RÉSUMÉ DU PROJET
L’objectif est de retenir les services d’un professionnel qui prendra des notes lors de réunions tenues dans le cadre du processus de consultation sur la gestion des pêches.
DURÉE PRÉVUE DU CONTRAT
La durée de ce contrat sera à partir de la 01 avril 2019 jusqu’au 31 mars 2020 avec l’option de renouvellement pour deux (2) périodes additionnelles d’un (1) an.
DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS – EN PÉRIODE DE SOUMISSION
Toutes les demandes de renseignements doivent être présentées par écrit à l'autorité contractante au moins sept (7) jours civils avant la date de clôture des soumissions. Pour ce qui est des demandes de renseignements reçues après ce délai, il est possible qu'on ne puisse pas y répondre.
La personne responsable de la prise de notes dans le cadre du processus de consultation sur les pêches devra assister à toutes les réunions ainsi qu’aux réunions en petits groupes connexes. Lors de chaque réunion, elle devra prendre des notes détaillées sur toutes les présentations et rétroactions, ainsi que sur les commentaires faits par les participants et les décisions prises par ceux ci, et saisir les principaux points de discussion et les résumer dans un procès-verbal final, qui comprend un résumé des mesures à prendre, les décisions par consensus et une liste des personnes présentes.
Cette personne devra :
- Prendre des notes pendant des réunions en personne tenues dans le cadre du processus de consultation sur les pêches (jusqu’à dix réunions d’une durée de deux jours chacune);
- Prendre des notes pendant des réunions de sous comités tenues dans le cadre du processus de consultation sur les pêches, le cas échéant (jusqu’à dix réunions d’une demi journée).
Remarques :
- Les réunions se déroulent habituellement en personne dans le Lower Mainland de la Colombie Britannique, par téléconférence ou par webinaire.
- Les réunions seront organisées au moins deux semaines à l’avance afin de donner aux participants suffisamment de temps pour se préparer. Toutefois, le préavis pourrait être plus court dans des circonstances exceptionnelles.
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Aux fins de tout contrat qui pourrait être octroyé, on estime que la personne responsable de la prise de notes lorsde réunions tenues dans le cadre du processus de consultation sur les pêches devra notamment assister à jusqu’à :
- Dix (10) réunions en personne par année (chaque réunion pourra durer jusqu’à deux (2) jours ouvrables);
- Dix (10) réunions de comité d’une demi journée, en personne ou par téléconférence.
PROCÉDURES D’ÉVALUATION ET SÉLECTION DE L’ENTREPRENEUR
Une soumission doit respecter toutes les exigences de la demande de soumissions pour être déclarée recevable. La soumission recevable avec le prix évalué le plus bas sera recommandée pour attribution d'un contrat.
EXIGENCES DE SÉCURITÉ
Cette demande de soumissions ne comporte aucune exigence relative à la sécurité.
