Préavis d'adjudication de contrat (PAC)
Un PAC est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu'un ministère ou organisme a l'intention d'attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l'avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance.
2. Définition de l’exigence
Bibliothèque et Archives Canada (BAC) est tenu de présenter des évaluations de la juste valeur marchande actuelle des documents d’archives donnés à Bibliothèque et Archives Canada. Des évaluations doivent être réalisées pour les dons de divers supports d’archivage, y compris les documents textuels, le matériel graphique (art, photographies), les documents audiovisuels, les documents architecturaux, les documents cartographiques, les documents philatéliques, etc.
Les travaux à réaliser sont les suivants :
L’entrepreneur effectuera des vérifications des documents d’archives au fur et à mesure des besoins et à la demande de BAC.
Avant le début du contrat, l’entrepreneur doit présenter une liste des évaluateurs à BAC pour validation de l’autorisation de sécurité. L’entrepreneur et tout représentant de l’entrepreneur doivent avoir une autorisation de sécurité de niveau secret avant de pouvoir effectuer des travaux contractuels dans les bureaux de BAC dans la région de la capitale nationale.
Un rapport d’évaluation monétaire pour chaque don de documents d’archives sera remis à BAC. Ce rapport sera rédigé dans la langue des documents évalués ou dans la langue du donateur (une des deux langues officielles du Canada : français ou anglais) et répondra aux exigences de la Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels (CCEEBC) pour la présentation d’une demande d’accréditation. BAC doit recevoir le rapport d’évaluation signé par tous les évaluateurs dans les 30 jours suivant la date de l’évaluation.
L’entrepreneur doit utiliser les renseignements commerciaux accessibles au public pour vérifier s’il existe des précédents d’évaluation, s’ils sont disponibles.
L’entrepreneur doit répondre à toutes les demandes de renseignements supplémentaires de BAC et de la CCEEBC concernant les rapports d’évaluation monétaire présentés.
Tous les produits livrables doivent être conformes aux lignes directrices de la CCEEBC, Attestation de biens culturels aux fins de l’impôt sur le revenu par la Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels : Guide du demandeur et renseignements supplémentaires (http://canada.pch.gc.ca/DAMAssetPub/DAM-PCH2-MovableP…).
Le cas échéant, l’entrepreneur doit se conformer aux pratiques d’évaluation normalisée des Uniform Standards of Professional Appraisal Practice (USPAP) (http://www.appraisalfoundation.org/imis/TAF/Standards…).
3. Critères pour l’évaluation de l’énoncé de capacités (exigences essentielles minimales)
Tous les fournisseurs intéressés doivent démontrer au moyen d’un énoncé de capacités qu’ils respectent les exigences suivantes :
3.1. Expérience de la réalisation d’au moins 10 évaluations par année, dans chaque domaine d’expertise ci-dessous :
3.1.1 Documents d’archives textuels;
3.1.2 Documents photographiques;
3.1.3 Documents audiovisuels;
3.1.4 Documents musicaux;
3.1.5 Art documentaire;
3.1.6 Documents publiés;
3.1.7 Documents cartographiques et architecturaux.
3.2. Expérience de la réalisation d’au moins 3 évaluations par année, dans chaque domaine d’expertise ci-dessous :
3.2.1 Bandes dessinées et caricatures;
3.2.2 Documents philatéliques.
3.3. Désignation, accréditation et/ou certification professionnelle.
3.3.1 L’entreprise doit posséder un titre professionnel valide reconnu par la CCEEBC.
3.4. L’entreprise doit pouvoir présenter les évaluations dans les deux langues officielles du Canada (français et anglais).
3.5. Toutes les ressources affectées dans le cadre du présent contrat doivent détenir une attestation de sécurité de niveau secret valide à l’attribution du contrat.
Applicabilité des accords commerciaux à l'achat
Le présent achat est assujetti à l'accord commercial (aux accords commerciaux) suivant(s) :
Accord sur le commerce intérieur (ACI)
5. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l’avance
Bibliothèque et Archives Canada a choisi le fournisseur proposé, le Conseil national d’évaluation des archives (CNEA), parce qu’il s’agit de la seule entreprise reconnue qui emploie de nombreux évaluateurs ayant diverses compétences au sein de la même entreprise. Le Conseil possède une expertise et une expérience uniques des services d’évaluation professionnelle des documents d’archives et est également un expert indépendant canadien et une entreprise agréée reconnue par la CCEEBC. Le CNEA est une société sans but lucratif qui réunit des personnes qui possèdent l’expertise et l’expérience nécessaires pour fournir des évaluations des documents d’archives acquis par BAC à si bas prix. La CCEEBC reconnaît cette organisation et convient que ses évaluations représentent l’opinion de plus d’un expert.
Le CNEA a été créé pour permettre aux dépôts d’archives d’obtenir les services d’évaluateurs qualifiés à un coût raisonnable en conformité avec les conditions définies par la CCEEBC. Le CNEA était, au départ, un organe de la Société historique du Canada avant de devenir une société sans but lucratif indépendante en 1983. Il ne traite que les dépôts et n’évalue que les fonds qui ont été donnés.
Les rapports d’évaluation présentés par le CNEA sont acceptés en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu et de la Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels.
Un rapport d’évaluation du CNEA est accepté par l’Agence du revenu du Canada et la CCEEBC comme étant égal à au moins deux (2) évaluations indépendantes. Le CNEA réalise des évaluations dans le cadre de comités d’évaluation des documents comptant au moins trois personnes. Ils regroupent normalement un dépositaire (archiviste), un marchand et un utilisateur (historien). D’autres spécialistes sont cooptés au besoin pour participer à une évaluation d’un don particulier.
6. Exception(s) au Règlement sur les marchés de l'État L'exception suivante (ou les exceptions suivantes) au Règlement sur les marchés de l'État est (sont) invoquée(s) pour cet achat : paragraphe 6d - « une seule personne est capable d'exécuter le marché ».
7. Titre de propriété intellectuelle Le Canada compte conserver le titre de toute propriété intellectuelle découlant du contrat proposé puisque le principal but du contrat est : lorsque les éléments originaux se composent de matériel protégé par le droit d'auteur, sauf dans le cas des logiciels informatiques et de la documentation s'y rapportant. (exception 6.5) ARCHIVÉ - Politique sur le titre de propriété intellectuelle découlant des marchés d'acquisitions de l'état du Conseil du Trésor,
8. Période du contrat proposé ou date de livraison
Le contrat couvrira une période d’un an commençant à la date d’octroi du contrat et prenant fin en un (1) an plus tard. L’entrepreneur accordera au Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat pour au plus quatre (4) périodes supplémentaires d’une (1) année chacune.
9. Coût estimatif du contrat proposé
La valeur estimée du contrat initiale sera approximativement 99 999,50$(TPS/TVH en sus).
La valeur estimée du contrat incluant les options sera approximativement 499 997,50$(TPS/TVH en sus).
10. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance
National Archival Appraisal Board
Conseil national d’évaluation des archives
130 rue Albert, Suite 1912
Ottawa, Ontario, K1P 5G4
11. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités. Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou des services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d'ici la date de clôture, laquelle est aussi précisée dans cet avis. L'énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.
12. Date de clôture pour la présentation des énoncés des capacités La date et l'heure de clôture pour l'acceptation d'énoncés des capacités sont le 10 août, 2017 à 14h00 HAE.
13. Demande de renseignements et présentation des énoncés des capacités Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être présentés à :Geneviève RiouxAgente principale aux contratsTéléphone : 343-998-1925Télécopieur : 819-934-5263Courriel : G••••••••@••••••.ca
