Veterans Outreach/Visitation

Entente sur le commerce : Accord sur le commerce intérieur (ACI)
Processus de demande des soumissions : Habituellement, une seule
entreprise est invitée à soumissionner
Pièce jointe : Aucune
Stratégie d'approvisionnement concurrentielle : Soumissionnaire
le moins-disant
Entente sur les revendications territoriales globales : Non
Nature des besoins :

PAC - SENSIBILISATION ET VISITE D'ANCIENS COMBATTANTS

51019-138003/A
MacNeil, Blaine A.
No de téléphone : 902-496-5180
No de télécopieur : 902-496-5016

Préavis d'adjudication de contrat (PAC)

Un PAC est un avis public destiné à la collectivité des
fournisseurs pour lui faire part de l'intention d'un ministère
ou d'un organisme d'attribuer à un fournisseur sélectionné à
l'avance un contrat pour des biens, des services ou des travaux
de construction, ce qui permet aux autres fournisseurs de
signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé
des capacités. Si aucun fournisseur ne présente un énoncé des
capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, au
plus tard à la date de clôture indiquée dans le PAC, l'agent de
négociation des contrats peut aller de l'avant avec
l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance.

Besoin

Le ministère des Anciens Combattants compte fournir à l'échelle
nationale des services de visite aux anciens combattants pour
leur donner l'occasion d'avoir une interaction sociale et une
conversation avec un bénévole, ce qui leur permettra de soulever
des préoccupations et aidera à cerner des besoins auxquels
Anciens Combattants Canada pourrait donner suite.

L'entrepreneur proposé sera responsable des activités suivantes :

Recruter et choisir des bénévoles et gérer un bassin de
bénévoles pour effectuer des visites d'ici la fin de la première
année du contrat à un maximum de 4 000 anciens combattants dans
des établissements à l'échelle du Canada.

Former des bénévoles qualifiés qui détiennent un permis de
conduire et qui sont disposés à voyager pour se rendre dans des
établissements de soins de longue durée afin rendre visite à des
anciens combattants dans la langue officielle de leur choix.

L'entrepreneur proposé doit assurer la disponibilité de
bénévoles répondant aux exigences linguistiques.

Veiller à ce que les bénévoles remplissent le rapport de
sensibilisation et de visite d'anciens combattants pour chaque
ancien combattant qu'ils visitent.

Examiner les rapports de sensibilisation et de visite d'anciens
combattants soumis par les bénévoles.

Soumettre au Ministère une facture mensuelle qui indique le
nombre de visites à des anciens combattants effectuées par les
bénévoles.

Veiller à ce que tous les rapports de sensibilisation et de
visite d'anciens combattants soient retournés au Ministère.

Les bénévoles devront fournir ce qui suit à l'entrepreneur
proposé :

Un rapport de sensibilisation et de visite d'anciens combattants
pour chaque ancien combattant visité.

L'entrepreneur proposé devra fournir ce qui suit aux bénévoles :

Un paiement en fonction des reçus ou des rapports de frais de
déplacement soumis.

Le Ministère devra fournir ce qui suit à l'entrepreneur proposé :

Un paiement en fonction des factures soumises par l'entrepreneur
proposé.

Exigences (en matière de sécurité, de gestion de l'information,
de protection des renseignements personnels et autres)

Les coordonnées des anciens combattants fournies pour cette
initiative ne doivent pas être utilisées pour d'autres projets
ou pour ajouter des noms aux bases de données de l'entrepreneur
proposé.

Avant d'effectuer les visites, tous les bénévoles doivent
obtenir la cote de fiabilité selon la Politique du gouvernement
sur la sécurité.

Les commentaires des bénévoles doivent être objectifs et être
conformes aux lignes directrices données lors de la formation.

Traitement des renseignements personnels

Anciens Combattants Canada est lié par la Loi sur la protection
des renseignements personnels et tenu d'assurer la protection
des renseignements personnels comme il est prescrit par la Loi.
Le fournisseur proposé doit maintenir la confidentialité de tout
renseignement personnel qu'il aura recueilli, créé ou traité en
vertu du contrat et ne doit en aucun cas recueillir, utiliser,
copier, divulguer, éliminer ou détruire ces renseignements
personnels d'une autre manière que celle prévue dans la Loi et
dans les dispositions régissant l'exécution du contrat.

Tous les renseignements personnels sont sous le contrôle
d'Anciens Combattants Canada; l'entrepreneur proposé et les
bénévoles ne détiennent aucun droit à leur égard. L'entrepreneur
proposé doit, dans les 30 jours suivant la fin ou la résiliation
du contrat, ou à une date antérieure si le Ministère en fait la
demande, remettre au Ministère tous les renseignements
personnels sous toutes leurs formes, y compris tous les
documents de travail, les notes, les notes de service, les
rapports et les données en format électronique ou autre, ainsi
que la documentation qui aura été rédigée ou obtenue dans le
cadre du contrat. Après remise des renseignements personnels au
Ministère, l'entrepreneur proposé n'aura aucun droit de
conserver ces renseignements sous quelque forme que ce soit et
doit veiller à ce qu'aucune trace des renseignements personnels
ne reste en sa possession. Les bénévoles ne doivent pas
enregistrer, recueillir, copier ou divulguer des renseignements
personnels sur les anciens combattants. Tous les rapports seront
préparés à la main.

Demandes de renseignements

Si l'entrepreneur proposé reçoit d'un tiers, entre autres d'un
établissement de soins de longue durée où des anciens
combattants ont reçu une visite, une demande d'information qui a
trait aux renseignements en sa possession aux fins du présent
contrat, il doit en informer le Ministère. Après avoir consulté
le bureau de l'accès à l'information et de la protection des
renseignements personnels du Ministère, Anciens Combattants
Canada donnera des conseils et des directives à l'entrepreneur
proposé sur la façon de traiter la demande.

Collecte de renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis au sujet des clients
par l'entrepreneur proposé pour la prestation des services
couverts par le contrat doivent l'être selon les exigences
suivantes.

L'entrepreneur proposé doit accepter de collaborer avec le
Ministère pour déterminer les éléments de renseignements
personnels qui seront recueillis pour satisfaire aux exigences
du contrat, et pour rédiger le texte de notification qui sera
utilisé en recueillant des renseignements personnels auprès de
clients.

Avis de non-conformité ou manquement aux exigences en matière de
protection de renseignements personnels et de sécurité

L'entrepreneur proposé informera immédiatement par écrit Anciens
Combattants Canada et l'autorité contractante de toute raison
faisant qu'il ne se conforme pas aux dispositions du contrat sur
la protection des renseignements personnels et la sécurité.
L'entrepreneur proposé informera rapidement le Ministère des
détails de cas de non-conformité et des mesures qu'il propose de
prendre pour remédier au problème ou éviter qu'il se reproduise.

L'entrepreneur proposé doit collaborer avec les ministères pour
rectifier la non-conformité et redevenir conforme aux exigences
du gouvernement du Canada en matière de protection des
renseignements personnels et de sécurité.

Formation

L'entrepreneur proposé devra fournir aux bénévoles une formation
sur la façon d'effectuer les visites auprès des anciens
combattants et sur les exigences prescrites dans le contrat.

Justification du fournisseur prévu

L'entrepreneur proposé est bien qualifié pour respecter les
exigences de cette initiative visant à sensibiliser et visiter
des anciens combattants qui reçoivent un soutien du Ministère
pour des soins de longue durée. La Direction nationale Légion
royale canadienne est bien placée en tant qu'organisme national
pour gérer un programme de cette taille et de cette portée en
recourant à des bénévoles fiables, évalués et formés. Grâce à la
solide relation qui existe entre le Ministère et l'entrepreneur
proposé, et au réseau dont ce dernier dispose (soit plus de 150
bénévoles ayant une expérience des visites aux anciens
combattants en établissement de soins de longue durée),
l'approche utilisée pour exécuter ce contrat d'un an sera
efficace par rapport aux coûts.

Critères pour l'évaluation de l'énoncé des capacités (exigences
essentielles minimales)

Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d'un énoncé
des capacités qu'il satisfait aux exigences suivantes :

Vu l'âge avancé et la fragilité des résidants des établissements
de soins de longue durée, une vaste expérience de la
communication directe avec des résidants de tels établissements
doit avoir été acquise, dans le cadre d'au moins trois projets
de portée et de nature similaires.

Applicabilité des accords commerciaux au marché

Le marché est assujetti aux accords commerciaux suivants :

Accord sur le commerce intérieur (ACI);
Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale
du commerce (AMP-OMC);
Accord de libre-échange nord-américain (ALENA).

Justification du fournisseur sélectionné à l'avance

Voici les exceptions ou les raisons justifiant le recours à un
appel d'offres limité, invoquées en vertu de l'article de
l'accord commercial mentionné :

Accord sur le commerce intérieur (ACI) - alinéa 506.12b) :
Lorsque, pour des raisons d'ordre technique, il y a absence de
concurrence et que les produits ou services ne peuvent être
fournis que par un fournisseur donné et qu'il n'existe aucune
solution de rechange ou encore de produits ou services de
remplacement.

Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du
commerce (AMP-OMC) - alinéa XV(1)b)

Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) - alinéa 1016b)
et AMP-OMC - alinéa XV(1)b) : Lorsque, du fait qu'il s'agit de
travaux d'art ou pour des raisons liées à la protection de
brevets, de droits d'auteur ou d'autres droits exclusifs ou de
renseignements de nature exclusive, ou en l'absence de
concurrence pour des raisons techniques, les produits ou
services ne pourront être fournis que par un fournisseur
particulier et qu'il n'existera aucun produit ou service de
rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant.

Période du contrat proposé ou date de livraison

La période proposée pour le contrat est du 1er août 2013 au 31
juillet 2014, assortie d'une année optionnelle.

Valeur estimative du marché

La valeur estimative de ce marché, en incluant l'année
optionnelle, s'élève à 240 000 $ (TPS/TVH en sus).

Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l'avance

Légion royale canadienne
86, Place Aird, Ottawa (Ont.) K2L 0A1
Rapport de sensibilisation et de visite d'anciens combattants

Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités

Les fournisseurs qui se considèrent entièrement qualifiés et qui
sont disponibles pour fournir les biens, services ou services de
construction décrits dans le PAC peuvent présenter un énoncé des
capacités par écrit à la personne-ressource dont le nom figure
dans le présent préavis, au plus tard à la date de clôture
précisée dans ce préavis. L'énoncé des capacités doit clairement
démontrer en quoi le fournisseur satisfait aux exigences
indiquées.

Date de clôture pour la présentation d'un énoncé des capacités

Les énoncés des capacités doivent avoir été reçus au plus tard
le (date et heure) : à déterminer.

Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités
doivent être adressés à :

Blaine MacNeil
Spécialiste en approvisionnement
Acquisitions, Région de l'Atlantique
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
No de téléphone : 902-496-5180
No de télécopieur : 902-496-5016
b••••••••@•••••.••.ca
1713, Bedford Row, Halifax (N.-É.) B3J 3C9
Gouvernement du Canada
Date de livraison : Indiquée ci-dessus

L'État se réserve le droit de négocier les conditions de tout
marché avec les fournisseurs.

Les documents peuvent être présentés dans l'une ou l'autre des
langues officielles du Canada.