Projet de détermination de la portée pour les informations relatives aux substances dans le cadre de la phase 2 du Plan de gestion des produits chimiques
1. Propriété intellectuelle
L’État a établi que toute propriété intellectuelle découlant de l’exécution des travaux visés par le présent contrat serait dévolue au Canada pour les motifs suivants :
6.4 Lorsque le marché d’acquisition de l’État ou les produits à livrer au terme de celui-ci visent surtout :
6.4.1 à obtenir des connaissances et des informations qui seront diffusées au public
2. Objet
Déterminer la portée et rechercher des données sur les substances, les hydrates, les mélanges, les produits, les articles et les activités commerciales afin de mieux éclairer la participation des intervenants et l’élaboration de méthodes de collecte d’information dans le cadre du Plan de gestion des produits chimiques (PGPC), ainsi que de l’Inventaire national des gaz à effet de serre ou du Programme de déclaration des émissions de gaz à effet de serre.
3. Contexte
Les travaux réalisés dans le cadre de ce contrat viennent appuyer deux priorités du gouvernement du Canada, soit (i) le Plan de gestion des produits chimiques et (ii) l’Inventaire canadien des gaz à effet de serre.
(i) La Liste intérieure (des substances) du Canada constitue le fondement qui permet de distinguer les substances nouvelles de l’inventaire des « substances existantes » qui étaient fabriquées, importées ou utilisées au Canada de façon commerciale au milieu des années 1980. Comme première étape de l'évaluation scientifique de toutes les substances chimiques existantes connues dans le commerce au Canada, la Loi canadienne sur la protection de l’environnement (1999) [LCPE (1999)] exigeait que les quelque 23 000 substances existantes (c’est-à-dire les substances faisant partie de la Liste intérieure) soient examinées, afin que l’on établisse si elles sont potentiellement dangereuses pour la santé humaine ou l'environnement, et que l’on détermine lesquelles nécessitent une attention particulière. Il en a résulté un exercice d’établissement des priorités à grande échelle appelé « catégorisation », dans le cadre duquel les scientifiques du gouvernement du Canada ont recensé, en collaboration avec leurs partenaires, les substances qui étaient persistantes, bioaccumulables, intrinsèquement toxiques ou celles auxquelles les humains risquent le plus d’être exposés.
Après l’achèvement de la catégorisation en 2006, le gouvernement engagé à évaluer, d’ici 2020, les quelque 4 300 substances recensées dans le cadre de la catégorisation, grâce à une nouvelle initiative appelée Plan de gestion des produits chimiques. Ce Plan a été conçu pour protéger la santé humaine et l’environnement en évaluant les produits chimiques utilisés au Canada et en prenant des mesures à l’égard des substances jugées nocives. Entre 2006 et 2011, au cours de la première phase du programme, environ 1 100 produits chimiques ont été évalués. La phase actuelle du programme (renouvelé en 2011) a pour objet d’évaluer 1 500 produits chimiques supplémentaires d’ici 2016, tandis que ceux qui resteront seront évalués entre 2016 et 2020. Afin de respecter ces engagements, il est essentiel de rassembler les données scientifiques et d’établir le statut commercial des produits chimiques au Canada, en vue de pouvoir réaliser des évaluations du risque scientifiquement valables et prendre des décisions de gestion bien étoffées fondées sur les meilleures données disponibles, de concentrer l’activité sur les produits chimiques les plus préoccupants et d’établir les priorités pour la prochaine étape du Plan de gestion des produits chimiques (PGPC).
(ii) En tant que signataire de la Convention-cadre des Nations Unies sur les changements climatiques (CCNUCC), le Canada a l’obligation de préparer et de présenter un inventaire national annuel de ses émissions de source anthropique et du piégeage des gaz à effet de serre (GES). Le système national du Canada pour la surveillance, l’analyse et la déclaration des émissions et des absorptions de GES est conforme aux dispositions de la LCPE (1999) et respecte les exigences de la CCNUCC en matière de surveillance et de déclaration des GES. À la suite de révisions apportées aux lignes directrices de la CNUCC, les inventaires nationaux élargissent leur portée aux nouveaux GES, utilisés ou produits principalement dans les secteurs industriels.
Afin de soutenir sa surveillance et son suivi des émissions de GES au Canada, le gouvernement fédéral a créé, en mars 2004, le Programme de déclaration des gaz à effet de serre qui vise à recueillir cette information annuellement, sur une base obligatoire, des plus grandes installations émettrices de GES au Canada. L’information est obtenue en vertu de l’article 46 de la LCPE (1999), et sert à soutenir la préparation de l’inventaire national des GES, à répondre aux besoins d’information du public et d’autres parties intéressées sur les GES et à guider l’élaboration des règlements.
La collecte de données est un aspect crucial du PGPC et des activités fédérales de surveillance et de déclaration des GES, car elle contribue à l’établissement des priorités et à la prise de décisions stratégiques. Il est important d’établir clairement quels sont les secteurs clés, les entreprises qui fabriquent, utilisent, importent et exportent les produits des groupes de substances ciblés, afin d’améliorer la qualité des données, de combler les lacunes dans l’information et d’arriver à une initiative de collecte plus complète, permettant au gouvernement de prendre des décisions mieux éclairées.
4. Objectifs
Le présent contrat d’autorisation des tâches vise à retenir les services d’un entrepreneur spécialisé aux fins suivantes :
1. Mener une recherche et compiler des données sur les substances, mélanges, articles ou procédés industriels, associées aux études, au statut commercial, aux produits et aux utilisations, le cas échéant.
2. Réaliser une analyse de l’information sur les substances qui sont réglementées par d’autres instances, et faire des comparaisons avec les besoins de données du Canada.
3. Définir tout problème ou sujet de préoccupation potentiel lié à la collecte de données ainsi que toute information sur les préoccupations pour la santé humaine et l’environnement de substances faisant partie des groupes de substances ciblés.
4. Définir les voies d’exposition aux substances au Canada, par secteur industriel.
5. AUTORISATION DE TÂCHES
a. Objet de l’autorisation de tâches : Les services à fournir dans le cadre du présent contrat seront commandés au fur et à mesure des besoins par le Canada au moyen d’une autorisation de tâche (AT).
b. Processus d’attribution d’une AT : Lorsqu’une tâche devient nécessaire, un « énoncé de tâche » préliminaire sera préparé par le client et envoyé à l’entrepreneur. À la réception de l’énoncé, l’entrepreneur devra présenter à l’autorité identifiée dans l’AT une réponse fournissant des informations détaillées sur les coûts et le temps requis pour exécuter la tâche. La réponse de l’entrepreneur doit être préparée selon les taux stipulés au contrat. L’entrepreneur ne sera pas payé pour avoir présenté une réponse ni pour avoir fourni d’autres informations requises pour la préparation ou l’établissement d’une AT. L’entrepreneur doit fournir toute l’information demandée par le Canada et liée à la préparation d’une autorisation de tâche dans un délai de trois (3) jours ouvrables suivant la demande, ou tel que précisé autrement.
c. Processus d’approbation : Si le Canada (c’est-à-dire son représentant autorisé, comme il est décrit au présent contrat) approuve la réponse de l’entrepreneur pour la tâche, il attribuera l’AT en envoyant une copie signée du formulaire pertinent à l’entrepreneur. L’acceptation et l’attribution ou le refus d’une AT sont à l’entière discrétion du Canada.
d. Contenu d’une AT : Une autorisation de tâche doit contenir les informations suivantes, le cas échéant :
i. le numéro de tâche;
ii. le détail des codes financiers à utiliser;
iii. le nombre de ressources dans chaque catégorie requise;
iv. un énoncé de travail pour la tâche décrivant les activités à exécuter et les produits à livrer;
v. la durée des travaux devant être exécutés (dates de début et de fin);
vi. les dates des jalons associés aux produits à livrer et aux paiements (s’il y a lieu);
vii. le nombre de jours-personnes requis;
viii. l’endroit précis où le travail sera effectué;
ix. le montant à verser à l'entrepreneur pour la réalisation des travaux, indiquant s'il s'agit d'un prix ferme ou d'un prix maximum d'AT (et dans ce cas, l'AT doit indiquer comment le montant définitif à verser sera établi; si l'AT ne l'indique pas, le montant à verser sera celui qui correspond aux travaux que l'entrepreneur affirme avoir réalisés dans le contrat, jusqu'au maximum établi, en fournissant des feuilles de présence remplies quand les ressources ont fait leur travail pour appuyer les frais réclamés);
x. toute autre contrainte pouvant avoir un impact sur l'exécution de la tâche.
e. Frais pour les travaux exécutés en vertu d’une AT : L'entrepreneur ne doit pas facturer au Canada les coûts excédant le prix établi dans l'AT à moins que le Canada n'ait apporté une modification à l'AT autorisant les dépenses supplémentaires. Le Canada ne paiera pas l'entrepreneur pour tout changement apporté à la conception, toute modification ou interprétation des tâches, à moins qu'elles aient été approuvées, par écrit, par l'autorité contractante avant d'être intégrés aux travaux.
f. Regroupement d’AT pour des raisons administratives : Le contrat peut être modifié de temps à autre en fonction de toutes les autorisations de tâches accordées et approuvées par l'autorité contractante à ce jour, afin de documenter, à des fins administratives, les travaux exécutés en vertu de ces AT.
g. Refus d’une autorisation de tâche :
Sauf indication contraire dans la demande de propositions, l’entrepreneur est tenu de présenter une réponse aux énoncés de tâches préliminaires transmis par le Canada. Le Canada peut, sur le champ et sans préavis, résilier le contrat pour défaut si l’entrepreneur ne présente pas de réponse à un énoncé de tâches préliminaire émis durant la période du contrat.
6. Énoncé des travaux
Dans le cadre de la prestation des services, l’entrepreneur doit, conformément aux documents de l’autorisation de tâche attribuée, fournir au chargé de projet des services comprenant entre autres les tâches suivantes :
Tâche 1 : Plan de travail : L’Entrepreneur doit présenter un plan de travail détaillé à faire approuver par le représentant du Ministère. Il doit modifier le plan conformément aux observations formulées par le représentant et ne doit commencer les travaux qu’après l’approbation du plan de travail. Ce plan devra fournir une description détaillée de l’approche à utiliser pour produire les rapports requis, y compris ce qui suit:
- les bases de données et autres sources d’information qui seront utilisées;
- le temps approximatif requis pour mener à bien les recherches;
- les méthodes de contrôle et d’assurance qualité qui seront utilisées;
- la méthode d’analyse permettant de dégager les défis que pourrait poser la collecte de données;
- le format et la structure des rapports préliminaires et définitifs.
Tâche 2 : Mener des recherches documentaires, y compris des recherches en ligne, dans des index, des bases de données, parmi les fiches signalétiques et d’autres sources d’information pertinentes.
Tâche 3 : Identifier les similitudes et les différences dans les noms de produits chimiques, les noms communs, les synonymes et les numéros de registre CAS, tels qu’ils sont utilisés par l’industrie au Canada et à l’échelle internationale. Ceci doit inclure les noms de marques, les autres mentions utilisées par l’industrie et toute autre information pertinente pour leur identification.
Tâche 4 : Réaliser une analyse des substances afin de déterminer la qualité et la fiabilité des données, et de déterminer les lacunes potentielles, afin de faciliter la collecte des données.
Tâche 5 : Dresser la liste des principaux intervenants, secteurs et associations qui fabriquent, utilisent, importent et exportent des substances définies en vertu de l’autorisation de tâche.
Tâche 6 : Compiler les données disponibles sur les quantités importées, produites, distribuées, utilisées et éliminées au Canada, par secteur industriel.
Tâche 7 : Indiquer les difficultés potentielles à la collecte de données sur les substances pour lesquelles une autorisation de tâche a été accordée; formuler des recommandations visant à réduire les risques de problèmes importants de déclaration dans le cas d’activités potentiellement obligatoires de collecte de données ciblant l’industrie, y compris les domaines de non-conformité potentiels.
Tâche 8 : Recenser et compiler les études ou l’information technique sur les utilisations et les procédés entraînant des émissions de substances au Canada, ainsi que les technologies de réduction existantes et leur efficacité.
Tâche 9 : Recenser et compiler les études sur l’exposition aux substances de chacun des groupes de substances ciblés.
S’il est nécessaire de communiquer avec une association ou un intervenant clé au cours de l’accomplissement de l’une ou l’autre des tâches qui précèdent, l’entrepreneur doit d’abord en informer le représentant du Ministère et obtenir une approbation écrite.
7. Produits à livrer
L’établissement du prix des tâches 2 à 9 doit inclure la préparation des versions préliminaire et définitive du rapport sur la substance.
Voici les produits à livrer pour chaque substance :
Rapport préliminaire : L’entrepreneur doit présenter au représentant du Ministère un rapport préliminaire à la fin des tâches 1 à 9. Ce rapport doit inclure les résultats des tâches particulières requises dans les différentes autorisations de tâches (à l’exclusion de la tâche 1 qui n’a pas à faire partie du rapport). L'entrepreneur doit présenter une version électronique du rapport. Chaque rapport préliminaire doit être remis dans les trois mois suivant l’attribution de l’autorisation de tâche. Environnement Canada fera des commentaires sur le rapport préliminaire de chaque substance.
Rapport définitif : L’entrepreneur doit présenter au représentant du Ministère un rapport définitif qui doit inclure la compilation finale de l’information concernant les objectifs du projet et toutes les révisions demandées par le représentant du Ministère dans les commentaires fournis au sujet du rapport préliminaire. L’entrepreneur doit présenter trois exemplaires reliés du rapport et une version électronique (préparée à l’aide de la suite Microsoft Office 2003 ou 2007). Il doit présenter ces versions définitives deux semaines après la réception des commentaires sur le rapport préliminaire.
8. Option de prolongation
Il est entendu et convenu que l’entrepreneur accorde à Environnement Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat proposé de trois (3) périodes d’un (1) an, du 1er avril 2014 au 31 mars 2015, du 1er avril 2015 au 31 mars 2016 et du 1er avril 2016 au 31 mars 2017, aux mêmes conditions.
Environnement Canada peut exercer cette option à n'importe quel moment, en envoyant un avis à l'entrepreneur, au moins quinze (15) jours avant la date d’expiration du contrat. L'entrepreneur convient qu'en cas de prolongation, les taux et les prix demeureront conformes aux modalités du contrat.
9. Calendrier du projet
Le travail sur le projet commencera immédiatement après la signature du contrat.
Des téléconférences ponctuelles seront organisées, au besoin, pour régler tout problème qui pourrait survenir et pour apporter des orientations complémentaires.
10. Coût du projet
Environnement Canada a établi le financement de ce projet de la façon suivante :
Période initiale du contrat (de l’adjudication du contrat au 31 mars 2014) : un versement maximal de 61 946,90 $ pour toutes les autorisations de tâches, à l’exclusion des taxes applicables.
Période d’option 1 (du 1er avril 2014 au 31 mars 2015) : un versement maximal de 65 044,25 $ pour toutes les autorisations de tâches, à l’exclusion des taxes applicables.
Période d’option 2 (du 1er avril 2015 au 31 mars 2016) : un versement maximal de 68 296,46 $ pour toutes les autorisations de tâches, à l’exclusion des taxes applicables.
Période d’option 3 (du 1er avril 2016 au 31 mars 2017) : un versement maximal de 71 711,28 $ pour toutes les autorisations de tâches, à l’exclusion des taxes applicables.
