Formulaires à feuilles simples

DESCRIPTION DE L’EXIGENCE
APERÇU
L’Agence du revenu du Canada souhaite conclure un contrat afin de répondre, de manière efficace, aux besoins de l’Agence en matière d’impression de formulaires simples et de services connexes, en appliquant les pratiques exemplaires de l’industrie.
Le fournisseur sera responsable de satisfaire aux exigences de l’Agence « au fur et à mesure des besoins », et d’assurer une prestation rapide et exacte des services.
L’Agence dépense environ 350 000 $ par année pour les formulaires simples de ses divers programmes. Il y a environ 350 formulaires simples différents qui sont imprimés pour les divers programmes de l’Agence. Ces formulaires comprennent notamment : les formulaires simples (y compris le pliage, la perforation et la notation), les blocs-notes, les formulaires autocopiants, la numérotation (y compris la reconnaissance de caractères magnétiques (MICR)/reconnaissance optique de caractères (ROC) et les éléments statiques ou variables/séquentiels) et les envois postaux personnalisés.
Le nombre estimatif total d’impressions annuelles est d’environ 20 000 000. Le nombre d’impressions par demande varie habituellement de 500 à 10 000 000.
Les formulaires simples sont requis dans les deux langues officielles, soit le français et l’anglais, ou dans l’une d’entre elles.
Le délai de production varie de quatre (4) à vingt (20) jours ouvrables.
Le contrat subséquent comprendra une garantie minimale de 50 000,00 $ (taxes applicables incluses) pour la durée du contrat, y compris les options.
DÉVELOPPEMENT DURABLE
L’objectif de l’Agence consiste à promouvoir les initiatives de développement durable en achetant, si possible, des produits écologiques ainsi qu’en encourageant les fournisseurs à avoir recours aux pratiques exemplaires en matière d’emballage et de livraison afin de réduire les répercussions sur l’environnement.
Le fournisseur doit aider l’Agence à atteindre ces objectifs et est responsable de ce qui suit :
Tous les produits papier doivent contenir un minimum de 30 % de déchets post-consommation ou contenir des fibres vierges provenant d’une forêt gérée de façon durable adhérant à une norme d’aménagement forestier vérifiée par un tiers, comme l’équivalent de la norme d’aménagement forestier durable de l’Association canadienne de normalisation, de la norme du Conseil de gérance des forêts ou de la norme Sustainable Forestry Initiative. Le Canada se réserve le droit de demander une preuve de cette certification, à sa seule discrétion, tout au long du cycle de vie du contrat. Tous les types de papier désignés sont énumérés dans les tableaux de la base de paiement.
Les produits dont la certification équivaut aux certifications précisées seront pris en considération lorsque le fournisseur fera ce qui suit :

Désigner le nom des certifications du produit.
Indiquer que la certification de remplacement est entièrement interchangeable avec l’une des attestations précisées dans l’offre.
Fournir des spécifications complètes et de la documentation descriptive pour chaque certification de remplacement.
Fournir des énoncés d’observation qui comprennent des particularités techniques qui démontrent que la certification de remplacement répond à tous les critères de rendement obligatoires qui sont précisés dans l’une des certifications précisées dans l’offre.
Indiquer clairement dans les spécifications et la documentation descriptive les domaines qui appuient la conformité de la certification de remplacement du produit aux critères de rendement obligatoires.Les certifications offertes en tant qu’équivalents dans la forme, la compatibilité, la fonction et la qualité ne seront pas prises en considération si :

l’offre ne fournit pas tous les renseignements demandés afin de permettre à l’autorité contractante d’évaluer pleinement l’équivalence de chaque certification de remplacement;
la certification de remplacement ne respecte ou ne dépasse pas les critères de rendement obligatoires de l’une des certifications indiquées dans l’offre.L’Agence peut, sans toutefois en avoir l’obligation, demander au fournisseur de démontrer que la certification de remplacement équivaut aux certifications précisées dans le présent document. Les coûts pour démontrer l’équivalence doivent être assumés par le fournisseur.
Tous les produits papier doivent être fabriqués de telle sorte que, si un processus de blanchiment est utilisé, les fibres ne sont pas blanchies à l’aide d’un chlore élémentaire.
Emballage
L’Agence est responsable de ce qui suit :

Emballer tous les articles de façon à réduire au minimum l’utilisation de matériaux d’emballage et utiliser des matériaux d’emballage faits de matières recyclées ou recyclables, dans la mesure du possible.
Utiliser des matériaux d’emballage et d’expédition conçus pour réduire les déchets.
Utiliser du carton ondulé contenant au moins 30 % de fibres recyclées post-consommation.
Utiliser des matériaux d’emballage et d’expédition réutilisables, consignés et recyclables dans la mesure du possible.
Les formulaires doivent être emballés dans de nouvelles boîtes d’expédition uniformes afin d’assurer la stabilité pendant le transport et l’entreposage.INDEXATION ET DÉSINDEXATION DES PRIX
Les prix pour les années d’options de service, si celles-ci sont exercées par l’ARC, seront ajustés (c.-à-d. indexés ou désindexés) au moyen des « services » d’indice des prix à la consommation de Statistique Canada.
Les prix unitaires et horaires seront redressés, avant le début de chaque année d’option, au moyen de l’indice des prix à la consommation (IPC) de Statistique Canada, soit l’indice des « services », disponible au lien ci-dessous :
https://www150.statcan.gc.ca/n1/dai-quo/cal1-fra.htm
Les prix de l’année précédente du contrat seront multipliés par la « variation en % » publiée pour la période de douze mois qui précède le mois dans lequel l’option est exercée.
ACCORDS COMMERCIAUX
L’Accord de libre-échange canadien (ALÉC) seulement s’applique à cette exigence.
PÉRIODE DU CONTRAT ET DES OPTIONS DE PROLONGATION DU CONTRAT:Les services devront être fournis à partir de la date d’attribution du contrat jusqu’au 30 septembre 2021, inclusivement, avec deux options irrévocables permettant de prolonger la durée du contrat jusqu’à deux années supplémentaires par intervalle d’un an.

MÉTHODE DE SÉLECTION DE L’ENTREPRENEUR
Les soumissionnaires doivent respecter les critères obligatoires applicables à la présente invitation. Seules les propositions qui respectent les critères obligatoires seront évaluées et notées conformément aux critères d’évaluation cotés. Toute proposition qui n’obtient pas la note minimale de 66 points sur 110 sera jugée non conforme et sera rejetée.
Pour déterminer le pointage global de chaque soumission, technique et prix seront chacun donné une valeur de pointage. En ce cas, la valeur de pointage est 60 p. 100 pour le compétences techniques et 40 p. 100 pour prix, et seront ensuite combinés pour arriver à un total de pointage combine.
On recommande d’attribuer le marché au soumissionnaire qui a déposé l’offre recevable et qui obtiendra la cote combinée la plus élevée pour le bien-fondé technique et le prix.
TRANSMISSION DES PROPOSITIONS
Lorsque vous répondez à une soumission, la proposition DOIT être transmise par télécopieur ou au moyen d’un service de télécopieur électronique ou en ligne au 418-562-3058.
Les soumissionnaires doivent conserver une copie de leur rapport de transmission par télécopieur aux fins de tenue de registres.
SEULES LES SOUMISSIONS ÉLECTRONIQUES SERONT ACCEPTÉES. En raison de la situation de la COVID-19, la livraison d’une proposition physique (papier) n’est pas considérée comme pratique et, par conséquent, les propositions physiques ne seront pas acceptées.
Toutes questions sur ce demande de proposition doivent être soumis par ÉCRIT (à l’adresse de courriel ci-dessous) à :
Autorité Contractante
Michael Yaehne
Analyste principale en approvisionnement
Division de la passation des marchés
Agence du revenu du Canada
No de tél : (613) 291-3146
Adresse électronique : M••••••••@•••••••.••.ca