaines à des RER avec le CR et tout autre invité jugé approprié par la CCSN.
 Le FSR doit :
 a. Préparer, en consultation avec le RC, et distribuer l’ordre du jour des RER; ce dernier doit contenir la date, l’heure, le lieu, le nom des participants et leur titre, ainsi que les points de discussion à couvrir;
 b. S’assurer que les membres concernés par les points de discussion à l’ordre du jour assistent à la réunion;
 c. Soumettre le plan de mise en œuvre à jour lors de chaque RER, en prenant soin d’indiquer les activités qui ont eu lieu, les activités planifiées qui n’ont pas eu lieu pendant la période de deux semaines visée, les activités planifiées au cours de la prochaine période de deux semaines, les réalisations majeures, les activités planifiées non réalisées et les activités manquées, ainsi que de décrire les motifs pour tout retard, l’état actuel des problèmes et les mesures prises ou prévues pour résoudre ces derniers;
 d. Mettre à jour et distribuer le plan de mise en œuvre, y compris l’état de chaque mesure (ouverte ou fermée), une description des mesures à prendre, en indiquant le responsable de la mesure, ainsi qu’une date cible. Tous les points de discussion demeurent en suspens jusqu’à ce qu’une décision de les clore soit consignée dans un procès-verbal.
Tiers fournisseurs de services (TFS)
 Afin de fournir l’ensemble des services décrits dans l’énoncé des travaux, le FSR doit conclure et gérer divers contrats de sous-traitance avec des TFS pour les services suivants :
agents immobiliers, avocats, notaires, inspecteurs de maison privée, évaluateurs et agences de recherche de locations.
 Les contrats de sous-traitances sont signés entre le FSR et les TFS. Il convient de noter que la CCSN n’est pas liée par ces contrats de sous-traitance.
 Pendant la période de mise en œuvre, le FSR doit :
a. Conclure divers contrats de sous-traitance avec des TFS au Canada où les employés de la CCSN sont susceptibles d’être réinstallés.
 b. S’assurer que tout TFS accepté dans le répertoire répond aux normes acceptables en matière de permis et de services.
Communication avec l’employé
 Contact initial avec l’employé :
 Dans un délai d’un jour ouvrable suivant la réception des coordonnées de l’employé, qui se produit à l’autorisation du dossier, le FSR doit :
 a. Communiquer avec l’employé par courriel ou par téléphone (envoyer un courriel généré par le système ou automatisé ne constitue pas une prise de contact avec l’employé);
 b. Informer l’employé de la collecte de ses renseignements personnels par téléphone, en notant la date, l’heure et le nom de l’employé consentant, ou par courriel, en lui demandant de remplir et de retourner le formulaire de consentement signé;
 c. Obtenir tous les renseignements personnels requis de l’employé et en confirmer l’exactitude;
 d. Organiser un appel de consultation avec l’employé afin de planifier sa réinstallation.
Gestion des dossiers d’employés existants
 Le FSR doit maintenir et exécuter tous les services décrits dans l’énoncé des travaux pour tous les employés dont les dossiers ont été créés avant le début de la période de transition sortante, et ce, jusqu’à ce que chaque dossier soit clos ou un an après la création du dossier, selon la première des deux dates. Le FSR doit maintenir la qualité des services afin de respecter les exigences de niveau de service.
Plan de la période de transition sortante
 Afin d’assurer la continuité et une transition complète, transparente et efficace au nouveau contrat, le FSR doit, un mois précédant la fin de la période de transition sortante d’un an :
 a. Rencontrer le CR pour discuter des procédures d’interruption des services, des comptes fournisseurs, du calcul des avantages imposables, des correspondances ou des problèmes soulevés à la suite du transfert des dossiers, et confirmer le tout;
 b. Préparer un projet de communication, comprenant le nom du prochain fournisseur et les renseignements concernant les prochaines étapes du processus de réinstallation, et indiquer à l’employé que le prochain fournisseur entrera en contact avec lui. Ce projet devra être examiné et approuvé par la CCSN;
 c. Établir des procédures et des processus pour le traitement des livraisons, des factures et d’autres correspondances envoyées par les TFS;
 d. Établir des procédures pour le traitement de la correspondance et des factures envoyées au FSR après l’échéance du contrat;
 e. Déterminer la façon dont la correspondance adressée au FSR sera traitée ou transmise après la date de fin de service.
Exigences détaillées de la période de transition sortante
 Les sections qui suivent fournissent des détails précis sur les tâches à accomplir et les produits livrables à fournir par le FSR pendant cette phase. Les sections qui suivent fournissent des détails précis sur les tâches à accomplir et les produits livrables à fournir par le FSR pendant cette phase.
 Gestion des dossiers d’employés existants
 Le FSR doit maintenir et exécuter tous les services décrits dans l’énoncé des travaux pour tous les employés dont les dossiers ont été créés avant le début de la période de transition sortante, et ce, jusqu’à ce que chaque dossier soit clos ou un an après la création du dossier, selon la première des deux dates.
 Le FSR doit maintenir la qualité des services afin de respecter les exigences de niveau de service.
Consultation sur la planification de la réinstallation
 Le FSR doit fournir à l’employé, à la date et à l’heure déterminées avec ce dernier, des renseignements, des conseils et des services de planification sur la réinstallation conformément aux politiques et en fonction de tout élément du répertoire de réinstallation de la CCSN relatif aux conditions ou aux besoins personnels de l’employé.
7.0 Exigences obligatoires minimales
Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d’un énoncé des capacités qu’il satisfait aux exigences suivantes :
Critère technique obligatoire (CTO)
CTO1
Au cours des trois dernières années civiles (2014, 2015 et 2016), le fournisseur doit avoir fourni des services de réinstallation, y compris, sans toutefois s’y limiter :

fournir de l’aide et des services d’orientation;
procurer et gérer des services fournis par des tiers (évaluateurs, avocats, notaires, agents immobiliers, inspecteurs de maison privée et agences de recherche de locations);
verser des paiements et des avances à des personnes;
traiter des factures, ainsi que vérifier et approuver des demandes de remboursement de frais de réinstallation;
fournir des services financiers, notamment rapprocher des paiements et des avantages sociaux et produire des états financiers;
amorcer le retrait et le transfert des effets mobiliers;

 pour un minimum de 50 réinstallations par année pour des clients externes à l’organisation du fournisseur (aucun affilié).
 Pour plus de certitude, les 50 réinstallations doivent avoir été fournies à un ensemble de clients externes.
CTO2
Le fournisseur doit désigner un gestionnaire de prestation du programme (GPP) qui agit comme point de contact unique pour la CCSN et comme représentant responsable, sur le plan opérationnel, de l’exécution des services de réinstallation, y compris, sans toutefois s’y limiter :

fournir de l’aide et des services d’orientation;
procurer et gérer des services fournis par des tiers (évaluateurs, avocats, notaires, agents immobiliers, inspecteurs de maison privée et agences de recherche de locations);
verser des paiements et des avances à des personnes;
traiter des factures, ainsi que vérifier et approuver des demandes de remboursement de frais de réinstallation;
fournir des services financiers, notamment rapprocher des paiements et des avantages sociaux et produire des états financiers;
amorcer le retrait et le transfert des effets mobiliers.

 Le fournisseur doit démontrer que le GPP proposé possède plus de trois (3) années cumulatives d’expérience au cours des sept (7) dernières années civiles.
CTO3
Le fournisseur doit posséder :
une cote de protection des documents du gouvernement du Canada – PROTÉGÉ A;

le fournisseur et les membres de son personnel doivent détenir une COTE DE FIABILITÉ accordée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), la Commission canadienne de sécurité nucléaire ou tout autre ministère fédéral;
 les serveurs informatiques du fournisseur DOIVENT être situés au Canada.

8.0 Justification du recours à fournisseur sélectionné à l’avance
Le fournisseur présélectionné a été désigné comme le seul fournisseur connu qui répond à tous les critères stipulés dans l’énoncé des travaux ainsi qu’à toutes les exigences obligatoires minimales susmentionnées.
9.0 Propriété intellectuelle
Le titre de propriété intellectuelle découlant du contrat proposé reviendra à l’entrepreneur.
10.0 Énoncé de capacités
Les fournisseurs qui estiment posséder toutes les compétences requises et être en mesure de répondre aux exigences précisées peuvent présenter un énoncé de capacités par écrit à l’autorité contractante indiquée dans le présent préavis, au plus tard à la date de clôture du présent préavis. L’énoncé de capacités doit montrer clairement que le fournisseur satisfait aux exigences du préavis.
La date et l’heure limites pour la présentation des énoncés de capacités sont les suivantes :
Le 17 AOÛT 2017 à 14 h (HAE)
11.0 Coordonnées
Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être adressés par écrit à :
Robert KardumAgent principal de contrats280, rue SlaterC.P. 1046, Succursale BOttawa (Ontario) K1P 5S9Canada
 Téléphone : 613-996-6724Télécopieur : 613-995-5086Courriel : R••••••••@••••••.ca
12.0 Renseignements sur les politiques
D’après l’alinéa 6d) du Règlement sur les marchés de l’État : « le marché ne peut être exécuté que par une seule personne ».