Une demande de renseignements (DDR) est utilisée lorsque des renseignements et des commentaires détaillés sont exigés des fournisseurs. Il se pourrait que ces demandes décrivent un besoin éventuel et demandent aux fournisseurs de démontrer leur capacité de satisfaire ce besoin et de fournir des idées et des suggestions sur la façon dont la demande de soumissions éventuelle pourrait être structurée. Les réponses à la DDR seront utilisées pour aider le ministère client à achever ses plans pour le besoin et à établir des objectifs et des produits livrables réalisables.
L’objectif est de consulter l’industrie pour assurer la réussite du projet. La rétroaction de l’industrie aidera l’ACIA à définir ce qui suit :
1) déterminer s’il y a lieu d’aller de l’avant avec les exigences ou les stratégies selon les plans, et si oui, à poursuivre l’élaboration de la planification interne et l’approbation des documents susceptibles de déboucher sur une demande de soumissions;
2) définir avec plus de précision la structure du projet, les estimations de coûts, les échéanciers, la nature des besoins et les autres aspects du projet;
3) devenir un acheteur mieux avisé grâce à une meilleure connaissance des biens et services offerts par l’industrie dans le domaine d’intérêt;
4) évaluer les concepts de solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions à privilégier du point de vue environnemental.
Ce processus permettra aux fournisseurs de faire ce qui suit :
1) évaluer et commenter le bien-fondé et la clarté des exigences telles qu’elles sont rédigées;
2) proposer des suggestions concernant les solutions de rechange possibles qui répondraient aux exigences, comme les solutions qui réduisent au minimum les répercussions sur l’environnement.
