Trousse de procès électroniques

Le Service administratif des tribunaux judiciaires (SATJ) – PAC pour
les services d’entretien et de soutien du système de gestion de la preuve
Préavis d’adjudication de contrat (PAC)
Le préavis d'adjudication de contrats (PAC) est un avis public destiné aux fournisseurs pour leur faire part de l'intention d'un ministère ou d'un organisme d'attribuer à un fournisseur sélectionné à l'avance, jugé comme étant le seul fournisseur en mesure d'exécuter les travaux, un contrat pour un bien, un service ou des travaux de construction, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun autre fournisseur ne présente d'énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut alors procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance. Il est important de noter que l'émission d'un PAC ne constitue pas un processus concurrentiel; toutefois, les pouvoirs d'approbation des contrats concurrentiels peuvent être utilisés si aucune contestation valide n'est reçue.
Définition de l’exigence
Le présent contrat a pour but de fournir des services professionnels, au fur et à mesure des demandes, pour aider à entretenir, à soutenir et à améliorer la « trousse des procès électroniques » du système de gestion de la preuve utilisée par le SATJ.
Objectifs

Soutenir et entretenir la « trousse des procès électroniques » du système de gestion de la preuve;
Modifier la configuration des modules/fonctions de la « trousse des procès électroniques » du système de gestion de la preuve déjà en usage au SATJ; et
Aider le SATJ dans la planification et la communication d’une mise en œuvre complète de la « trousse des procès électroniques » du système de gestion de la preuve dans toutes les salles du tribunal électronique dont le besoin a été défini.

Tâches
La ressource requise exécutera les tâches suivantes, lesquelles sont groupées en quatre catégories et se rattachent au soutien, à l’entretien, à l’amélioration et à la communication de la « trousse des procès électroniques ».
Exigences et protocole pour les documents
Se concerter avec les cours, le greffe, les membres des cours et les parties afin de procéder aux étapes suivantes :

Recueillir et documenter les exigences/protocole à l’appui des procédures, et soutenir les applications pour permettre de rassembler par voie électronique tout le matériel en lien avec les audiences reçu en format numérique;
Recueillir et documenter les exigences/protocole à l’appui des procédures, et soutenir les applications pour afficher le matériel déposé et/ou faisant l’objet d’un renvoi à divers moniteurs, projecteurs et écrans dans la salle d’audience;
Recueillir et documenter les exigences/protocole à l’appui des procédures et de l’application pour réduire l’utilisation du papier et l’effort administratif par la cour dans le recueil, l’assemblage, la révision et le stockage du matériel d’audience. Cela comprend la modification, l’amendement ou l’élaboration de procédures associées à ces activités lorsque les fichiers numériques remplacent le matériel papier existant;
Recueillir et documenter les exigences/protocole à l’appui des procédures et de l’application pour pourvoir aux exigences postérieures à l’audience en lien avec les exigences de rapport de la cour, fournissant aux parties une copie du dossier, des contrôles judiciaires, des renvois et des demandes d’accès publics; et
Recueillir et documenter les exigences relatives au protocole de dépôt, et élaborer des directives sur la façon d’accéder aux fichiers et les personnes qui devraient le faire.

Soutien, conseils et formation

Fournir du soutien et des conseils aux parties relativement à l’utilisation de l’application au cours de l’audience et à l’appui de la préparation à l’audience et la présentation des éléments de preuve dans le cadre de l’audience;
Fournir du soutien et des conseils aux juges et aux auxiliaires juridiques pour l’utilisation de l’application dans les délibérations au cours des audiences et la rédaction des décisions, ce qui comprend l’élaboration de lignes directrices pratiques et de matériel de formation;
Fournir du soutien et des conseils aux parties pour l’utilisation de l’application dans les audiences, ce qui comprend l’élaboration de lignes directrices pratiques et de matériel de formation;
Concevoir des documents de formation sur « Comment utiliser le système de gestion de la preuve : trousse des procès électroniques »; et
Présenter des séances de formation à des utilisateurs précis, à la demande du chargé de projet.

Soutien et entretien de la « trousse des procès électroniques »

Mettre au point des procédures normales d’exploitation pour le soutien des applications et l’entretien afin de faciliter le travail quotidien du greffe en fournissant des instructions et procédures intuitives et pratiques et une interface conviviale aux utilisateurs, de sorte que les documents puissent être importés, gérés, retrouvés, affichés, étiquetés et consultés;
Mettre au point des procédures normales d’exploitation pour le soutien des applications et l’entretien afin de permettre la création de comptes, des permissions de sécurité fondées sur des rôles et l’authentification des utilisateurs. Cela comprendra la distribution des comptes aux parties qui utilisent l’application;
Travailler en étroite collaboration avec la Division des services de technologie de l’information (DSTI) et mettre en place des procédures normales d’exploitation en vue du soutien et de l’entretien des applications pour les activités en lien avec les technologies de l’information; et
Aider le SATJ en ce qui a trait à l’installation de toute nouvelle instance dans d’autres salles de tribunal électronique, ainsi que des correctifs, des mises à jour, des mises à niveau et des nouvelles versions de la « trousse des procès électroniques », y compris la copie et le transfert de fichiers, s’il y a lieu.

Planification et communication concernant la « trousse des procès électroniques »

Aider le chargé de projet à promouvoir et à assurer un transfert des connaissances pour expliquer les capacités de la « trousse des procès électroniques » pour divers types d’utilisateurs, à savoir les cadres supérieurs du SATJ, les administrateurs du système, les membres d’équipes et les utilisateurs finaux;
Fournir et documenter des conseils et recommandations concernant la planification de la mise en œuvre des capacités de la « trousse des procès électroniques »; et
Aider le chargé de projet au niveau de l’organisation d’un sondage à l’intention des utilisateurs finaux sur l’utilisation de la « trousse des procès électroniques », et fournir du soutien pour l’analyse de la rétroaction et faire des recommandations sur la configuration et les améliorations de l’application à long terme.

Lieu des travaux
Le travail se déroulera principalement dans la région de la capitale nationale (RCN). Des locaux seront disponibles au bureau du SATJ d’Ottawa.
Certaines parties du travail peuvent être exécutées à l’extérieur de ce bureau (à distance), mais il incombe au chargé de projet de donner son approbation.
Bureau du SATJ
90, rue Sparks
Ottawa (Ontario)
K1A 0H9
Langue de travail
La ressource doit parler couramment l’anglais.
Exigences de sécurité
La ressource proposée doit détenir une autorisation de sécurité valide du niveau « fiabilité ».
Exigences essentielles minimales

Toute ressource proposée doit cumuler un minimum de huit (8) années d’expérience liée à FileMaker, au moyen de la plateforme FileMaker Pro;
Toute ressource proposée doit avoir œuvré au minimum huit (8) années au service de systèmes judiciaires, tels que les systèmes électroniques, pour soutenir les organisations et processus judiciaires ou quasi judiciaires;
Toute ressource proposée doit détenir une expertise technique d’au moins huit (8) années, dont la spécialité se situe dans l’analyse globale de la conception et de l’architecture des solutions judiciaires ou quasi judiciaires;
Toute ressource proposée doit avoir œuvré au minimum huit (8) années au service de l’analyse des activités, analyse des systèmes et compétences techniques en leadership dans les solutions judiciaires ou quasi judiciaires;
Toute ressource proposée doit avoir œuvré au minimum huit (8) années au service de la planification, l’établissement de calendriers, l’évaluation des ressources, l’accord d’une expertise technique, la coordination, la surveillance des progrès et l’assurance de la gestion, incluant des mises à jour sur l’état du projet dans les solutions judiciaires ou quasi judiciaires;
Toute ressource proposée doit cumuler un minimum de huit (8) années d’expérience liée à FileMaker Pro en regard de la formation sur les protocoles, les procédures et le soutien associé aux applications dans des solutions judiciaires ou quasi judiciaires;
Toute ressource proposée doit cumuler un minimum de huit (8) années d’expérience liée à la mise au point, l’intégration, l’essai et la mise en œuvre de solutions judiciaires ou quasi judiciaires;
Toute ressource proposée doit démontrer des connaissances spécialisées des domaines de pratique mentionnés précédemment, plus précisément lorsqu’ils se rattachent aux règles de procédure associées à ces activités. Des connaissances des activités quotidiennes et des exigences du greffe, des auxiliaires juridiques, des juges et des parties sont également nécessaires. Le défendeur doit démontrer l’existence d’expériences relatives à la réalisation de la mise en œuvre et de la prestation d’initiatives judiciaires ou quasi judiciaires pour d’autres cours ou tribunaux; et
Toute ressource proposée doit cumuler un minimum de huit (8) années d’expérience liée à la gestion de la clientèle.

Applicabilité des accords commerciaux en matière d’approvisionnement
Ce processus d’approvisionnement est assujetti aux accords suivants : libre-échange nord-américain (ALÉNA), marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC).
Marché réservé dans le cadre de la stratégie d’approvisionnement pour les entreprises autochtones
Ce processus d’approvisionnement n’est assujetti à aucune commande réservée pour les fournisseurs autochtones.
Ententes sur les revendications territoriales globales (ERTG)
Ce processus d’approvisionnement n’est pas assujetti à un ERTG.
Justification pour le fournisseur désigné
Il est avéré que SATJ a passé un marché antérieurement avec REDI Analysis Inc., dans le but de développer la « trousse des procès électroniques » (système de gestion de la preuve). De fait, le besoin consistait à soutenir, entretenir, actualiser et fournir l’assistance au niveau de la planification et de la diffusion aux fins du développement dudit système de gestion de la preuve.
Exceptions du Règlement sur les marchés de l’État
L’exception suivante du Règlement sur les marchés de l’État est invoquée pour le présent approvisionnement, en application de l’alinéa énoncé de la façon suivante : les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.
Exclusions et/ou motif pour limiter un appel d’offres
« 1. Pour l' Accord de libre-échange nord-américain (ALENA), les raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité sont décrites ci-dessous.
« Article 1016 : Procédures d'appel d'offres limitées
2. Une entité pourra utiliser les procédures d'appel d'offres limitées dans les circonstances et sous réserve des conditions suivantes, le cas échéant :
e. lorsqu'une entité achètera un prototype ou un produit ou un service nouveau mis au point à sa demande au cours de l'exécution d'un marché particulier de recherche, d'expérimentation, d'étude ou de développement original, et pour les besoins de ce marché. Une fois que de tels marchés auront été exécutés, les achats ultérieurs de produits ou de services seront assujettis aux articles 1008 à 1015. Le développement original d'un produit nouveau pourra englober une production limitée ayant pour but d'incorporer les résultats d'essais sur le terrain et de démontrer que le produit se prête à une production en quantités conformément à des normes de qualité acceptables. Il ne comprendra pas la production en quantités visant à établir la viabilité commerciale du produit ou à recouvrer les frais de recherche et développement; (code du processus d'attribution des contrats 72) ».
« 2. Pour l' Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), les raisons justifiant le recours à l'appel d'offres limité sont décrites ci-dessous.
« Article XV : Appel d'offres limité
1. Les dispositions des articles VII à XIV, qui s'appliquent aux procédures d'appel d'offres ouvertes ou sélectives, ne seront pas nécessairement applicables dans les circonstances définies ci-après, à la condition que l'appel d'offres limité ne soit pas utilisé en vue de ramener la concurrence en deçà du maximum possible, ou d'une manière qui constituerait un moyen de discrimination entre les fournisseurs d'autres parties ou de protection des producteurs ou des fournisseurs nationaux :
e. lorsqu'une entité achète un prototype ou un nouveau produit ou service qui est mis au point à sa demande pendant la durée et dans le cadre d'un marché particulier de recherche, de mise à l'essai, d'étude ou de premier développement. Une fois que de tels contrats auront été exécutés, les marchés ultérieurs de produits ou de services seront soumis aux dispositions des articles VII à XIV (6); (code du processus d'attribution des contrats 72) ».
Droits de propriété intellectuelle
4007 (2010-08-16) Le Canada détient les droits de propriété intellectuelle sur les renseignements originaux
Période du contrat proposé ou les dates de livraison
La période du contrat proposé sera de douze (12) mois à compter de la date d’attribution. Le marché comprend deux (2) années d’options
Estimation des coûts du contrat proposé
Le contrat proposé est évalué à 225 000 $, taxes comprises, pour la durée intégrale (36 mois).
Nom et adresse du fournisseur désigné
Nom: REDI Analysis Inc.
Addesse: 6505 Marina Drive, Manotick (ON)
Droit des fournisseurs à soumettre un énoncé des capacités
Les fournisseurs qui considèrent posséder toutes les compétences requises et qui sont aptes à fournir les biens, les services ou les services de construction décrits dans le PAC peuvent soumettre un énoncé des capacités par écrit à la personne-ressource désignée dans cet avis, à la date et à l’heure de clôture de ce préavis, ou avant ces date et heure. Cet énoncé des capacités doit clairement démontrer de quelle façon le fournisseur satisfait aux exigences annoncées.
Date et heure de clôture d’une soumission d’un énoncé de capacités
La date et l’heure de clôture pour l’acceptation des énoncés de capacités sont 2018-11-15, à 14:00 (HNE).
Demandes et soumission de l’énoncé de capacités
Les demandes et l’énoncé de capacités doivent être adressés à :
Dominik Giroux
SFCA / Gestionnaire, Services contractuels et gestion du matériel
Service administratif des tribunaux judiciaires / Gouvernement du Canada
d••••••••@••••••••.••.ca / Tél. : (613) 992-3629