Services intégrés de gestion de bases de données bibliographiques et en texte intégral, de livres numériques et d’abonnement à des périodiques

1. Préavis d’adjudication de contrat (PAC)
Le préavis d’adjudication de contrat (PAC) est un avis public destiné à informer les fournisseurs qu’un ministère ou organisme gouvernemental a l’intention d’attribuer à un fournisseur sélectionné à l’avance un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé de capacités. Si aucun autre fournisseur ne présente d’énoncé de capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, l’agent de négociation des marchés peut alors procéder à l’attribution du marché au fournisseur sélectionné à l’avance.
2. Définition du besoin
Ministère des Affaires indiennes et du Nord Canada(MAINC) doit :
Fournir à la Bibliothèque ministérielle du MAINC un outil d’approvisionnement qui lui permettra de développer sa collection de bases de données bibliographiques et en texte intégral, de livres numériques et de périodiques en format papier et en format électronique. De plus, le contrat doit permettre à la bibliothèque du MAINC de faire l’acquisition d’un outil de découverte compatible avec ses ressources électroniques. Finalement, il doit permettre à la bibliothèque du MAINC d’obtenir des services intégrés de gestion d’abonnement.
2.1 Services de gestion d’abonnements et de comptes
L’entrepreneur doit fournir des services de gestion d’abonnements pour les périodiques imprimés et électroniques auxquels la bibliothèque ministérielle est abonnée, y compris les renouvellements et la facturation en bloc, les services de réclamation, ainsi que l’accès à un outil de gestion de comptes électronique à la bibliothèque du MAINC. L’entrepreneur doit entre autre, mais pas exclusivement, offrir les services suivants :
2.1.1 Remplir les nouvelles demandes d’abonnements de la bibliothèque ministérielle et s’assurer de renouveler les abonnements avec les éditeurs avant leur date d’expiration.
2.1.2 Regrouper les demandes d’acquisition et les renouvellements pour réduire au minimum le nombre de factures et les dates de renouvellement des abonnements.
2.1.3 Mettre fin aux abonnements dont on ne veut plus avec les éditeurs lorsque ces derniers l’autorisent.
2.1.4 Présenter ou résoudre des réclamations relatives aux titres manquants, avec les éditeurs appropriés.
2.1.5 Accélérer le traitement des réclamations le cas échéant.
2.1.6 Fournir des rapports à la bibliothèque du MAINC au fur et à mesure des besoins, sur :
a) les transactions, y compris les nouveaux abonnements, les renouvellements et les annulations;
b) l’état d’avancement des réclamations, traitées ou non résolues, relatives aux titres manquants;
c) les avis si des publications inactives sont réactivées (AADNC doit approuver la commande avant de la passer);
d) les renseignements concernant le nouveau contenu électronique disponible.
2.1.7 Informer AADNC si le coût des publications auxquelles la bibliothèque est abonnée augmente pour obtenir l’approbation du MAINC en vue de passer la ou les commandes.
2.1.8 Fournir au personnel autorisé de la bibliothèque un accès à l’outil de gestion de compte de l’entrepreneur, les détails et l’historique des commandes, les autres titres pouvant être commandés, les prix, les formats disponibles et la possibilité de commander, de réclamer et d’annuler en ligne, les renseignements sur la disponibilité des formats électroniques ainsi que le prix, l’octroi de licences accordées par les éditeurs, l’inscription et l’activation.
2.1.9 Fournir des renseignements sur chaque titre, y compris :
a) nom de l’éditeur;
b) titre actuel;
c) liste de prix de l’éditeur;
d) formats de la publication (imprimé ou électronique);
e) politique d’annulation;
f) changements apportés à la fréquence d’une publication (p. ex., une publication mensuelle devient publication trimestrielle);
g) changement apporté au titre d’une publication;
h) fusion ou scission d’une publication (p. ex., deux publications en deviennent une ou vice versa);
i) retards de publication;
j) suspension d’une publication.
2.2 Abonnements aux périodiques, livres numériques et bases de données bibliographiques et en texte intégral
2.2.1 L’entrepreneur doit donner à AADNC un accès aux abonnements de périodiques électroniques du MAINC, aux livres numériques et aux bases de données bibliographiques et en texte intégral de l’entrepreneur auxquels AADNC est abonné par l’entremise d’une seule interface utilisateur bilingue (anglais/français) sur le Web qui est équivalente dans chaque langue. (C’est-à-dire que si on modifie l’interface, l’utilisateur reste sur le même écran avec un habillage dans une autre langue. Cette interface doit permettre aux responsables de la bibliothèque du MAINC de procéder à certaines personnalisations et d’intégrer des marques distinctives de la bibliothèque.
Spécifications fonctionnelles:
a) Il doit être possible d’intégrer des marques distinctives de la bibliothèque ministérielle et de personnaliser l’interface (p. ex., choisir si une recherche simple ou avancée est le réglage par défaut);
b) Il doit y avoir une fonctionnalité de liaison qui relie directement les citations au texte intégral des bases de données auxquelles la bibliothèque est abonnée, lorsque l’éditeur l’autorise.
c) Les utilisateurs doivent avoir l’option de faire une recherche dans une ou plusieurs bases de données auxquelles la bibliothèque est abonnée.
d) La bibliothèque doit pouvoir ajouter des liens vers l’interface à la base de données internes de la bibliothèque du MAINC et vers un formulaire de demande en ligne qui peut être envoyé à la bibliothèque si le document n’est pas disponible en texte intégral.
e) La solution doit offrir la possibilité de signaler aux utilisateurs si la bibliothèque possède une version imprimée dans sa collection.
f) Les utilisateurs doivent être en mesure de créer des comptes personnels pour sauvegarder des recherches et s’inscrire aux alertes pour recevoir des avis par courriel de nouveau contenu (par sujet ou par titre).
g) Le contenu des bases de données bibliographiques et en texte intégral de l’entrepreneur doit, à tout le moins, couvrir les sujets suivants :
Nouvelles canadiennes/événements de l’actualité
Gestion des RH
Gestion
Éducation
Administration et politiques publiques
Technologies de l’information
Gestion de l’information
Histoire du Canada
Histoire
Sociologie
Démographie
Sciences environnementales
Économie
Communications
Gestion des ressources naturelles
Études sur les autochtones
Études sur le Nord ou l’Arctique
Droit des Autochtones
Droit canadien
2.3 Outils de gestion des périodiques électroniques, des livres numériques et des bases de données
L’entrepreneur doit fournir les outils de gestion des périodiques électroniques, des livres numériques et des bases de données à l’appui des services intégrés de gestion de bases de données bibliographiques et en texte intégral, de livres numériques et d’abonnements à des périodiques.
2.3.1 Une base de données personnalisée donnant accès aux périodiques électroniques auxquelles est abonnée la bibliothèque du MAINC, dotée d’une interface utilisateur compatible avec d’autres bases de données de l’entrepreneur.
2.3.2 Une liste alphabétique des titres pour tout contenu électronique en texte intégral disponible dans les bases de données de la bibliothèque du MAINC, en provenance d’une grande variété de fournisseurs. La liste alphabétique doit également contenir les abonnements aux périodiques électroniques de la bibliothèque du MAINC. L’entrepreneur doit gérer les ajouts, les changements et les suppressions apportés à cette liste en fonction des acquisitions du MAINC.
2.3.3 Des notices de catalogage lisible par machine (MARC) pour tous les titres de la liste alphabétique et pour tous les livres numériques téléchargeables dans le catalogue de la bibliothèque du MAINC obtenus auprès de l’entrepreneur. Les notices MARC doivent inclure les adresses URL pour un accès direct de la notice vers le contenu électronique en texte intégral particulier de chaque titre. De nouvelles notices MARC doivent être ajoutées régulièrement pour le nouveau contenu, et des fichiers téléchargeables doivent être fournis pour la mise à jour ou l’élimination des notices MARC que contient déjà le catalogue de la bibliothèque.
2.3.4 Un résolveur de liens, qui fait transiter l’utilisateur final des citations d’une base de données au contenu en texte intégral d’une autre base de données, quel que soit le fournisseur des bases de données auxquelles est abonné AADNC.
2.3.5 Un outil de découverte bilingue (anglais/français) qui effectue des recherches simultanées dans des bases de données bibliographiques et en texte intégral provenant de nombreux fournisseurs et de nombreuses sources, et qui produit des résultats de recherche consolidés.
Spécifications fonctionnelles:
Les outils électroniques doivent :
i) en ce qui concerne les outils utilisés par les utilisateurs finaux pour un accès en lecture seule, permettre l’authentification du protocole Internet (IP) en guise de reconnaissance d’accès, au lieu d’un système protégé par mot de passe;
ii) en ce qui concerne la liste alphabétique et l’outil de découverte, permettre d’intégrer des marques distinctives de la bibliothèque ministérielle et de personnaliser l’interface (p. ex., choisir si une recherche simple ou avancée est le réglage par défaut);
iii) en ce qui concerne la base de données personnalisée donnant accès aux périodiques électroniques du MAINC, permettre aux utilisateurs de créer des comptes personnels pour sauvegarder des recherches et s’inscrire aux alertes pour recevoir des avis par courriel de nouveau contenu (par sujet ou par titre);
iv) en ce qui concerne la liste alphabétique, permettre à la bibliothèque ministérielle d’ajouter des ressources électroniques à la base de données personnalisée pour ses abonnements auxquels l’entrepreneur n’est pas abonné, lorsque l’éditeur l’autorise.
2.4 Transition de sortie de contrat
2.4.1 Avant la fin du contrat, l’entrepreneur doit fournir un plan de transition de sortie et encadrer la transition entre l’entrepreneur et le personnel responsable de la bibliothèque ministérielle ou un nouveau marché ou mécanisme de prestation de services, que ce dernier soit assuré par l’entrepreneur ou par un autre fournisseur. L’entrepreneur doit fournir une formation ou une documentation non officielle, et effectuer un transfert de connaissances à la fin de la prestation de ses services de manière à favoriser une transition efficace pour AADNC.
2.4.2 Après l’approbation du plan de transition de sortie de l’entrepreneur par le représentant ministériel, l’entrepreneur doit s’acquitter de toutes les obligations du plan selon le calendrier faisant partie du plan accepté par AADNC.
2.4.3 Durant la période de transition de sortie de contrat, l’entrepreneur devra à ses frais transférer les connaissances à AADNC, en se conformant au calendrier et à la méthode exposés dans le plan de transition de sortie accepté par AADNC. L’entrepreneur devra répondre aux demandes de renseignements relatives aux activités de transition de sortie de contrat et aux travaux en cours, de façon à assurer une transition régulière avec le nouveau fournisseur de services et une prestation ininterrompue des services à AADNC.
2.4.4 Durant la période de transition de sortie de contrat, l’entrepreneur doit continuer de fournir à AADNC les services prévus au contrat et mener à terme les travaux en cours, conformément au plan de transition de sortie de l’entrepreneur.
2.5 Options relatives aux modifications
2.5.1 AADNC se réserve le droit de modifierce qui suit.
a) La portée et le montant du contrat en vue d’englober un éventail plus large de services pour répondre aux besoins de la bibliothèque ministérielle en ce qui concerne les services intégrés de gestion de bases de données bibliographiques et en texte intégral ainsi que d’abonnements à des périodiques, lorsque le besoin apparaît pendant la durée du contrat.
b) La quantité ou les titres d’abonnements aux périodiques, aux livres numériques, aux bases de données bibliographiques et en texte intégral ainsi qu’aux outils de découverte auxquels la bibliothèque ministérielle du MAINC est abonnée, en raison d’ajouts ou de suppressions, selon l’évolution des besoins de la bibliothèque.
c) Les fonctionnalités et les possibilités grâce aux ajouts apportés à la plateforme Web ou la capacité d’activer ou de désactiver lesdites fonctionnalités.
3. Critères d’évaluation de l’énoncé de capacités (exigences essentielles minimales)
Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d’un énoncé des capacités que son produit/matériel/système/service (selon le cas) satisfait aux exigences suivantes.

La prestation de services d’abonnement à des périodiques en format papier et électroniques, les bouquets de périodiques proposés par les éditeurs, ainsi que de bases de données bibliographiques et en texte intégral qui doivent couvrir les sujets énumérés à l’annexeA, mais plus précisément des sujets liés aux questions autochtones et du Nord canadien.
L’offre d’un outil de découverte qui doit effectuer des recherches simultanées dans des bases de données et des ressources Web multiples, y compris des bases de données bibliographiques, provenant de nombreux fournisseurs et de nombreuses sources. Il doit aussi produire des résultats de recherche consolidés.
L’offre de livres numériques qui doivent couvrir les sujets énumérés à l’annexeA. Les livres numériques doivent être disponibles dans des formats compatibles à l’outil de découverte de l’entrepreneur. L’entrepreneur doit aussi fournir des notices MARC qui peuvent être chargées dans le catalogue de la bibliothèque du MAINC pour chaque livre numérique.
L’offre d’outils de gestion de périodiques électroniques ou de bases de données qui doit inclure :

a) une base de données cumulative personnalisée donnant accès aux abonnements aux périodiques électroniques de la bibliothèque du MAINC, dont l’interface utilisateur est compatible avec d’autres bases de données de l’entrepreneur;
b) un type de liste alphabétique des titres pour tout contenu électronique en texte intégral disponible dans les bases de données bibliographiques et en texte intégral de la bibliothèque du MAINC, en provenance d’une grande variété de fournisseurs. La liste alphabétique des titres doit aussi dresser la liste des abonnements aux périodiques électroniques de la bibliothèque du MAINC.L’entrepreneur doit gérer les ajouts, les changements et les suppressions apportés à cette liste en fonction des acquisitions du MAINC;
c)des notices MARC pour tous les titres de la liste alphabétique, qui peuvent être chargées dans le catalogue de la bibliothèque du MAINC, qui contiennent les adresses URL pour un accès direct à partir de la notice MARC vers le contenu électronique en texte intégral particulier de chaque titre. De nouvelles notices MARC doivent être ajoutées régulièrement, et des fichiers doivent être fournis pour la mise à jour ou l’élimination des notices MARC que contient déjà le catalogue de la bibliothèque.
d) un résolveur de liens qui fait transiter l’utilisateur final des citations d’une base de données à laquelle est abonné AADNC à celui d’une autre base de données à laquelle est abonnée AADNC, quel que soit le fournisseur des bases de données auxquelles est abonné AADNC;
e) un outil de gestion des ressources électriques qui permet de gérer l’information sur les abonnements aux périodiques de la bibliothèque ministérielle du MAINC souscrits avec l’entrepreneur.
Cet outil doit gérer les conditions et les accords de la licence, ainsi que le champ d’application. Il doit aussi fournir de l’information sur les abonnements actuels et antérieurs aux périodiques souscrits avec l’entrepreneur.
4. Application des accords commerciaux à l’achat
Le présent achat est assujetti aux accords commerciaux suivants.
Accord sur le commerce intérieur (ACI)
Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC)
Accord de libre-échange nord-américain (ALENA)
Canada-Panama
Canada – Chili
Canada – Colombie
Canada-Pérou
5.Justification du recours à un fournisseur choisi à l’avance
L’entrepreneur choisi est le seul fournisseur connu qui peut offrir à la bibliothèque du MAINC une base de données qui répond aux besoins suivants.

EBSCO Canada ltd est le seul fournisseur connu d’abonnements à des périodiques imprimés et électroniques, qui offre également des services de bases de données bibliographiques et en texte intégral. L’entreprise est aussi la seule source qui est en mesure d’établir des liens entre ces services.
EBSCO est le seul fournisseur du contenu unique lié aux Autochtones et au Nord dont a besoinAADNC soit la Bibliography of Native North Americans et la base de données Arctic andAntarctic Regions disponibles sur la plateforme hôte d’EBSCO.
Le service de découverte d’EBSCO est la seule plateforme de découverte connue qui permet à l’utilisateur final d’effectuer des recherches dans des bases de données bibliographiques clés dont a besoin AADNC, par exemple : Arctic & Antarctic Regions, Bibliography of Native North Americans, EconLit, America: History & Life, FRANCIS, GeoRef, Historical Abstracts with Full Text.

6. Exemption au Règlement sur les marchés de l’État
L’exception suivante au Règlement sur les marchés de l’État est invoquée pour cet achat, paragraphe6(d) - « une seule personne est en mesure d’exécuter le marché ».
7. Exclusions ou justifications d’un appel d’offres limité :
Les exclusions ou les raisons justifiant le recours à un appel d’offres limité ci-dessous sont invoquées en vertu de :

Alinéa1016(2)b) de l’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) : lorsque, en l’absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu’il n’existera aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant.
Alinéa1409(1)b) de l’Accord de libre-échange Canada-Colombie (ALE) : lorsque les produits ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur déterminé et qu’il n’existe aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant, pour l’une ou l’autre des raisons suivantes : iii. l’absence de concurrence pour des raisons techniques.
Alinéa16.10(1)b) de l’Accord de libre-échange Canada-Panama (ALECP) : si le marché peut être mené à bien seulement par un fournisseur particulier et qu’il n’existe aucune solution de rechange ou de remplacement raisonnable pour l’une ou l’autre des raisons suivantes : iii. il y a absence de concurrence pour des raisons techniques.
ArticleKbis-09(1)b) de l’Accord de libre-échange Canada-Chili : lorsque, en l’absence de concurrence pour des raisons techniques, les produits ou services ne pourront être fournis que par un fournisseur particulier et qu’il n’existera aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant;
Alinéa 506.12b) de l’Accord sur le commerce intérieur (ACI) : lorsque, pour des raisons d’ordre technique, il y a absence de concurrence et que les produits ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur donné et qu’il n’existe aucune solution de rechange ou encore de produits ou services de remplacement.
Alinéa XIII (1)b) de l’Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce : lorsque les produits ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur déterminé et qu’il n’existe aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant, pour l’une ou l’autre des raisons suivantes : iii. l’absence de concurrence pour des raisons techniques.
Alinéa1409(1)b) L’Accord de libre-échange Canada-Pérou : lorsque les produits ou services ne peuvent être fournis que par un fournisseur déterminé et qu’il n’existe aucun produit ou service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant, pour l’une ou l’autre des raisons suivantes : iii. l’absence de concurrence pour des raisons techniques.

8. Propriété intellectuelle
Toute propriété intellectuelle originale découlant du marché proposé sera dévolue à l’entrepreneur.
9. Période du contrat proposé ou date de livraison
Le contrat proposé est d’une durée de trois années, du 1 mars 2016 au 29 février 2019 (avec deux (2) options d’une année supplémentaire chacune).
10. Coût estimatif du contrat proposéLa valeur estimée du contrat est de775 000$(TPS/TVH en sus).
11. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l’avance
EBSCO Canada ltd
110, promenade Copper Creek, bureau 305
Markham (Ontario) L6B 0P9
12. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé de capacitésLes fournisseurs qui se considèrent comme entièrement qualifiés et qui sont disponibles pour répondre aux exigences précisées peuvent présenter un énoncé de capacités par écrit à l’autorité contractante dont le nom figure dans le présent préavis, au plus tard à la date de clôture du présent préavis. L’énoncé de capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.
13. Date de clôture pour la présentation des énoncés des capacités
La date et l’heure limites pour la présentation des énoncés de capacités sont les suivantes :
24 février 2016, 14:00
14. Demandes de renseignements et présentation des énoncés de capacités
Veuillez adresser les demandes de renseignements et les énoncés de compétences à :
Sophie Champagne
Agent d’approvisionnement
10, rue Wellington, salle195
Gatineau (Québec) K1A 0H4
Téléphone : 819-934-1494
Télécopieur : 819-953-7721
Adresse de courriel : S••••••••@••••••••.••.ca
AnnexeA : Liste des sujets qui doivent être couverts par les abonnements aux périodiques, les bases de données et les livres numériques

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