SERVICES DE GESTION DES ÉVÉNEMENTS

Entente sur le commerce : Accord sur le commerce intérieur (ACI)
Processus de demande des soumissions : Le soumissionnaire doit
fournir des biens et/ou des services canadiens
Pièce jointe : Aucune
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Meilleure
proposition globale
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nature des besoins :

PLANIFICATION DES ÉVÉNEMENTS

EN578-092644/D
Amaral, Paola
No. de téléphone - (613) 993-5642
No. de télécopieur - (613) 993-2581

LA PRÉSENTE EST UNE OCCASION DE QUALIFICATION CONTINUE DE
L'ARRANGEMENT EN MATIÈRE D'APPROVISIONNEMENT NO
EN578-092644/000/CX.

La présente est une occasion de qualification continue qui
permet à de nouveaux fournisseurs de soumettre des arrangements
et de devenir des titulaires d'arrangements en matière
d'approvisionnement, et de permettre aux titulaires actuels de
qualifier des ressources additionnelles ou des remplaçants
[jusqu'à un total de trois (3) pour chaque catégorie de
personnel]. Chaque nouveau fournisseur conforme se verra
attribuer un arrangement en matière d'approvisionnement et son
nom sera ajouté à la liste existante des titulaires
d'arrangements en matière d'approvisionnement, sous réserve
qu'il satisfasse à toutes les exigences de la demande
d'arrangements en matière d'approvisionnement initiale, qui sont
comprises dans ce document. Les titulaires d'arrangements en
matière d'approvisionnement actuels qui proposent des ressources
additionnelles ou des remplaçants entièrement conformes
recevront une modification à leur arrangement en matière
d'approvisionnement actuel.

Les titulaires d'arrangements en matière d'approvisionnement
actuels qui essaient de qualifier des ressources additionnelles
ou des remplaçants n'ont pas à soumettre un arrangement détaillé
ou à soumettre de nouveau leur arrangement initial. Ils doivent
seulement traiter les exigences M.2, M.3 et R.1 ainsi que les
exigences relatives à la sécurité dans leur arrangement visant à
donner suite à l'occasion de qualification continue. Remarque :
toute demande relative à la qualification des remplaçants doit
être accompagnée d'une justification conforme à la section 1.4,
Statut et disponibilité du personnel, de la Partie 5,
Attestations. Le défaut de fournir un motif conforme à la
section intitulée « Statut et disponibilité du personnel» rendra
le remplaçant non conforme.

NATURE DU BESOIN :

Le gouvernement du Canada souhaite obtenir une gamme complète de
services de planification d'événements, notamment : réunions,
colloques, ateliers, sommets, consultations, tables rondes,
remises de prix, galas et cérémonies d'ouverture «sur demande».

Les services seront fournis à la Direction de
l'approvisionnement en communication (DAC) de TPSGC pour le
compte de ministères et d'organismes du gouvernement du Canada
mentionnés aux annexesI, I.I, II et III de la Loi sur la gestion
des finances publiques. À la suite de ce processus
concurrentiel, TPSGC autorisera l'établissement d'arrangements
en matière d'approvisionnement (AMA). La présente demande
servira également à établir une liste distincte de fournisseurs
autochtones qualifiés en vertu du Programme des marchés réservés
aux entreprises autochtones (PMREA).

Le besoin est limité aux produits et(ou) aux services canadiens.

PÉRIODE DE L'ARRANGEMENT EN MATIÈRE D'APPROVISIONNEMENT :

La période pour attribuer des contrats en vertu de l'arrangement
en matière d'approvisionnement est du 1er août 2012 au 31
juillet 2013.

LES ARRANGEMENTS EN MATIÈRE D'APPROVISIONNEMENT :

1. Pour les besoins d'une valeur d'au plus 100 000 $, excluant
toutes les taxes applicables, les titulaires d'AMA suivants
seront invités à participer au processus de demande de
soumissions:

Le «fournisseur offrant le meilleur rapport qualité-prix»,
déterminé selon la méthode de sélection décrite à l'article 2 de
la partie 3 de la demande de soumissions initiale;
Un titulaire d'AMA recommandé par le client;
Un titulaire d'AMA choisi au hasard par la Direction de
l'approvisionnement en communication (DAC) de Travaux publics
et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Le fournisseur sera
choisi au hasard à l'aide de la fonction RAND() de Microsoft
Excel.

Ce processus de demande de soumissions sera également appelé une
« mini-demande de propositions (mini-DP) ».

2. Pour les besoins d'une valeur supérieure à 100 000 $ mais
inférieure à 400 000 $, excluant toutes les taxes applicables,
tous les titulaires d'AMA seront invités à présenter une
proposition.

Ce processus de demande de soumissions sera appelé une « DP aux
termes de l'AMA».

3. Pour les besoins d'une valeur supérieure à 400 000 $,
excluant toutes les taxes applicables, la demande de
soumissions sera publiée par l'entremise du Service électronique
d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG), ce qui permettra
aux membres de l'industrie de présenter des propositions.

EXIGENCES OBLIGATOIRES :

M.1 Proposition Financière

Le fournisseur doit fournir de l'information sur les coûts,
strictement conforme aux modalités de paiement stipulées à
l'annexe « B » et à l'appendice « 2 ».

M.2 Ressources proposées

Le fournisseur doit nommer entre une (1) et trois (3) personnes
pour chacune des catégories de personnel suivantes. Toutes les
personnes proposées doivent être des employés du fournisseur.
Aux fins de cette exigence obligatoire, un «employé» est une
personne qui a été embauchée à temps plein par le fournisseur
pour réaliser les travaux de l'entreprise et qui n'est pas un
sous-traitant ou qui ne travaille pas à temps partiel ou à son
compte.

La même personne peut être proposée pour plus d'une catégorie de
personnel, mais elle doit satisfaire à tous les critères de
chacune des catégories (conformément aux définitions ci-dessous)
et les tarifs proposés à l'appendice « 2 » pour toutes les
catégories de cette ressource doivent être identiques.

Par exemple, si trois personnes différentes sont proposées pour
le poste de gestionnaire principal d'événements, et que trois
autres personnes (dont une a également été proposée pour le
poste de gestionnaire principal d'événements) sont également
proposées pour le poste de gestionnaire d'événements, la
personne proposée pour les deux postes doit satisfaire aux
critères ci-dessous relatifs à ces deux postes, et les tarifs
proposés à l'appendice « 2 » pour le gestionnaire principal
d'événements et le gestionnaire d'événements doivent être les
mêmes.

Le gestionnaire principal d'événements doit satisfaire à toutes
les exigences suivantes:

au moins trois (3) années d'expérience de la direction de
l'élaboration et de la réalisation d'activités, en particulier,
des activités de prestige (grande visibilité, portant sur une
question de politique de nature délicate ou auxquelles
participent des hauts fonctionnaires);
expérience de la gestion d'événements dont la part qui lui a été
confiée dans le cadre du budget global s'élevait à 200000$ et
plus (comprenant les honoraires, les dépenses directes, les
frais de sous-traitance, les frais de déplacement et de
subsistance, et tout revenu découlant du projet, le cas échéant);
gestion d'activités auxquelles ont participé des délégués de
plus d'une province ou d'un territoire ou des délégués
internationaux, ou des deux catégories;
gestion d'événements ayant duré au moins trois (3) jours et qui
exigaient que le personnel de l'entreprise soit sur les lieux;
gestion d'activités auxquelles ont participé au moins cent (100)
délégués;
prestation ou direction des services d'hébergement et d'accueil,
de transport, d'inscription et d'impression ou de publication.

Le gestionnaire d'événements doit satisfaire à toutes les
exigences suivantes:

au moins deux (2) années d'expérience de la direction de
l'élaboration et de la réalisation d'activités, en particulier,
des activités de prestige (grande visibilité, portant sur une
question politique de nature délicate ou auxquelles participent
des hauts fonctionnaires);
expérience de la gestion d'événements dont la part qui lui a été
confiée dans le cadre du budget global s'élevait à 200000$ et
plus (comprenant les honoraires, les dépenses directes, les
frais de sous-traitance, les frais de déplacement et de
subsistance, et tout revenu découlant du projet, le cas échéant);
gestion d'activités auxquelles ont participé des délégués de
plus d'une province ou d'un territoire ou des délégués
internationaux, ou des deux catégories,
gestion d'événements ayant duré au moins trois (3) jours et qui
exigaient qu'au moins un employé de l'entreprise soit sur les
lieux;
gestion d'activités auxquelles ont participé au moins cent (100)
délégués;
prestation ou direction des services d'hébergement et d'accueil,
de transport, d'inscription et d'impression ou de publication.

Le coordonnateur d'événements doit satisfaire à toutes les
exigences suivantes:

au moins une (1) année d'expérience de la coordination de
l'élaboration et de la réalisation d'activités;
expérience de la coordination d'événements dont la part qui lui
a été confiée dans le cadre du budget global s'élevait à 100000$
et plus (comprenant les honoraires, les dépenses directes, les
frais de sous-traitance, les frais de déplacement et de
subsistance, et tout revenu découlant du projet le cas échéant);
coordination d'activités auxquelles ont participé des délégués
de plus d'une province ou d'un territoire ou des délégués
internationaux, ou des deux catégories.
coordination d'événements ayant duré au moins deux (2) jours et
qui exigaient qu'au moins un employé de l'entreprise soit sur
les lieux;
coordination d'activités auxquelles ont participé au moins
cinquante (50) délégués;
il a fourni ou coordonné au moins deux (2) des services
suivants: hébergement et d'accueil, transport, inscription et
impression ou publication.

Le gestionnaire des finances doit satisfaire à toutes les
exigences suivantes:

au moins trois (3) années d'expérience de la gestion financière
dans les secteurs des événements spéciaux, de la gestion de
l'accueil, de la gestion hôtelière ou du tourisme pour des
projets dans le cadre desquels l'entreprise a été responsable de
l'encaissement, de la gestion et du décaissement des fonds
versés par le client, apportés par les recettes de l'inscription
des délégués et provenant de toute autre source pour les projets
dont le coût total s'est élevé à 100000$ et plus.

L'adjoint au coordonnateur d'événements doit satisfaire à toutes
les exigences suivantes:

au moins six (6) mois d'expérience comme adjoint à la
coordination de l'exécution d'événements;
expérience de la coordination d'événements dont la part qui lui
a été confiée dans le cadre du budget global s'élevait à 50000$
et plus (comprenant les honoraires, les dépenses directes, les
frais de sous-traitance, les frais de déplacement et de
subsistance, et tout revenu découlant du projet le cas échéant);
coordination d'activités auxquelles ont participé des délégués
de plus d'une province ou d'un territoire ou des délégués
internationaux, ou des deux catégories.
coordination d'événements ayant duré au moins deux (2) jours et
qui exigaient qu'au moins un employé de l'entreprise soit sur
les lieux;
coordination d'activités auxquelles ont participé au moins
cinquante (50) délégués;
prestation ou coordination d'au moins un (1) des services
suivants: hébergement et d'accueil, transport, inscription et
impression ou publication.

Le fournisseur doit démontrer clairement que chaque ressource
proposée est conforme à la définition de la catégorie applicable
précitée.

Remarque : Si un titulaire actuel d'arrangement en matière
d'approvisionnement compte qualifier un ou des remplaçants, le
fournisseur doit indiquer le nom de la ressource qui doit être
remplacée, le nom du remplaçant proposé et les motifs du
remplacement. Le défaut de fournir un motif jugé acceptable aux
termes de la section 1.4, Statut et disponibilité du personnel,
de la Partie5, Attestations, de la demande de soumissions
initiale rendra le remplaçant non conforme. L'équipe
d'évaluation doit juger que le remplaçant possède une expérience
et des qualifications semblables ou supérieures à celles de la
ressource initiale proposée. Le fournisseur doit clairement
démontrer dans son arrangement comment chaque remplaçant est
conforme à la définition de la catégorie applicable ci-dessus.

Cette exigence obligatoire sera cotée en R.1.

M.3 Projets de planification d'événements

Le fournisseur doit fournir cinq (5) projets de planification
d'événements qui ont eu lieu après le 1erjanvier 2004. Tous les
gestionnaires principaux d'événements, les gestionnaires
d'événements, les coordonnateurs d'événements, les gestionnaires
des finances et les adjoints au gestionnaire d'événements
précisés en M.2 doivent avoir participé à la planification d'au
moins un (1) événement. Un événement peut servir à démontrer les
compétences de plus d'une ressource, tout en respectant la
limite maximale de cinq (5) projets à présenter. Au moins trois
(3) des cinq (5) projets doivent démontrer la capacité du
fournisseur de fournir des services de planification
d'événements lorsque le profil des participants est varié.
«Participant» désigne notamment un auditoire, un délégué, un
conférencier ou un présentateur, un modérateur, un président de
séance ou le membre d'un groupe de clients. «Varié» est défini
comme comportant au moins trois des profils suivants: grand
public, personnes du troisième âge, jeunes gens, cadres
supérieurs, représentants parlementaires, dignitaires, vétérans,
etc. - au sein d'un seul événement.

Le fournisseur doit fournir ce qui suit:

Le nom du projet ou de l'événement;
Le lieu et la durée de l'événement, en précisant les dates de
début et de fin;
Les personnes proposées à évaluer;
Le profil des participants (comme définis plus haut) à
l'événement.

Remarque : Si un titulaire d'arrangement en matière
d'approvisionnement actuel compte qualifier une ou des
ressources additionnelles, ou un ou des remplaçants, le
fournisseur doit fournir un (1) projet de planification
d'événements pour chaque ressource additionnelle ou remplaçant,
jusqu'à un maximum de cinq (5) projets de planification
d'événements qui ont eu lieu après le 1er janvier 2004. Un
événement peut servir à démontrer les compétences de plus d'une
ressource, tout en respectant la limite maximale de cinq (5)
projets à présenter.

Cette exigence obligatoire sera également cotée dans le cadre de
l'exigence cotée R.1.

M.4 Langue

Le fournisseur doit confirmer que son entreprise peut fournir
les services dans les deux langues officielles (anglais et
français). Le fournisseur doit donc inclure une copie dûment
signée et datée de l'attestation dans la proposition technique
de son arrangement.

BASE DE SÉLECTION :

1. Pour être déclaré recevable, un arrangement doit :

respecter toutes les exigences de la demande d'arrangements en
matière d'approvisionnement (DAMA);
satisfaire à tous les critères d'évaluation techniques
obligatoires;
obtenir au moins 50 p. 100 des points pour le critère R.1 et 70
p. 100 des points pour le critère R.2. Il n'y a pas de seuils
minimums pour R.3 ou R.4. L'échelle de cotation compte 870
points.

2. Les arrangements qui ne satisfont pas les paragraphes (a) ou
(b) ou (c) seront déclarés non recevables.

3. Les arrangements des fournisseurs autochtones et non
autochtones déclarées entièrement conformes seront recommandées
pour l'émission d'un arrangement en matière d'approvisionnement.
Une liste distincte sera dressée pour les fournisseurs
autochtones dans le cadre du Programme de marchés réservés aux
entreprises autochtones.

4. Détermination du «fournisseur offrant le meilleur rapport
qualité-prix»:

Le «fournisseur offrant le meilleur rapport qualité-prix»
conservera son statut pendant la durée de l'arrangement en
matière d'approvisionnement, à moins que son arrangement soit
retiré ou que le «fournisseur offrant le meilleur rapport
qualité-prix» soit retiré de la liste des fournisseurs. La
présente occasion de qualification continue de l'arrangement en
matière d'approvisionnement n'a aucune incidence sur le
«fournisseur offrant le meilleur rapport qualité-prix».

EXIGENCES RELATIVES à LA SéCURITé :

1. Les conditions suivantes doivent être respectées avant
l'émission d'un arrangement en matière d'approvisionnement :

Le fournisseur doit détenir une attestation de sécurité
d'organisme valable tel qu'indiqué à la Partie 6A - Arrangement
en matière d'approvisionnement;

Les individus proposés par le fournisseur et qui doivent avoir
accès à des renseignements ou à des biens de nature classifiée
ou protégée ou à des établissements de travail dont l'accès est
réglementé doivent posséder une attestation de sécurité tel
qu'indiqué à la Partie 6A - Arrangement en matière
d'approvisionnement;

Le fournisseur doit fournir le nom de tous les individus qui
devront avoir accès à des renseignements ou à des biens de
nature classifiée ou protégée ou à des établissements de travail
dont l'accès est réglementé.

2. Pour de plus amples renseignements sur les exigences
relatives à la sécurité, les soumissionnaires devraient
consulter le document « Exigences de sécurité dans les demandes
de soumissions de TPSGC - Instructions pour les soumissionnaires
» sur le site Web Documents uniformisés d'approvisionnement
ministériels.

NOTA : Les arrangements en matière d'approvisionnement seront
autorisés une fois que l'évaluation sera terminée, et ce
processus ne sera pas retardé pour permettre aux fournisseurs
d'obtenir l'attestation de sécurité requise. Les fournisseurs
ont la responsabilité d'assurer le suivi auprès de la Direction
de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) pour s'assurer que
l'attestation est valide.

Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.