La présente demande de propositions (DP) vise à trouver une firme d’experts-conseils qui fournira, au nom du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG), des avis stratégiques et un soutien continu aux fins du processus d’approvisionnement éclairé qui sera lancé à l’appui du projet du Portail.
Le projet PORTAIL a pour principal objectif la mise en œuvre d’une plateforme modernisée pour la gestion des subventions et des bourses des trois organismes. Le projet PORTAIL vise à explorer des solutions opérationnelles pour les subventions et les contributions et des services connexes de transformation des activités qui mèneront à l’acquisition et à la mise en œuvre d’une solution appropriée par l’entremise d’un processus d’approvisionnement officiel, concurrentiel et éclairé.
Selon sa définition, l’approvisionnement éclairé (parfois appelé l’approvisionnement complexe ou plus récemment l’approvisionnement souple) ne comporte aucune exigence restrictive ou structure contractuelle prédéterminée qui limite les capacités des parties à s’adapter au besoin pour atteindre les résultats voulus. Voici certains critères de l’approvisionnement éclairé : des périodes parfois longues entre le début du projet et l’obtention des résultats; des exigences changeantes; des progrès technologiques; de multiples intervenants; la nécessité d’obtenir des résultats opérationnels rapidement et progressivement; et les principales exigences en matière d’intégration. Ces critères changent constamment, ce qui crée une situation qui peut comporter un risque important si elle n’est pas gérée en permanence. Pour gérer le processus d’approvisionnement éclairé, il faut mettre l’accent sur la gestion des relations, afin de favoriser le travail en collaboration pour atteindre les résultats voulus, d’abord avec les partenaires internes, puis avec les éventuels fournisseurs de services. À la fin du processus d’approvisionnement éclairé, il faut avoir la capacité d’envisager des « contrats relationnels », c’est-à-dire la capacité d’ajuster les principaux indicateurs du rendement et les jalons du contrat lorsque la situation l’exige.
Les cinq critères suivants doivent aussi être intégrés pour que le processus d’approvisionnement éclairé du gouvernement du Canada soit considéré comme souple :
adoption d’une approche itérative pour les livrables, afin de prévoir des mécanismes de sortie et des étapes charnières (en prévoyant de petits lots de travail itératifs et définis dans le temps et des mécanismes pour ajuster ou annuler le projet si sa valeur n’est plus démontrée);
approvisionnement axé sur les résultats, ce qui permet de proposer une gamme de solutions (la méthode de sélection mène à la meilleure solution et non à une solution prédéterminée grâce à l’utilisation de critères d’évaluation généraux pour comparer les propositions différentes);
participation d’une équipe interfonctionnelle à la conception et à l’exécution du processus d’approvisionnement (l’équipe d’approvisionnement, les gestionnaires de programme et les experts techniques participent tout au long du processus);
collaboration avec les fournisseurs (le processus itératif permet au gouvernement et aux fournisseurs de discuter des besoins et des résultats dans un esprit de collaboration);
des points de contrôle prédéfinis et des fournisseurs qualifiés qui satisfont aux exigences établies pour chaque point de contrôle, ce qui diminue le nombre de fournisseurs à chaque point de contrôle et au bout du compte, détermine le meilleur fournisseur à retenir.
La présente DP vise à obtenir les services de professionnels qui ont une expérience approfondie des organisations du secteur public canadien, qui pourront donner des conseils sur l’approvisionnement éclairé comportant les caractéristiques de l’approvisionnement souple et qui pourront diriger ce processus.
Lorsqu’il est question de l’approvisionnement éclairé dans la présente DP, il est entendu que cet approvisionnement comporte les caractéristiques de l’approvisionnement souple. Les fournisseurs doivent présenter leur expérience et expertise sous cet angle.
