Préavis d’adjudication de contrat (PAC) :Un PAC est un avis public qui indique à la collectivité des fournisseurs qu’un ministère ou un organisme entend adjuger un marché de biens, de services ou de construction à un fournisseur sélectionné d’avance, ce qui permet à d’autres fournisseurs de manifester leur intérêt à soumissionner en déposant un énoncé de capacités. Si, au plus tard à la date de clôture, aucun autre fournisseur n’a présenté un énoncé de capacités satisfaisant aux exigences établies dans le PAC, l’agent des marchés peut adjuger le marché au fournisseur sélectionné d’avance.
Définition du besoin :La Division des ressources humaines (DRH) du Bureau du surintendant des institutions financières Canada (BSIF) requiert les services de la société Korn Ferry/Hay Group pour des questions relatives à la classification et à la rémunération.Le BSIF est différent des autres ministères fédéraux en ce qu’il applique son propre système et ses propres normes de classification (mis au point par le Hay Group). Nous avons également notre propre philosophie et notre propre programme de rémunération qui s’adressent précisément au secteur des services bancaires, des services financiers et des assurances. Le BSIF a besoin des services d’une organisation légalement autorisée à fournir la formation proposée par le Hay Group et à utiliser et à interpréter le système de classification Hay. Le BSIF a également besoin des données recueillies par Korn Ferry/Hay Group auprès du secteur bancaire pour analyser efficacement la rémunération année après année.
En retenant les services de Korn Ferry/Hay Group, le BSIF peut uniformiser son programme de classification, ce qui garantit l’égalité et l’équité dans tous les secteurs. Le recours aux données sur la rémunération du Hay Group, qui sont fondées sur les points Hay, donne une image précise du marché salarial année après année. Cette démarche reposant sur un sondage de la rémunération est plus précise pour nos fins que d’autres sondages qui utilisent des descriptions repères ou des capsules.
Des travaux devront être exécutés sur place afin de rencontrer le personnel des RH et(ou) les membres du Comité d’évaluation des postes. Dans les autres cas, les travaux seront effectués à distance.
Les justifications, notes d’information ou analyses connexes de la classification et de la rémunération seront rédigées en anglais à l’aide de MS Word ou d’Excel.
La justification de chaque poste évalué (le nombre exact sera déterminé d’après le calendrier mensuel)
L’analyse de la classification/rémunération (à mesure que la question se posera et qu’elle exigera l’expertise du Hay Group)
Le travail comporte les tâches suivantes, notamment :
Travaux spéciaux d’évaluation de poste avec justification exhaustive : La société Korn Ferry peut être invitée à examiner les emplois au BSIF de niveaux REX-08 et supérieurs, les fonctions des RH et d’autres cas où le BSIF requiert les services d’un tiers évaluateur. Dans le cadre de ces travaux, Korn Ferry exécutera les activités qui suivent, habituellement en cinq jours ouvrables (sous réserve de la possibilité de mener des entrevues) :
Examiner des renseignements et des documents (p. ex., des organigrammes, des descriptions de travail, des analyses de rentabilisation) pour bien comprendre le poste à l’étude.
Tenir une rencontre avec le gestionnaire, le titulaire du poste ou un autre représentant qui peut donner un point de vue différent au sujet du poste à l’étude.
Exécuter l’évaluation et préparer l’ébauche de justification, en tenant compte des valeurs relatives internes et des conventions adoptées par le BSIF.
Transmettre l’évaluation/la justification proposée aux RH.
Discuter de l’évaluation recommandée, apporter les modifications nécessaires et transmettre la version finale de la justification.
Soutien à la rédaction des descriptions de travail : De temps à autre, le BSIF peut demander à Korn Ferry de préparer des descriptions de travail, lorsqu’il est nécessaire de garantir des liens étroits avec la méthode d’évaluation de poste. Dans le cadre de ces travaux, Korn Ferry exécutera les activités qui suivent, habituellement en dix jours ouvrables :
Examiner des renseignements et des documents (p. ex., des organigrammes, des descriptions de travail existantes, des analyses de rentabilisation) pour bien comprendre le poste à l’étude.
Tenir une rencontre avec le gestionnaire, le titulaire du poste ou un autre représentant qui peut donner un point de vue différent au sujet du poste à l’étude.
Préparer la première version de la description de travail et la soumettre à l’examen du client/des RH.
Intégrer des commentaires dans les versions suivantes et transmettre la version finale au client/aux RH.
Soutien combiné des descriptions de travail et de l’évaluation : Certaines initiatives exigent un soutien au titre de la description de travail et de l’évaluation. Dans ce cas, les éléments des paragraphes a) et b) s’appliqueraient. Le délai d’exécution est habituellement de 15 jours ouvrables.
Formation en évaluation de postes : Korn Ferry/Hay Group doit former les nouveaux membres du comité au sujet de la méthode d’évaluation des postes Hay Guide Chart Profile, à l’aide d’un outil exclusif d’évaluation des postes en ligne et d’activités de formation en personne. La formation en ligne doit être mise en place dans les dix jours ouvrables suivant la réception de la demande de formation. Les séances de formation en personne doivent être planifiées après la fin du module en ligne. Selon le rôle du membre du comité, Korn Ferry/Hay Group offre la formation en personne sous forme de séance de formation exhaustive (une journée) et de séances abrégées (deux heures). Au besoin, Korn Ferry offre également le module combiné et une séance en classe d’un jour à titre facultatif.
Autre soutien connexe en évaluation de poste : À l’occasion, le BSIF peut également avoir besoin du soutien en évaluation de poste de Korn Ferry/Hay Group, c’est-à-dire la méthode exclusive d’évaluation des postes. Ce type de soutien peut comprendre la participation aux réunions du comité d’évaluation de poste et du comité de direction pour offrir une expertise en évaluation de poste. Il pourrait également comprendre, au besoin, des exposés sur la méthode destinés à d’autres intervenants. Ce type de service serait entériné par confirmation de services et le calendrier serait établi d’après la disponibilité de toutes les parties. Parfois, le BSIF pourrait avoir besoin d’un soutien supplémentaire pour des initiatives de plus grande envergure selon la structure de l’organisation et la restructuration des travaux, lorsque des effets sur les niveaux de classification sont probables. Dans ce cas, Korn Ferry sera invité à répondre à l’énoncé des travaux et à déposer une proposition dans les dix jours ouvrables.
Analyse de la rémunération : Le BSIF demande une analyse annuelle d’un groupe présélectionné d’organismes comparateurs contenus dans la banque de données sur la rémunération exclusive à Korn Ferry. L’analyse du marché s’accompagne d’une évaluation d’enjeux pertinents sur le marché et qui peuvent influer sur la prise de décisions en matière de rémunération. Elle comprend également une analyse de la structure des salaires du BSIF pour un groupe de postes précis, par rapport au marché utilisé à des fins comparatives. Le délai d’exécution des demandes de données varie selon la disponibilité des données et la complexité de la demande, et il est convenu dans la confirmation des services.
Autre analyse connexe de la rémunération : De temps à autre, le BSIF peut avoir besoin d’une autre analyse de la rémunération se rapportant à sa banque de données exclusive sur la rémunération. Dans ce cas, Korn Ferry sera invité à répondre à un énoncé de travail et à déposer une proposition dans les dix jours ouvrables.
Critères d’évaluation de l’énoncé de capacités (exigences minimales essentielles):Le fournisseur intéressé doit prouver, au moyen d’un énoncé de capacités, qu’il satisfait aux exigences suivantes :
Posséder les droits exclusifs de donner la formation en évaluation de postes du Hay Group et de fournir les données sur la rémunération provenant de la base de données du Hay Group.
Pertinence des accords commerciaux au marchéCe marché est assujetti aux accords commerciaux suivants :
Accord sur le commerce intérieur (ACI)
Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC)
Accord de libre-échange nord-américain (ALÉNA)
Justification du fournisseur sélectionné d’avance :
Korn Ferry/Hay Group possède les droits de propriété exclusifs pour les organismes et particuliers chargés de la formation selon la méthode d’évaluation de postes Hay. Aucun autre particulier et aucun autre cabinet-conseil ne peut offrir ce service. Korn Ferry/Hay Group possède également les droits exclusifs d’élaboration de postes-repères à l’aide de la méthode d’évaluation de postes Hay. Même si d’autres parties peuvent évaluer des postes EX au sein de la fonction publique fédérale canadienne, elles ne peuvent évaluer des postes pour lesquels Hay Group n’a pas mis au point de postes-repères. Étant donné que le BSIF a sa propre norme de classification (RE et REX) qui ne correspond à aucune autre au sein de l’administration fédérale, il doit collaborer avec Korn Ferry / Hay Group pour mettre au point de nouveaux postes-repères.
Le BSIF se classe au 75e percentile pour ce qui est de la rémunération au sein des secteurs des banques et des assurances. Il faut obtenir des données concurrentielles de la base de données Hay Pay Net Database, en défilant jusqu’au secteur financier, et d’autres bases de données exclusives sur la rémunération du Hay Group. En raison du caractère particulier des postes du BSIF, il est impératif de pouvoir obtenir ces données fondées sur les Hay Points attribués.
Exceptions du Règlement sur les marchés de l’État :Les exceptions au Règlement sur les marchés de l’État ci-après s’appliquent à ce marché en vertu du paragraphe « 6.d) les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne ».
Droits de propriété intellectuelle :Ce marché ne devrait produire aucun droit de propriété intellectuelle.
Période visée par le marché proposé : Le marché proposé s’étend sur une période d’un (1) an, soit de la date d’adjudication jusqu’au 31 mars 2018. Il comportera trois (3) options de prolongation d’un (1) an chacune.
Valeur estimative du marché proposé :La valeur estimative du marché, y compris la période d’option, s’élève à 400 000 $ (taxes applicables en sus)
Nom et adresse du fournisseur sélectionné d’avance Korn Ferry/Hay Group Limited
81, rue Metcalfe, bureau 1200
Ottawa (ON) K1P 6K7
Droit du fournisseur de présenter un énoncé de capacitésLe fournisseur qui se considère entièrement qualifié et qui est disposé à satisfaire aux exigences précisées dans le PAC peut présenter un énoncé de capacités par écrit à la personne-ressource dont le nom figure dans le présent préavis, au plus tard à sa date de clôture. L’énoncé de capacités doit clairement faire la preuve que le fournisseur satisfait aux exigences du préavis.
14. Date limite pour la transmission de l’énoncé de capacités
La date limite de réception des énoncés de capacités a été fixée au 11 juillet 2017, à 14 h (HNE).
Les demandes de renseignements et énoncés de capacités doivent être adressés à :
Terri Castles
Agente principale des marchés, Approvisionnement et marchés
Téléphone : (613) 990-8578 / Téléc. : (613) 954-4331
Courriel : c••••••••@••••••••.••.ca
255, rue Albert, 12e étage
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
